SAP? Läuft!

Susana Santos (43) ist ein Frühmensch und morgens schnell hellwach. Ihr erstes To-do besteht darin, eine To-do-Liste zu schreiben, nur für diesen Tag. Susana Santos liebt To-do-Listen. Sie ist sehr gut darin, Dinge fertig zu bekommen und abzuhaken. „Das gibt mir ein gutes Gefühl.“ 

IT-lern sagt man gerne nach, sie seien Nerds. Susana Santos ist das genaue Gegenteil: offen, kommunikativ, gewinnend. Eine gewisse Affinität zur IT hat die Tochter portugiesischer Gastarbeiter schon früh; als Realschülerin findet sie Maschinenschreiben und Stenografie öde und wählt stattdessen das Anfang der Neunziger noch ungewöhnliche Fach „Informatik“ – in Hof ist sie damit eine von nur acht Siebtklässlern und das einzige Mädchen. Mit sechzehn kauft sie sich ihren ersten Rechner, „mit Diskettenlaufwerk und riesigem Bildschirm. Ich habe mich eingelesen, alles selbst installiert und mir Word und Excel beigebracht.“ Während andere Kinder Pac-Man und Tetris spielen, fängt Susana Santos an, alle ihre Schulhefte abzutippen, die Inhalte auf Diskette zu speichern und zu sortieren. „Einfach so, aus Spaß.“ 

Susana Santos weiß nach der Schule, was sie will: Nach dem Fachabi möchte sie zwar studieren, zuerst aber dringend mal in die Praxis. „Nach zwölf Jahren Schule hatte ich Lust drauf, zu arbeiten.“ Sie bewirbt sich bei allen großen Unternehmen in der Hofer Region, GEALAN ist am schnellsten mit der Zusage. Susana Santos wird Industriekauffrau und durchläuft, wie für Azubis üblich, alle Abteilungen. „Das nutzt mir bis heute: Ich weiß, was die Kolleginnen und Kollegen genau machen und ich schätze den persönlichen Umgang.“ Ebenso klar wie der Wunsch, nach der Schule zu arbeiten, ist für Susana Santos, dass sie trotzdem noch studieren will. GEALAN bietet ihr mit dem dualen Studium, das damals noch „Studium mit vertiefter Praxis“ heißt, die perfekte Möglichkeit: Nach ihrer Ausbildung studiert sie ab 2001 Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Hof, in den Semesterferien und in beiden Praxissemestern ist sie bei GEALAN. „So habe ich immer Geld verdient und konnte mir mein Studium selbst finanzieren.“ 

Susana Santos schaut gerne über ihren Tellerrand. Obwohl sie BWL mit den Schwerpunkten Marketing und Controlling studiert, sagt sie spontan „Ja!“, als sie bei GEALAN gefragt wird, ob sie mal in die IT schnuppern wolle. „Da ging es nicht nur darum, einen Rechner einzurichten, sondern um kreative Lösungen: Die Kollegen haben ein Problem im Arbeitsablauf – wie können wir das mithilfe der IT möglichst schlau lösen? Das fand ich spannend.“ Ein Terminsystem für Kundenaufträge, ein Rückmeldungssystem für die Produktion, das Mengen, Ausschuss, Zeiten meldet, ein Upgrade für das Lagerführungssystem LFS: Susana Santos steigt immer tiefer in die IT ein und wird ihr von da an nie mehr untreu werden. 

„Dass ich nicht Informatik studiert habe, ist kein Nachteil: Ich sehe vieles von der Business- und der Marketing-Seite und so vielleicht auch den größeren Zusammenhang, nicht nur IT-Themen für sich. Und fürs Programmieren gibt es Experten im Team.“ Ihre Diplomarbeit schreibt Susana Santos bereits über ein Thema, das ihre berufliche Zukunft bestimmen wird: SAP. 

