SAP est opérationnel !

Susana Santos (43 ans) est une lève-tôt et très active le matin. Sa première chose à faire est d’écrire une liste de choses à faire, juste pour ce jour-là. Susana Santos adore les listes de choses à faire. Elle est très douée pour faire avancer les choses et les cocher. « Ça me fait du bien. » 

On dit souvent des informaticiens qu’ils sont des nerds. Susana Santos est l’exact opposé : ouverte, communicative, attachante. Cette fille de travailleurs immigrés portugais a eu une affinité pour l’informatique dès son plus jeune âge. À l’école secondaire, elle a trouvé la dactylographie et la sténographie ennuyeuses et a plutôt choisi l’informatique, qui était encore une matière inhabituelle au début des années quatre-vingt-dix. À Hof, elle était l’une des huit élèves de septième année et la seule fille. À seize ans, elle achète son premier ordinateur, « avec un lecteur de disquette et un écran géant. J’ai lu les instructions, j’ai tout installé moi-même et j’ai appris Word et Excel en autodidacte. Pendant que d’autres enfants jouaient à Pac-Man et à Tetris, Susana Santos a commencé à taper tous ses cahiers d’exercices, à enregistrer le contenu sur une disquette et à le trier. « Je l’ai fait juste pour m’amuser. » 

Susana Santos savait ce qu’elle voulait faire après l’école. Elle voulait étudier après l’obtention de son diplôme, mais elle voulait d’abord travailler dans ce domaine. « Après douze ans d’école, j’avais vraiment envie de travailler. » Elle a postulé auprès de toutes les grandes entreprises de la région de Hof, mais GEALAN a été la plus rapide à l’accepter. Susana Santos est devenue employée industrielle et a gravi les échelons de tous les départements, comme il est d’usage pour les stagiaires. « J’en profite encore aujourd’hui : je sais exactement ce que font mes collègues et j’apprécie le contact personnel. » Pour Susana Santos, il était tout aussi clair que son désir de travailler après l’école qu’elle voulait toujours étudier. GEALAN lui a offert l’opportunité parfaite avec le programme d’études en alternance, qui s’appelait encore à l’époque « étudier avec une pratique approfondie ». Après son apprentissage, elle a étudié la gestion d’entreprise à l’Université des sciences appliquées de Hof à partir de 2001, travaillant chez GEALAN pendant les vacances semestrielles et les deux semestres pratiques. « De cette façon, je gagnais toujours de l’argent et je pouvais financer mes études moi-même. »  

Susana Santos aime sortir des sentiers battus. Bien qu’elle ait étudié la gestion d’entreprise avec une spécialisation en marketing et en contrôle de gestion, elle a spontanément répondu « Oui ! » lorsqu’on lui a demandé à GEALAN si elle souhaitait s’essayer à l’informatique. « Il ne s’agissait pas seulement d’installer un ordinateur, mais de trouver des solutions créatives. Lorsque des collègues ont un problème dans leur flux de travail, nous avons dû trouver un moyen de le résoudre aussi intelligemment que possible avec l’aide de l’informatique. J’ai trouvé cela passionnant. Un système de planification des commandes des clients, un système de retour d’information pour la production qui signale les quantités, les rejets, les temps, une mise à niveau du système de gestion d’entrepôt LFS – Susana Santos s’est de plus en plus plongée dans l’informatique et ne s’en est jamais écartée depuis. « Le fait que je n’aie pas étudié l’informatique n’est pas un inconvénient : je vois beaucoup de choses du côté des affaires et du marketing. Cela m’aide à avoir une vue d’ensemble, et pas seulement les sujets informatiques en eux-mêmes. Et il y a des experts dans l’équipe pour la programmation. Susana Santos rédige déjà son mémoire de fin d’études sur un sujet qui déterminera son avenir professionnel : SAP.  

