Plus qu’une cure de jouvence

Tanja Avci (44 ans) rebondit dans les escaliers. Le chemin vers son bureau le matin l’a récemment menée au troisième étage. « Une fois que je m’assois, j’ai d’abord besoin de prendre un café pour me calmer », plaisante-t-elle. En tant que chef d’équipe des ressources humaines, Tanja Avci est parmi les premières chez GEALAN à profiter du nouvel environnement de bureau parce que son département est le projet pilote: elle a été la première à emménager dans le « multispace » (comme elle l’appelle) ou « open space » (comme d’autres pourraient dire).

Le projet de modernisation des bureaux de GEALAN sur son site d’Oberkotzau a été conçu il y a de nombreuses années. Tanja Avci soutient l’ensemble du processus en tant que membre de l’équipe de projet depuis 2018. « Le nouveau design concerne tous ceux qui travaillent dans le département administratif, du directeur général jusqu’au commis », dit-elle. Le fait que tout le monde ait été amené et impliqué était très important à chaque étape. « Faire un tel changement n’est possible qu’ensemble. » Le projet n’est pas réalisé de haut en bas. La direction peut fournir quelques lignes directrices, mais elle laisse les subtilités et les détails entièrement aux employés.

L’une des lignes directrices consiste à supprimer les bureaux individuels. La direction n’est même pas autorisée à les avoir. C’est un grand pas parce que, bien sûr, cela signifie l’arrêt des anciens privilèges. GEALAN comprend que transformer signifie rompre avec les vieilles habitudes, sortir de sa zone de confort et oser quelque chose de nouveau. La deuxième ligne directrice stipule que nous nous concentrons sur le travail axé sur le flux de travail. Les employés ne s’assoient pas les uns avec les autres parce que c’est ainsi que les choses ont toujours été, mais plutôt parce que le processus de travail et la logique de travail déterminent où ils devraient être. Ce n’est peut-être pas si important pour des départements tels que les RH parce que « nous pouvons nous asseoir partout », explique Tanja Avci, mais dans le cas d’autres départements qui sont directement liés les uns aux autres en termes de contenu, c’est: « C’est pourquoi nous plaçons la gestion des produits au cœur et organisons le développement du système, le département d’ingénierie, la gestion des matériaux, les ventes et le marketing autour d’un étage et dans une zone – c’est vraiment la « grande réussite » du concept.

Pour quel segment de marché concevez-vous un produit, pourquoi est-il conçu de cette manière exacte, comment traduisez-vous l’innovation en arguments de vente, comment les commentaires des clients influencent-ils la conception suivante du système – toutes ces choses sont directement interconnectées et le dialogue est favorisé par la proximité. Personne n’a besoin de décrocher le téléphone ou de s’aventurer dans un autre bureau pour clarifier une question. La communication reprend automatiquement dans le multispace. Tout le monde est tenu au courant des dernières nouvelles. Des lignes de communication plus courtes sont créées, augmentant ainsi l’efficacité globale et profitant à tous. « Les cycles de développement de nos produits sont de plus en plus courts, nous devons prendre des décisions plus rapidement et nous devons partager les uns avec les autres sur une base constante, afin de faire face à la complexité croissante. » Les mentalités cloisonnées où c’est chacun pour soi et où vous vous coupez, cela ne mène qu’à des malentendus. « Notre objectif est que chacun sache comment ses décisions ont un impact sur les autres. Pour que tout le monde sache comment nous sommes interconnectés. » Les nouveaux bureaux doivent servir ce grand objectif d’échanges accrus et de communication accrue. Ils ne sont pas un symbole de statut.

GEALAN sort des sentiers battus. « Nous voulions d’abord voir comment les autres font les choses et explorer des exemples de meilleures pratiques. Pour voir comment d’autres créent des environnements de bureau modernes et de nouvelles façons de travailler. L’équipe du projet, composée de membres des départements RH, Organisation, IT et Facility Management, consulte une société de logiciels, mais aussi des idées de la Fraunhofer Society et d’Audi. « Beaucoup de choses sonnent bien en théorie », déclare Tanja Avci. « Mais ce n’est que lorsque vous jetez un coup d’œil à des exemples réels que vous pouvez vraiment prendre une décision. » Qu’est-ce qui fonctionne pour GEALAN et qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Une chose est claire, cependant, après les premières conclusions: « Que tout le monde partage des bureaux et n’ait pas son propre poste de travail permanent n’est pas quelque chose que nous voulons. L’un de nos objectifs était de créer une maison, et ce n’est pas quelque chose que je peux faire si je travaille dans un endroit différent chaque jour », explique Tanja Avci. « En plus de cela, nous pouvons travailler sur la base d’un projet, mais ce n’est pas tout ce que nous faisons. » Le bureau à aire ouverte comme on le voit traditionnellement aux États-Unis n’est pas non plus une option: « Cette configuration dans une rangée comme dans un centre d’appels où tout le monde se cache parce qu’ils peuvent à peine se concentrer et parce que c’est trop bruyant aurait été tout sauf un progrès pour nous. » GEALAN n’est pas déterminé à Ayant de grandes salles, il veut plutôt des synergies significatives.

