L’acheteur averti

« Quand tout va bien dans notre service des achats, personne ne remarque vraiment que nous existons. Mais quand il y a un problème, nos téléphones se mettent très vite à sonner », dit Rebecca Fichtelmann en riant. Elle et son équipe de gestion des matériaux de sept personnes travaillent chaque jour pour fournir à GEALAN tout ce dont l’entreprise a besoin pour fonctionner avec succès et sans heurts. Le département de réception des marchandises à Oberkotzau, avec deux autres employés, fait également partie du département de Fichtelmann. Les achats sont effectués dans trois domaines différents: les matières premières, les matières premières et les consommables. « Nous achetons notre principale matière première, le PVC, mais aussi tous les additifs : les modificateurs et le dioxyde de titane, par exemple, mais aussi les matériaux d’étanchéité. Les produits de base comprennent les profilés en acier, par exemple. Les consommables comprennent tout ce dont nous avons besoin en interne – des chaussures et vis de sécurité aux serviettes jetables pour les toilettes. De plus, nous nous occupons de la gestion des voyages »

Rareté des ressources rarement observée

La liste de courses de GEALAN est très spécifique. En temps normal, le défi consiste à obtenir chaque article avec une qualité maximale au meilleur prix – une tâche que Rebecca Fichtelmann savoure : « Chaque jour dans le service des achats est passionnant. Lorsque nous avons de longues discussions et que nous obtenons ensuite le résultat optimal pour GEALAN, cela me rend vraiment heureux. » Depuis 2020, cependant, il est devenu plus compliqué de s’approvisionner en matières premières : « L’entreprise connaît une croissance énorme, ce qui est bien sûr important – notre chiffre d’affaires au premier semestre 2021 a augmenté de 35 % sur un an ! D’autre part, les matériaux dont nous avons besoin sont très rares depuis fin 2020 », déclare Fichtelmann. « J’ai parlé à un collègue qui connaît le marché du PVC depuis 25 ans et je lui ai demandé : Que se passe-t-il ? Je n’y crois tout simplement pas. Il a dit : « Il y a déjà eu des problèmes d’approvisionnement, mais jamais à ce point ». Être acheteur pour GEALAN est un travail qui demande du professionnalisme et une certaine dose de courage.

La pandémie de coronavirus balaie tous les marchés comme un ouragan et bouleverse les chaînes d’approvisionnement ; mais ce n’est pas le seul défi, selon l’analyse de Fichtelmann : « Dans le secteur sidérurgique, les hauts fourneaux ont été fermés et nos fournisseurs d’acier ont connu des goulots d’étranglement. Dans le secteur du PVC, nous avons reçu des notifications de force majeure de notre fabricant de PVC et il y a eu des pannes majeures. Dans certains cas, des travaux d’entretien étaient en cours chez les fabricants de PVC et la production était à l’arrêt. Les volumes produits à l’avance avaient déjà été alloués – la demande est tout simplement hors des charts ». Aux États-Unis, les gelées se sont installées, les tempêtes ont fait rage et des usines entières de PVC sont tombées en panne, mettant encore plus de pression sur les usines en Europe.

Dans le même temps, la pandémie a paralysé la logistique : « Les dates de livraison ont été retardées, les entreprises de transport ont soudainement eu des problèmes avec les contrôles du coronavirus aux frontières. Des camions ont été retenus parce que leurs chauffeurs ont été testés positifs ». Ce sont des événements mondiaux imprévisibles qui ont un impact sur les marchés européens et affectent la façon dont GEALAN fait ses achats. Garder un œil sur la situation dans son ensemble et planifier de manière réaliste : c’est le véritable art d’acheter.

Énormes augmentations de prix en conséquence

« Nous avons connu d’énormes hausses de prix. Avec les fournisseurs, cela a abouti à une attitude à prendre ou à laisser – les prix n’étaient même plus négociés. Aujourd’hui encore, nous nous concentrons de moins en moins sur les prix et de plus en plus sur la sécurité de l’approvisionnement ». Malgré cette situation, la demande de GEALAN pour chacune de ses matières premières ne diminue pas une seconde : elles proviennent de préférence d’Allemagne et la qualité est testée en permanence par le département de recherche et développement interne de l’entreprise. Les partenariats de longue date avec les fournisseurs de matières premières sont plus importants que jamais afin de stimuler conjointement les innovations matérielles et sont cultivés en conséquence. « Bien sûr, nous discutons de toutes les spécifications avec les départements spécialisés. Après tout, ce sont les experts, mais les prix, les conditions de paiement et les délais de livraison sont négociés par le service des achats. Nous interagissons beaucoup avec nos sociétés affiliées à l’étranger, envoyons des documents dans les deux sens et utilisons notre réseau. En conséquence, nous nous sommes rapprochés et opérons plus à l’international. »

En période de pandémie, la gestion des voyages est presque inexistante, et si les choses n’étaient pas si folles, cela pourrait être considéré comme un développement positif – un soulagement pour le service des achats, qui serait autrement responsable de chaque réservation de vol et d’hôtel. Alors que le marché mondial des matières premières est en ébullition, à Tanna et Oberkotzau, le diable est parfois dans les détails : « Par exemple, nous avons manqué de ruban adhésif. Nous ne pouvons pas emballer nos conteneurs sans ruban adhésif, puis le papier d’aluminium souffle des conteneurs à Tanna. Ce dont nous avions besoin, c’était d’une solution rapide : notre ruban adhésif devait être transparent, stable aux UV et très adhésif. Cela nous oblige à traiter les spécifications des produits rapidement et de manière ciblée ».