En 2005, son diplôme d’administration des affaires en poche, Susana Santos rejoint GEALAN en tant qu’assistante du responsable de la division informatique. En 2007, GEALAN a commencé à travailler avec des solutions SAP, d’abord dans le domaine commercial et de la gestion des matériaux. L’introduction à grande échelle de SAP chez GEALAN a pris plusieurs années et a nécessité un investissement d’environ 10 millions d’euros. Le plus grand projet informatique jamais réalisé par GEALAN est devenu la spécialité de Susana Santos. Les préparatifs ont commencé au siège d’Oberkotzau en 2016. L’objectif de l’introduction de SAP était de remplacer le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) vieillissant et d’en faire le logiciel central permettant à GEALAN de gérer, contrôler et planifier presque tous les processus commerciaux et les flux d’informations de sa chaîne d’approvisionnement. Il existe un module SAP adapté à chaque domaine, de la commande à la livraison en passant par la facturation. Si un client passe une commande auprès de GEALAN, une commande est créée dans SAP. Si les marchandises sont produites à partir de zéro au lieu d’être livrées à partir du stock, l’ordre de fabrication est créé dans SAP et la livraison est planifiée. Lorsque les marchandises sont en route vers le client, SAP signale que la facture peut être créée. Le système enregistre également les paiements entrants et sortants. « La seule faille dans le système, c’est la cueillette. Nous voulions continuer à nous appuyer sur notre système de gestion d’entrepôt, qui fonctionne très bien et qui est adapté à nos besoins.  

Susana Santos est une optimiste. « J’ai toujours eu à l’esprit les avantages que SAP nous offre : une interface utilisateur moderne et beaucoup plus agréable à utiliser que les écrans verts à l’ancienne, ainsi qu’une navigation intuitive dans les menus, une meilleure disponibilité des données et un travail plus facile. Je n’ai plus besoin de cliquer et de faire défiler les numéros de segment. Je vois enfin toutes les informations, comme toutes les commandes d’un client, immédiatement. SAP est un système intégré, ce qui signifie que chaque changement au début de la chaîne entraîne immédiatement des changements en aval de la chaîne. Une nouvelle commande client déclenche directement une commande planifiée en production. Bien entendu, SAP permet également une véritable automatisation. Un terme qui fait penser à la rationalisation et à la peur pour leur emploi. « C’est pourquoi il était extrêmement important pour nous d’impliquer tous les employés dès le début, afin d’expliquer à chacun qu’ils continueront bien sûr à être nécessaires. » Comme de nombreux projets GEALAN importants, la mise en œuvre de SAP ne se fait pas de manière descendante. Les membres du personnel du projet, appelés utilisateurs clés, proviennent de tous les départements et suivent une formation continue sur SAP. Ils intègrent l’expertise de leur département dans SAP. En d’autres termes, ils stipulent ce qui doit être inclus et comment. Ils agissent également comme des multiplicateurs dans leur service en expliquant à leurs collègues comment utiliser le logiciel SAP et en répondant aux questions. « Une telle gestion du changement est importante », déclare Susana Santos. « Ensemble, nous façonnons le changement. »  

Il y a des gens qui attendent que les choses viennent à eux, mais pas Susana Santos. C’est une planificatrice accomplie. Lorsqu’elle voyage, ce qu’elle aime faire avec sa famille, elle commence par faire beaucoup de recherches sur ce que tous les membres de la famille veulent vivre. Ensuite, elle planifie méticuleusement chaque jour de vacances – dans Excel, bien sûr : arrivée à Anvers à 9 heures, centre-ville, hôtel de ville, cathédrale, déjeuner à la Wafflehouse, départ à 14 heures pour Calais, ferry pour Douvres, puis White Cliffs, etc. De cette façon, chaque jour de la fête est parfaitement utilisé. Un bon voyage de vacances consiste en une liste d’actions successives. Susana Santos a abordé SAP d’une manière très similaire. Au début, il y avait une analyse complète ; Ensuite, le projet à grande échelle d’introduction de SAP a été décomposé en actions plus petites qui ont été traitées étape par étape. « Il ne faut rien oublier dans cette phase. Tous les ministères doivent faire leur part. Les collègues ont beaucoup d’informations dans leur tête, dans des tableaux Excel, dans des documents Word. Nous avons dû extraire toutes ces informations (comment travaillez-vous ? À quoi ressemblent vos processus ?) et ensuite l’intégrer dans le logiciel pour qu’il fasse finalement ce que nous voulons.  