« En aucun cas, nous n’avons voulu fermer les yeux sur les propres lacunes de l’entreprise, mais plutôt nous fier délibérément à l’apport de parties externes, de professionnels », explique Tanja Avci. GEALAN fait appel aux experts. Le contrat revient à un grand acteur : VITRA, connu dans le monde entier pour ses designs classiques tels que la chaise longue Eames et la chaise Panton, s’occupera du design. Une délégation de GEALAN se rend à Weil am Rhein où se trouvent le campus VITRA et ses bâtiments emblématiques tels que le Design Museum. Avec VITRA, une toute nouvelle main de cartes est « littéralement » distribuée pour les nouveaux bureaux. Au cours de l’atelier de stratégie, les plans d’étage du département Administration de GEALAN sont disposés sur la table étage par étage, les chefs de division placent des cartes dessus, positionnent les divisions et choisissent où et combien de postes de travail doivent être. La mise au point sera effectuée par le personnel à un moment ultérieur au cours de l’atelier utilisateur, où ils rempliront ensuite les plans approximatifs avec des cartes: une carte pour un double disque, une autre pour une imprimante, une pour un placard, une pour une machine à café et une autre pour une zone calme. C’est ainsi que les plans commencent à prendre forme – carte par carte. Les consultants en milieu de travail et les designers d’intérieur de VITRA ont laissé tout cela se répercuter sur la conception.

Des bureaux réglables en hauteur avec plus de profondeur de travail et de nouvelles chaises confortables au poste de travail – les divisions choisissent elles-mêmes les couleurs – des zones créatives avec des tabourets et des tableaux de conférence, des zones de réunion où les gens peuvent également prendre une tasse de café de temps en temps, des filtres à air, des absorbeurs sonores, des plantes et beaucoup de lumière – les nouveaux bureaux sont immédiatement accueillants. Il est important qu’il y ait aussi des endroits où tout le monde peut chercher refuge. « La confidentialité était un énorme problème », déclare Tanja Avci. « Un directeur général doit bien sûr pouvoir parler de choses en paix, mais chaque employé a aussi cette opportunité : si je veux parler au téléphone en silence ou participer à une vidéoconférence, j’utilise la boîte pour des discussions individuelles ou l’une des autres salles de réunion. » C’est la seule façon pour le multispace de devenir vraiment un espace libre et ouvert. Pousser obstinément une idée n’est pas une option pour toutes les parties impliquées. « Nous restons flexibles. Si quelque chose ne fonctionne pas, nous le changeons. » GEALAN aime penser de manière indépendante.

La digitalité joue un rôle majeur dans les bureaux : postes de travail portables, utilisation d’appareils mobiles, casques, options de visualisation, accès à distance, environnement confortable pour la visioconférence – tout cela est pris en compte. Souvent, les outils numériques ne vous obligent plus à être là en personne. C’est aussi pourquoi la possibilité de travailler à domicile deux jours par semaine fait partie intégrante du nouveau concept de travail de GEALAN. « La conception des bureaux repose sur le fait qu’environ 75 % du personnel travaille en personne sur le site d’Oberkotzau », explique Tanja Avci. Les nouveaux espaces et leur atmosphère agréable pourraient toutefois fournir à certains une raison de travailler moins à domicile et d’être plus au bureau.

« Bien sûr, il y avait aussi des inquiétudes au début », dit Tanja Avci : « Serai-je encore considérée comme une personne dans les chambres spacieuses ? À quoi ressemblera le bruit de fond? Aurai-je suffisamment d’espace de stockage? Et si quelqu’un a un rhume? Prendre ces préoccupations au sérieux était une partie importante du processus. Il a toujours été clair, cependant, que le choix de GEALAN est pour le changement et non pour rester sur place. Parce qu’en fin de compte, les avantages l’emportent clairement sur les inconvénients. « Je peux mieux travailler ici dans notre nouveau bureau », déclare Tanja Avci. « Dans un bureau à deux personnes, il est difficile de rester concentré sur quelque chose lorsque l’autre personne est au téléphone, par exemple – c’est beaucoup plus facile ici car le niveau sonore est réparti sur l’espace plus grand. La communication devient plus importante : je parle davantage à mes collègues et j’ai l’impression qu’il est plus facile de se réunir et de rester en contact les uns avec les autres. »

Le troisième étage est terminé, la construction du deuxième étage est prévue pour 2023 et le premier étage – l’élément central et le plus grand changement – suivra directement par la suite. C’est ainsi que ce que VITRA appelle « Net 'n' Nest » devient une réalité chez GEALAN, petit à petit : le bureau sert de centre de communication tout en offrant un lieu de retraite. « Une maison vraiment », dit Tanja Avci. « Et un assez élégant en plus.