2005, ihr BWL-Diplom in der Tasche, steigt Susana Santos bei GEALAN als Assistentin der IT-Bereichsleitung ein. 2007 beginnt GEALAN, mit SAP-Lösungen zu arbeiten – zuerst im kaufmännischen Bereich und der Materialwirtschaft. Die breite Einführung von SAP bei GEALAN wird mehrere Jahre dauern und ein Investment von etwa 10 Millionen Euro bedeuten. Das größte IT-Projekt, das GEALAN je umgesetzt hat, wird Susana Santos‘ Spezialgebiet. 2016 beginnen die Vorbereitungen am Stammsitz in Oberkotzau. SAP soll die in die Jahre gekommene ERPSoftware (Enterprise-Resource-Planning) ersetzen und zur zentralen Software werden, mit der GEALAN fast alle Geschäftsprozesse und Informationsflüsse seiner Lieferkette verwaltet, steuert und plant: vom Auftrag bis zu Auslieferung und Rechnungsstellung; für jeden Fachbereich gibt es ein passendes SAP-Modul. Bestellt ein Kunde bei GEALAN, wird in SAP ein Auftrag angelegt; wird nicht aus dem Bestand geliefert, sondern neu produziert, erfolgt der Fertigungsauftrag in SAP, genauso wie die Lieferungserstellung. Ist die Ware unterwegs zum Kunden, meldet SAP, dass die Rechnung erstellt werden kann, das System registriert auch Zahlungsein- und -ausgang. „Einziger Systembruch ist die Kommissionierung – hier wollten wir weiterhin auf unser sehr gut funktionierendes und auf uns zugeschnittenes Lagerführungssystem setzen.“ 

Susana Santos ist Optimistin. „Ich hatte immer die Vorteile im Blick, die SAP uns bietet: eine moderne Benutzeroberfläche, mit der es sich viel schöner arbeiten lässt als mit altmodischen Greenscreens, die intuitive Menüführung, die bessere Verfügbarkeit von Daten, leichteres Arbeiten. Ich muss mich nicht mehr durch Segmentnummern klicken und blättern, sondern sehe alle Informationen, z.B. alle Bestellungen eines Kunden, auf einen Blick.“ SAP ist ein integriertes System, das heißt, jede Änderung am Anfang der Kette, zieht sofort Änderungen weiter hinten nach sich: Ein neuer Kundenauftrag löst direkt einen Planauftrag in der Fertigung aus. Natürlich ermöglicht SAP dadurch auch echte Automatisierung. Ein Begriff, bei dem mancher an Rationalisierung denkt und um seinen Job bangt. „Deshalb war es uns unheimlich wichtig, von Anfang an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen, allen zu erklären, dass sie selbstverständlich auch weiterhin gebraucht werden.“ Wie viele wichtige GEALAN-Projekte läuft auch die SAP-Einführung nicht top-down. Die Projektmitarbeiter, genannt „Key-User“, kommen aus allen Fachbereichen und bilden sich zu SAP weiter. Sie bringen Wissen aus ihrem Fachbereich in SAP ein, sagen also, was wie laufen soll, und fungieren in ihrem Fachbereich als Multiplikatoren, erklären ihren Kollegen, wie sie die SAP-Software bedienen und beantworten Fragen. „Ein solches Change-Management ist wichtig“, sagt Susana Santos. „Wir gestalten Veränderungen gemeinsam.“ 

Es gibt Leute, die lassen die Dinge auf sich zukommen; Susana Santos ist eine vollendete Planerin. Wenn sie verreist, was sie mit ihrer Familie sehr gerne tut, dann steht am Anfang eine große Recherche, was jeder in der Familie erleben will, und dann wird jeder Urlaubstag minutiös durchgeplant – in Excel, versteht sich: Ankunft Antwerpen 9 Uhr, Innenstadt, Rathaus, Kathedrale, Mittagessen im Wafflehouse, 14 Uhr Abfahrt nach Calais, Fähre nach Dover, dann White Cliffs usw. So wird jeder Urlaubstag perfekt genutzt. Eine große Urlaubsreise besteht aus einer Liste von aufeinanderfolgenden Aktionen. 

