„Wir gewinnen als Team“

Herr Kreft, Ihr Unternehmen UNIORG bringt seit 50 Jahren SAP in Unternehmen. GEALAN auf SAP umzustellen – war das ein Routinejob für Sie? Nein, Routine ist es wirklich nie. UNIORG berät die GEALAN-Muttergesellschaft VEKA schon lange, aber GEALAN ist eben GEALAN: Die Prozesse sind etwas anders. Deshalb war eine genaue Prozessanalyse am Anfang so wichtig. Wir haben nicht einfach eine Lösung übergestülpt, sondern uns detailliert angeschaut, wie GEALAN arbeitet, welche Besonderheiten und Wünsche es gibt. Sie dürfen sich das auch nicht so vorstellen, dass UNIORG ins Haus kommt und schnell mal SAP mitbringt – das ist eine große Sache, die dauert, und vor allem ist es eine Teamleistung. 

Und das Team hat aus Ihrer Sicht gut funktioniert? Absolut, das hat Spaß gemacht. In diesem Fall gibt es unseren Kunden GEALAN, es gibt seine Mutter VEKA und es gibt uns – wir beraten, moderieren, finden Lösungen. Es war wichtig, in diesem Dreierteam Vertrauen aufzubauen, sich zu kennen, zu wissen, wer was gut kann – nur so wächst etwas zusammen. Die Software bekommt man immer irgendwie hin, aber richtig gut läuft das nur als Team. Es braucht die persönliche Ebene, diesen Spirit, gemeinsam vorwärts zu wollen. 

Diskussionen, Herausforderungen gibt es dennoch immer. Klar, am Anfang gab es sogar viele Diskussionen: Soll GEALAN einen eigenen SAP-Mandanten bekommen oder nicht? Wie wird das Lagerführungssystem eingebunden, das ja keine SAP-Lösung ist? Dann hat GEALAN großen Wert darauf gelegt, dass sich am Pricing nichts sichtbar ändert, dass für Kunden alles wie gewohnt bleibt. Grundsätzlich stellt sich ja immer die Frage, inwieweit wir mit SAP eine Standardisierung erreichen wollen und wo es sinnvoll ist, vom Standard abzuweichen. Finanzbuchhaltung ist stark standardisiert, aber je näher man zum Kunden kommt, in die Produktion oder in die Logistik, desto individueller wird es. Da wurde lang und auch hart diskutiert. Aber diese Diskussionen bringen etwas: Nur so haben wir den besten gemeinsamen Weg gefunden. 

Sie sind der Überzeugung, SAP einfach überzustülpen geht nicht. Warum eigentlich nicht? Weil SAP nur dann optimal genutzt wird, wenn Wissen in den Unternehmen entsteht. Im Grunde sind wir Enabler, wie befähigen Unternehmen wie GEALAN, mit SAP kompetent zu arbeiten und selbst kompetent zu werden. Dafür braucht es eben ein Team aus KeyUsern, die sich weiterbilden, die Lösungen mitentwickeln. GEALAN war von Anfang an bereit, Geld in Schulung zu investieren, und das hat sich bemerkbar gemacht. Das ist gut angelegtes Geld; sonst hat man eventuell später ein supermodernes SAP-System, das man nur zu zehn Prozent nutzt. SAP ist ein Cut für alle Leute, und nicht für alle bringt es sofort riesige Vorteile in der alltäglichen Arbeit. Wenn das eine Black Box ist, die ich nicht verstehe, werde ich nicht mitziehen. Deshalb ist es essentiell, Verständnis zu wecken, die Leute mitzunehmen. Das dauert länger, aber es ist nachhaltiger. Know-how zu generieren, gerade in den jungen Köpfen, damit alle richtig Gas geben, ihre Ideen einbringen – das hat GEALAN extrem gut gemacht. 

