Više od makeovera

Tanja Avci (44) sa žarom se penje stepenicama. Nedavno ju je jutarnji put do radnog stola odveo do trećeg kata. „Kad sjednem, prvo moram popiti kavu da se smirim“, šali se. Kao voditeljica tima za ljudske resurse, Tanja Avci među prvima je u GEALAN-u koja uživa u novom uredskom okruženju budući da je njezin odjel pilot-projekt: prva je prešla u „multispace“ (kako ona kaže) ili „otvoreni prostor“ (kako bi drugi rekli).

Plan za modernizaciju GEALAN-ovih ureda na njegovoj lokaciji u Oberkotzauu zamišljen je prije mnogo godina. Tanja Avci kao dio projektnog tima od 2018. podržava cijeli proces. „Novi dizajn odnosi se na sve koji rade u odjelu administracije, od direktora pa sve do referenta“, kaže. Činjenica da su svi bili uključeni bila je vrlo važna u svakoj fazi. „Ovakvu promjenu moguće je ostvariti zajedničkim snagama.“ Projekt se ne provodi hijerarhijski, od vrha prema dolje. Uprava može osigurati smjernice, ali specifikaciju i detalje u potpunosti prepušta zaposlenicima.

Jedno od vodećih načela je: nema više pojedinačnih ureda, čak ni za rukovoditelje. Veliki korak, jer to naravno znači kraj starih privilegija. GEALAN je shvatio što transformacija znači: odvikavanje od starih navika, napuštanje zona udobnosti i isprobavanje novih stvari. Druga nit vodilja je: Usmjerenost i oslanjanje na tijek rada - zaposlenici ne sjede zajedno jer je to oduvijek tako, već radni proces, radna logika trebaju odlučiti tko je gdje. U odjelima kao što su ljudski resursi to možda i nije toliko presudno - "Mogli bismo sjediti bilo gdje", kaže Tanja Avci. U područjima koja se sadržajno izravno odnose jedno na drugo, da: "Zato ćemo upravljanje proizvodima definirati kao središte oko kojeg su razvoj sustava, odjel dizajna, upravljanje materijalima, prodaja i marketing, svi grupirani na jednom katu, u jednom području - što je doista „veliko postignuće“ koncepta.

Za koji tržišni segment dizajnirate proizvod, zašto je dizajniran baš na ovaj ili onaj način, kako inovaciju uvodite u prodajni aspekt i kako feedback kupaca utječe na razvoj cijelog sustava – sve je to izravno isprepleteno, a fizička blizina potiče dijalog . Nitko ne mora podići slušalicu ili otići u drugi ured da bi dobio odgovor na pitanje. Komunikacija se automatski razvija u multispaceu. Svi su u toku s najnovijim informacijama. Kraće se i brže komunicira - što povećava ukupnu učinkovitost i korist. „Razvojni ciklusi za naše proizvode sve su kraći,  potrebna nam je veća brzina donošenja odluka, kao i stalna razmjena informacija – kako bismo se nosili s rastućom složenošću.“ Razmišljanje u kojem svatko gleda za sebe, izolira se – to samo dovodi do nesporazuma. “Naš cilj je da svi znaju kako njihove odluke utječu na druge, kako bi svima bilo jasno kako smo u konačnici svi međusobno povezani.” Novi uredi moraju služiti ovom glavnom cilju – više razmjene, više komunikacije, bez isticanja statusnog simbola.

GEALAN razmišlja izvan okvira. „Prvo smo htjeli vidjeti kako drugi rade stvari i istražiti primjere najbolje prakse. Usporediti stvaranje modernih uredskih okruženja i novih načina rada.“ Projektni tim, koji se sastoji od članova iz odjela za ljudske resurse, organizacije, IT-ja i upravljanja objektima, proučava softversku tvrtku, ali i ideje iz Društva Fraunhofer i Audija. „Puno toga dobro zvuči u teoriji“, kaže Tanja Avci. „Ali kada pogledate stvarne primjere možete odlučiti.“ Što bi od toga funkcioniralo za GEALAN, a što ne? Jedno je, međutim, jasno nakon prvih saznanja: „Ne želimo zajedničko dijeljenje radnih stolova, a da pritom ne postoji stalno radno mjesto. Jedan od naših ciljeva bio je stvoriti dom, a to nije nešto što možemo učiniti ukoliko svaki dan radimo negdje drugdje“, kaže Tanja Avci. „Povrh toga, možemo raditi na projektnoj osnovi, ali to nije sve što radimo.“ Klasični otvoreni američki ured također ne dolazi u obzir: „Definiranje prostora kao u pozivnom centru u kojem se svi skrivaju jer se jedva mogu koncentrirati i jer je previše bučno, za nas bi bilo sve osim napretka.“ GEALAN se ne zalaže za velike prostorije, već umjesto toga želi smislenu sinergiju u prostoru.