SAP geht Susana Santos ganz ähnlich an: Am Anfang steht die umfassende Analyse, dann wird das Großprojekt „SAP-Einführung“ in kleinere Aktionen zerlegt, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden. „Man darf in dieser Phase nichts vergessen, alle Fachbereiche müssen die Schubladen aufmachen. Die Kollegen haben ganz viel Wissen in den Köpfen, in Excel-Tabellen, in Word-Dokumenten. Wir mussten das alles aufnehmen: Wie arbeitet ihr, wie sind eure Abläufe – und das dann in die Software integrieren, damit sie am Ende auch das tut, was wir wollen.“ 

Es folgt die Blueprint-Phase: Das SAP-Projektteam schreibt ein Konzept für jedes SAP-Modul, testet alles ausführlich und schult Mitarbeiter. Erst als alles stimmt, werden Daten vom alten ins neue System übertragen, Mitarbeiter als User freigeschaltet, werden Posten aus dem Altsystem übernommen. Dann kommt der große Moment: der Go-Live, in Oberkotzau am 1. Januar 2019. „Ich war ganz früh da, natürlich etwas nervös. Wir hatten einen genauen Cutover-Plan, wann welche Aktion vom alten System in SAP übernommen wird, und selbstverständlich einen Fallback-Plan, der unser altes System wieder zum Laufen gebracht hätte, falls alle Stricke gerissen wären.“ Der erste Kundenauftrag: Läuft. Die erste Auslieferung: Läuft. „Schritt für Schritt sind wir vorwärtsgegangen. So eine Umstellung ist keine Kleinigkeit, das Projektteam hat den Kollegen wochenlang über die Schulter geschaut, Probleme gelöst.“ Gute Vorbereitung und enger Support zahlen sich aus: Die Umstellung auf SAP funktioniert, wird ein Erfolg – und Susana Santos steigt 2019 zur Gruppenleiterin in der IT-Anwendungsberatung auf. 

GEALAN rollt SAP auch in seinen internationalen Verbundunternehmen aus: 2020 in Kroatien, dann im Jahrestakt in Frankreich, Polen und Rumänien; GEALAN BALTIC wird 2025 folgen. Seit 2021 hat Susana Santos die Leitung des Projektes „SAP-Einführung“ inne. Wichtig ist ihr, dass der Rollout immer auf Augenhöhe abläuft. „Klar, wir standardisieren unsere IT-Prozesse, damit wir alle dieselbe IT-Sprache sprechen, aber das ist keine Einbahnstraße. Wir bekommen auch Input von unseren ausländischen Kollegen: Polen war viel weiter als wir, was Digitalisierung angeht, der Auftragseingang war fast komplett elektronisch. Davon lernen wir natürlich.“ 

Bei der Einführung von SAP geht es nicht nur um Einsen und Nullen, sondern um die Menschen, die damit arbeiten, findet Susana Santos. Für 2024 plant sie ein Treffen mit allen Key-Usern aus allen GEALAN-Standorten. „Mein Ziel ist, dass wir wirklich zusammenwachsen zu einem Team, uns kennen, uns austauschen. IT-Projekte können auch international betreut werden, da sehe ich tolle neue Möglichkeiten.“ SAP beschleunigt Unternehmensprozesse, und Schnelligkeit lässt GEALAN noch besser wachsen – davon ist Susana Santos überzeugt. „Fertig ist SAP natürlich nie“, sagt sie. „Wir verbessern Software und Abläufe ständig – im Großen zum Beispiel mit einer Cloudlösung für unser Customer-Relationship-Management und einem neuen SAP-Modul für den Werkzeugbau; im Kleineren mit einem verbesserten Containermanagement und elektronischen Packstückinformationen; das sind nur vier von vielen Beispielen.“ 2024 wechselt GEALAN auf S4/HANA, die nächste SAP-Technologie mit mehr Speicherplatz, noch modernerer Oberfläche und neuen Funktionen: Aus klassischen Transaktionen werden Apps. Daten für den Vertrieb auszuwerten, funktioniert dann beispielsweise per App, auch mobil. 

SAP? Läuft bei GEALAN. Jeder SAP-Haken sitzt und weitere werden folgen. Was auf Susana Santos‘ To-do-Liste steht, das passiert.