Hans-Peter Kreft, 1964 im ostwestfälischen Versmold geboren, ist SAP-Überzeugungstäter. Nach seiner Ausbildung zum Industriekaufmann geht er zwei Jahre zur Abendschule und macht seinen Industriefachwirt. Er arbeitet in verschiedenen Industrieunternehmen im IT-Umfeld von Materialwirtschaft, Produktion und Logistik und bildet sich permanent weiter. Als er immer mehr mit SAP konfrontiert ist, will er selbst damit arbeiten: 1990 beginnt er bei VEKA in der SAP-Anwendungsentwicklung, deren Leiter er wird. 2004 wechselt er zur UNIORG AG, die er heute als einer von vier Geschäftsführern leitet. UNIORG hat fast 250 Mitarbeiter, sitzt in Dortmund, hat acht weitere Büros im In- und Ausland und nimmt seinen Slogan ernst: „Beratung mit Leidenschaft“. 

Der Tag, an dem der Schalter umgelegt wird und SAP live geht, ist für Unternehmen aufregend. Es muss alles glatt laufen. Ja. GEALAN lebt von seinen Kunden, muss Produkte verkaufen und der Kunde soll natürlich, wenn überhaupt, dann nur Verbesserungen bemerken. Man hört durchaus von Unternehmen, bei denen eine Woche keine Ware geliefert werden kann oder drei Wochen keine Rechnung ankommt. Das durfte nicht passieren. Der Kunde musste vom ersten SAP-Tag an beliefert werden, Rechnungen mussten rausgehen. Um das sicherzustellen, haben wir viel Zeit und Energie investiert, diverse Integrationstests gemacht, die Fachabteilungen einbezogen. 

Wie wichtig ist guter Support in dieser Phase? Die vier bis acht Wochen nach dem GoLive sind sehr wichtig. Das ist wie beim Autokauf. Ich habe mich lange auf mein neues Auto gefreut, tolle Optik. Jetzt bezahle ich 40 000 Euro dafür, dann bekomme ich das Auto – dann schaue ich erst mal: War das denn die richtige Entscheidung? Genauso ist es hier auch, die Entscheidung muss sich beweisen. Man darf nicht plötzlich mit Problemen allein dastehen und in ein Loch fallen. Deshalb stehen wir Gewehr bei Fuß in dieser Hypercare-Phase. Wenn Unternehmen an diesem Support sparen, dann diskutiere ich mit ihnen, weil das das falsche Ende ist. 

Was ist Ihnen lieber: einen gediegenen Mittelständler zu beraten oder ein junges, wildes Start-up? Beides. Klar ist es ein Unterschied, ob wir ein Start-up beraten, das schnell wächst, sehr agil in E-Commerce hineinwill, das agiert anders als ein alteingesessenes Produktionsunternehmen, bei dem die Strukturen in den Fachabteilungen sehr stabil sind; da ist viel Erfahrung, aber vielleicht manches auch schon zu eingefahren. Mir ist es am liebsten, wenn ich einen Abteilungsleiter habe, der die Strategie vorgibt, der aber vielleicht noch einen dualen Studenten hat, der sagt, IT ist mein Thema, hier kann ich etwas transformieren. Früher dachten Abteilungsleiter oft, sie müssten automatisch der Key-User sein, heute ist das anders, da geht es um das Engagement, nicht um die Position.   

Wie man Wissen von den alten, erfahrenen Köpfen in die jungen, unerfahrenen bringt, ist ein Thema, das Sie umtreibt. Sehr. Mittlerweile bin ich seit 40 Jahren in der IT tätig und habe immer noch Ambitionen, etwas zu bewegen. Ich mag keinen Stillstand und keine Langeweile. Aber es gibt Dinge, da sind andere schneller als ich. Bei UNIORG haben wir es geschafft, eine zweite Generation zu entwickeln, vielleicht sogar schon eine dritte. Es ist überlebenswichtig, das Wissen weiterzugeben. Es gibt auch heute in Deutschland noch hervorragende Azubis und hochmotivierte Leute. Man muss eventuell etwas länger suchen, aber die gibt es, und mit denen macht es Spaß. In meinem Job bin ich mal Kindergärtner, mal Portier, also Türöffner, mal Deeskalateur, wenn es irgendwo brennt. Und daneben gibt es noch das Thema Strategie: Ich finde es wunderbar zu erleben, wie sich Leute entwickeln, zu sehen, in dem Bereich ist jemand besser als ich. Ich will ja nicht die schlechteren Leute haben, sondern die besseren.   