„Ni pod kojim okolnostima nismo htjeli biti slijepi na nedostatke same tvrtke, već smo se namjerno oslanjali na input vanjskih stručnjaka," kaže Tanja Avci. GEALAN poziva stručnjake. Izbor je pao na velikog igrača: VITRA-u, svjetski poznatu po dizajnerskim klasicima kao što su Charles Eames Lounge Chair i Panton Chair, koja će preuzeti koncepciju. Delegacija GEALAN-a putuje u Weil na Rajni, gdje se nalazi VITRA-in kampus s kultnim zgradama kao što je Muzej dizajna. Tako će se potpuno nove karte 'doslovno' dijeliti za nove urede. Tijekom strateške radionice, crteži tlocrta za GEALAN-ov odjel administracije postavljaju se na stol kat po kat, voditelji odjela stavljaju kartice na njih, postavljaju odjele i biraju gdje i koliko radnih stanica treba biti. Osoblje će provesti fino podešavanje kasnije tijekom korisničke radionice nakon što se ispune grubi planovi: jedna kartica za dvostruki disk, druga za pisač, jedna za ormar, jedna za aparat za kavu i druga za mirnu zonu. Tako planovi počinju poprimati oblik. Konzultanti za radna mjesta i dizajneri interijera u VITRA-i uključili su sve to u dizajn.

Stolovi podesivi po visini s većom radnom dubinom i novim udobnim stolcima na radnoj stanici – prostori sami biraju boje – kreativne zone sa stolicama i flipchartovima, prostori za sastanke gdje se ponekad neformalno pije kava, filtri za zrak, apsorberi zvuka, biljke i puno toga svjetla u cijelosti – novi uredi baš zrače i privlače. Važno je da ima i mjesta gdje svi mogu potražiti utočište. „Povjerljivost je veliki problem", kaže Tanja Avci. „Naravno, generalni direktor mora moći razgovarati u miru – ali svaki zaposlenik ima i ovu mogućnost: Ako želi u miru telefonirati ili sudjelovati u videokonferenciji, koristi poseban „box“ za sastanke jedan na jedan ili neku od drugih soba za sastanke." Ovo je jedini način za stvaranjem slobodnog višesobnog prostora. Provođenje koncepta na tvrdoglav način ne dolazi u obzir za sve uključene. „Ostajemo fleksibilni. Ako nešto ne funkcionira, mi to mijenjamo.” GEALAN voli samostalno razmišljati.

Digitalnost igra glavnu ulogu u uredima: radne stanice za prijenosna računala, korištenje mobilnih uređaja, slušalice, mogućnosti vizualizacije, daljinski pristup, ugodno okruženje za video konferencije - sve je to dio toga. Digitalni alati često više ne zahtijevaju osobnu prisutnost. Ovo je jedan od razloga zašto je mogućnost rada od kuće dva dana u tjednu sastavni dio rada u GEALANU. „Koncept ureda temelji se na činjenici da je oko 75 posto zaposlenika prisutno u Oberkotzauu“, kaže Tanja Avci. Međutim, nove prostorije s ugodnom atmosferom mogle bi biti razlog da neki požele biti manje u kućnom uredu, a više na licu mjesta.

„Naravno, bilo je i zabrinutosti u početku“, kaže Tanja Avci: „Hoće li me se i dalje doživljavati kao pojedinca u prostranim sobama? Kakva će biti pozadinska buka? Hoću li imati dovoljno prostora za pohranu? Što ako je netko prehlađen?“ Ozbiljno shvaćanje ovih briga bilo je važan dio procesa. Međutim, uvijek je bilo jasno da je cilj promjena. Jer na kraju, prednosti očito nadmašuju nedostatke. „Ovdje u našem novom uredu mogu bolje raditi“, kaže Tanja Avci. „U uredu za dvije osobe teško je ostati usredotočen na nešto dok druga osoba, na primjer, telefonira - ovdje je to mnogo lakše jer je razina zvuka raspoređena na veći prostor. Komunikacija postaje važnija: više razgovaram s kolegama i osjećam da se brže upoznajemo.“

Treći kat je gotov, prenamjena drugog planirana je za 2023. godinu, a prvi kat - najveća promjena - slijedi odmah nakon toga. Malo po malo, ono što VITRA naziva Net 'n' Nest postaje stvarnost u GEALAN-u: ured služi kao središte komunikacije, a istovremeno nudi mjesto u koje se možete povući. „To je dom”, kaže Tanja Avci. „I to prilično elegantan.“