Pas de temps d’arrêt grâce à la coordination intra-groupe

En ce qui concerne les pénuries de matières premières, le défi pour le service des achats réside dans le mot « néanmoins »: les matières premières doivent néanmoins être disponibles, les silos de la centrale de mélange doivent être pleins, les extrudeuses doivent fonctionner. « Les matières premières sont la priorité numéro un pour nous. Tout le reste vient après, mais doit également être pris en compte. Et parfois, nous devons maîtriser le chaos ».

La stratégie de Rebecca Fichtelmann s’intitule : coordination. Un mot que le responsable des achats utilise seize fois dans notre interview GEANOVA – coordination interne pour commander conjointement des matières premières – avec les départements production et R&D. « Plus nous sommes bombardés de nouvelles dépêches et de nouvelles de dernière minute en provenance des marchés, plus nous renforçons nos réunions de coordination »

Rebecca Fichtelmann quelqu’un qui qualifie les problèmes de défis. Elle a un talent pour l’organisation, y compris dans sa vie privée. Quand il s’agit de son cercle d’amis qui décide où aller en vacances ou où faire une sortie, ou à quel événement assister, c’est elle qui s’occupe de tout. Bien qu’elle conteste l’existence d’un talent naturel pour les achats, il est un fait que son père était également directeur des achats dans une entreprise de taille moyenne. Rebecca Fichtelmann est une lève-tôt qui ne tergiverse pas, et elle voit ce qu’elle a commencé jusqu’à la fin. Son parcours professionnel le prouve : Après le lycée et l’école technique, elle a rédigé une seule candidature – pour un apprentissage de commis industriel chez GEALAN, au hasard. Elle a eu un bon feeling dès qu’elle est entrée dans l’entreprise par la tour de verre. Au cours de l’entrevue, elle a senti que la chimie était bonne et a été rapidement embauchée. En 2007, elle commence sa formation au service des achats, auquel elle reste fidèle à l’exception d’un bref passage dans la vente. Elle a ensuite été engagée. « J’ai trouvé le travail dans le service des achats intéressant et stimulant dès le début. J’aimais les contacts internes et externes et je pouvais travailler de manière indépendante – il n’y avait pas deux jours identiques. Mais l’idée d’étudier ne m’a jamais quitté. » Ainsi, en plus de son emploi à temps plein, Rebecca Fichtelmann a d’abord suivi un cours d’apprentissage à distance pour devenir administratrice d’entreprise. Elle a ensuite commencé à étudier l’administration des affaires à l’Université des sciences appliquées de Hof le soir : « Il était important pour moi d’étudier, mais pas de quitter GEALAN pour le faire. Mon patron et tout le département m’ont soutenu et m’ont soutenu, sinon cela n’aurait pas été possible ». Pendant quatre ans, elle s’est motivée après une journée de travail complète et le week-end à étudier un cours exigeant et l’a terminé avec succès – ainsi le baccalauréat de Rebecca Fichtelmann documente non seulement son expertise, mais aussi sa détermination et son talent pour garder plusieurs balles en l’air en même temps.

Chez GEALAN, elle a géré l’implémentation SAP en gestion des matériaux et a suivi le projet avec son mémoire de baccalauréat. « Nous étions une jeune équipe; On nous a donné beaucoup de confiance ». Pour commencer avec SAP, le service des achats a enregistré tous les processus réels et développé un concept cible. Les processus sont devenus plus légers et plus ciblés. Toutes les tâches de gestion du matériel ont été numérisées et sont devenues presque dématérialisées, un système d’archivage des bons de livraison et des confirmations de commande a été installé et accessible à tous, une base de données des contrats et un contrôle des achats ont suivi une fois que les interfaces avec les autres départements fonctionnaient. « C’était la bonne chose, que nous ayons travaillé à tous les niveaux, tout le monde a développé et testé ensemble. La mise en service a eu lieu le 1er janvier 2019 – ce fut une journée vraiment excitante pour nous tous ». SAP est le premier grand projet de Rebecca Fichtelmann, et il s’est bien passé. Elle est devenue chef de groupe et, en janvier 2021, à l’âge de 33 ans, chef de département pour la gestion des matériaux. Le plafond de verre auquel les femmes se heurtent souvent lorsqu’elles se forgent une carrière n’est pas quelque chose qu’elle a rencontré chez GEALAN.

Rebecca Fichtelmann est nouvelle dans son poste de direction, mais a passé de nombreuses années dans l’équipe des achats, dont elle se considère expressément comme faisant partie. Cette équipe, croit-elle fermement, est la raison pour laquelle elle parvient non seulement à traverser les périodes orageuses, mais aime aussi son travail. « Nous avons énormément grandi ensemble en cette période de crise. Malgré la distance que nous avons dû maintenir, les sentiments de proximité et d’esprit d’équipe sont plus forts que jamais. Tout le monde comprend l’autre, chacun dit ce qu’il pense, et nous sommes fermement convaincus : ensemble, nous pouvons tout faire ».