Ensuite, il y a eu la phase de planification. L’équipe de projet SAP a rédigé un concept pour chaque module SAP, a tout testé de manière approfondie et a formé les employés. Ce n’est qu’après s’être absolument assuré que tout était correct que les données ont été transférées de l’ancien au nouveau système. Ensuite, les employés ont été activés en tant qu’utilisateurs et les éléments ont été transférés de l’ancien système. Puis vint le grand moment : la mise en service à Oberkotzau le 1er janvier 2019. « Je suis arrivé très tôt ; Un peu nerveux bien sûr. Nous disposions d’un plan de basculement précis, du moment où l’action serait transférée de l’ancien système vers SAP et, bien sûr, d’un plan de repli qui aurait permis de remettre notre ancien système en état de marche, au cas où les choses tourneraient mal. La première commande client est en cours. La première livraison est en route. « Pas à pas, nous avons avancé. Un tel changement n’est pas une mince affaire. L’équipe de projet a passé des semaines à regarder par-dessus l’épaule de ses collègues et à résoudre les problèmes. Une bonne préparation et un accompagnement étroit ont porté leurs fruits ! Le passage à SAP a fonctionné et est devenu un énorme succès – et Susana Santos a été promue chef de groupe dans le conseil en applications informatiques en 2019.  

GEALAN déploie également SAP dans ses filiales internationales, en commençant par la Croatie en 2020, puis la France, la Pologne et la Roumanie par tranches annuelles ; GEALAN BALTIC suivra en 2025. Depuis 2021, Susana Santos supervise le projet de mise en œuvre de SAP. Il est important pour elle que le déploiement se fasse toujours sur un pied d’égalité. « Bien sûr, nous standardisons nos processus informatiques afin que nous parlions tous le même langage informatique, mais ce n’est pas une voie à sens unique. Nous recevons également l’avis de nos collègues étrangers : la Pologne était beaucoup plus avancée que nous en matière de numérisation. La saisie de leurs commandes était presque entièrement électronique. Bien sûr, nous en tirons des leçons. 

Selon Susana Santos, l’introduction de SAP n’est pas seulement une question de uns et de zéros, mais aussi de personnes qui y travaillent. Pour 2024, elle prévoit une réunion avec tous les utilisateurs clés de tous les sites GEALAN. « Mon objectif est que nous grandissions vraiment ensemble en tant qu’équipe, que nous apprenions à nous connaître et que nous échangions des idées. Les projets informatiques peuvent également être gérés à l’échelle internationale, ce qui me permet d’y voir de nouvelles opportunités. Susana Santos est convaincue que SAP accélère les processus métier et que la rapidité permet à GEALAN de se développer encore plus rapidement. « Bien sûr, SAP n’est jamais au bout de ses peines », dit-elle. « Nous améliorons constamment les logiciels et les processus, par exemple à grande échelle, avec une solution cloud pour la gestion de la relation client et un nouveau module SAP pour la  fabrication d’outils, à plus petite échelle, avec une meilleure gestion des conteneurs et des informations électroniques sur les emballages. Ce ne sont là que quatre exemples parmi tant d’autres. En 2024, GEALAN passera à   S4/HANA, la prochaine technologie SAP avec plus d’espace de stockage, une interface encore plus moderne et de nouvelles fonctions : les transactions traditionnelles deviendront des applications. Par exemple, l’analyse des données pour les ventes fonctionnera ensuite via une application, même mobile.  

SÈVE? Fonctionne bien chez GEALAN. Tous les points d’accroche SAP sont en place et d’autres suivront. Tout ce qui figure sur la liste des choses à faire de Susana Santos devient réalité.