Zu sehen, dass Unternehmen leistungsfähiger werden: Sind das die Früchte Ihrer Arbeit? Absolut. Gestern beim Aufräumen ist mir ein VEKA-Jahresbericht von 2005 in die Hände gefallen, und wenn ich sehe, was damals der Umsatz war und was jetzt – das ist schön, das mitzuentwickeln. Bei GEALAN gibt es viele neue Projekte. GEALAN hat für die interne Kommunikation das SoftwareTool Staffbase eingeführt. Das hat zwar nichts mit SAP zu tun, aber das ist ein topmodernes Tool zur Unternehmenskommunikation und sieht echt gut aus. Dass man jetzt über SAP-Produkte im HRUmfeld, über SuccessFactors, über die Einkaufskatalogsoftware Ariba nachdenkt, dass man einen wirklich sehr guten, leistungsfähigen Shop hat für die Kunden, dass man EDI-Anbindung für Aufträge hat, die Datenauswertung mit Celonis angeht, die Auswertung mit der SAP Analytics Cloud selbst gestaltet – da ist GEALAN wirklich vorne dabei. Was ich bei GEALAN sehe, ist einfach die Offenheit, sich verbessern zu wollen, und das ist immer der Anfang des Erfolgs. Ich vergleiche es gern mit dem Käfer bei VW. Irgendwann war der austherapiert, dann musste es den Golf geben. Ob der Golf 1 jetzt schon besser war als der letzte Käfer, weiß ich nicht. Aber da wurde eine neue Plattform gebildet, auf der man eben die Zukunft aufbauen konnte. 

Sie spielen auf die Umstellung auf SAP S/4HANA an, die bei GEALAN im Januar 2024 erfolgt ist. Was wird besser durch die neueste SAP-Generation? Erstmal offensichtlich kaum etwas. SAP hat angekündigt, ECC (eine SAP-Enterprise-Resource-Planning-Software, Anm. d. Red.) über 2027 hinaus nicht weiter zu supporten. Es war also ein Muss, auf S/4 zu gehen. Aber den wirklichen Nutzen sieht man nicht wenige Monate nach der Umstellung. Okay, die Oberflächen sehen schicker aus, ich kann meinen Urlaubsantrag in Fiori-Apps besser sehen. Aber ich sage ganz plump: Im ersten Schritt hat sich für die Anwender nichts verbessert. Allerdings ist S/4 eine tolle Plattform für die Zukunft, mit der man schneller agieren kann, mit der man die Performance steigern kann, wo es mehr Cloud-Komponenten gibt. KI, Dashboards, Data-Mining-Produkte etc. können darauf aufbauen – das wird wichtig werden. S/4 ist die Basis für eine Weiterentwicklung, und da ist GEALAN auch sehr aktiv, zukünftig Oberflächen zu gestalten, Dashboards, Self-Services zu implementieren, Analysen einfacher und Prozesse schneller neu zu gestalten. Es geht um Agilität, auch darum, neue Firmen einfacher zu implementieren. 

Die Zusammenarbeit zwischen UNIORG und GEALAN geht weiter? Ja. Der nächste Schritt ist der SAP-Rollout bei GEALAN Baltic zum 1. Januar 2025. Nachdem wir jetzt GEALAN in Deutschland und eine ganze Reihe von Verbundunternehmen betreut haben, wird der Aufwand natürlich geringer. Auch, weil GEALAN jetzt selbst Erfahrung mit SAP hat. Und wir sind ja auch nicht diejenigen, die immerzu mit etlichen Leuten im selben Unternehmen sein wollen. Was wir tun, ist Hilfe zur Selbsthilfe. 

Trotzdem sind langjährige, stabile Kundenbeziehungen etwas, das Sie befriedigt? Das ist nicht nur befriedigend, das ist auch supercool, gemeinsam etwas nach vorne zu bringen, auch langfristig. Ich sehe bei vielen unserer Kunden: Wo standen sie vor 20 Jahren und wo stehen sie jetzt? Vielleicht bin ich ein bisschen old-fashioned, aber zu sehen, was wir erreicht haben, das mag ich.