Einkaufen für Fortgeschrittene

Wenn bei uns im Einkauf alles gut läuft, merkt eigentlich keiner, dass es uns gibt. Aber wenn es ein Problem gibt, klingeln sehr schnell unsere Telefone“ sagt Rebecca Fichtelmann und lacht. Sie und ihr siebenköpfiges Team der Materialwirtschaft arbeiten jeden Tag daran, GEALAN mit allem zu versorgen, was das Unternehmen braucht, um erfolgreich und reibungslos zu arbeiten. Auch die Warenannahme in Oberkotzau mit zwei weiteren Mitarbeitern gehört zu Fichtelmanns Abteilung. Eingekauft wird auf drei verschiedenen Gebieten: Rohstoffe, Handelswaren und innerbetrieblicher Bedarf. „Wir kaufen unseren Hauptrohstoff PVC, aber auch alle Zusatzstoffe: Modifier und Titandioxid zum Beispiel, aber auch Dichtungsmaterial. Zu den Handelswaren gehören etwa Stahlprofile. Innerbetrieblicher Bedarf ist alles, was wir intern brauchen: von Sicherheitsschuhen und Schrauben bis hin zu Einweg-Handtüchern für die Toiletten. Zusätzlich kümmern wir uns um das Reise-Management.“

Selten gesehene Ressourcenknappheit

Der Einkaufszettel von GEALAN ist sehr speziell. In normalen Zeiten besteht die Herausforderung darin, jeden Posten in maximaler Qualität zum besten Preis zu bekommen – eine Aufgabe, die Rebecca Fichtelmann liebt: „Jeder Tag im Einkauf ist spannend. Wenn wir lange diskutieren und dann für GEALAN das Optimum erreichen – das freut mich richtig.“ Seit 2020 wird es allerdings komplizierter, Rohstoffe zu beziehen: „Wir haben ein enormes Wachstum im Unternehmen, was natürlich toll ist – unser Umsatz lag im ersten Halbjahr 2021 35 Prozent über dem Vorjahreszeitraum! Auf der anderen Seite sind die Materialien, die wir brauchen, seit Ende 2020 sehr knapp“, sagt Fichtelmann „Ich habe mit einem Kollegen gesprochen, der den PVC-Markt seit 25 Jahren kennt und gefragt: Was ist da los? Das gibt’s ja nicht. Er hat gesagt: Lieferschwierigkeiten gab es schon mal, aber noch nie in diesem Ausmaß.“ Einkaufen für GEALAN ist ein Job, der Professionalität und eine gewisse Nervenstärke voraussetzt.

Die Corona-Pandemie fegt wie ein Orkan durch alle Märkte und rüttelt Lieferketten durcheinander; sie sei jedoch nicht die einzige Herausforderung, so Fichtelmanns Analyse: „Im Stahlbereich wurden Hochöfen heruntergefahren, unsere Stahllieferanten erlebten Engpässe. Im PVC-Bereich hatten wir Force-Majeure-Meldungen (Meldungen über höhere Gewalt, Anm. d. Red.) von unserem PVC-Hersteller, es gab große Ausfälle. Teilweise liefen Wartungsarbeiten bei den PVC-Herstellern, und die Produktion stand still; die Mengen, die vorproduziert werden, waren bereits zugeteilt – die Nachfrage ist einfach wahnsinnig hoch.“ In den USA setzten Frostperioden ein, Stürme wüteten, ganze PVC-Werke fielen aus, die europäischen Werke gerieten dadurch noch mehr unter Druck. Gleichzeitig lähmte Corona die Logistik: „Liefertermine haben sich verschoben, die Speditionen bekamen auf einmal Probleme mit den Corona-Kontrollen an den Grenzen, LKW standen, weil ihre Fahrer positiv getestet wurden.“ Es sind unvorhersehbare globale Ereignisse, die auf die europäischen Märkte und auf die Art, wie GEALAN einkauft, durchschlagen. Bei alldem die Zusammenhänge im Blick zu behalten und realistisch zu planen: Darin besteht die Kunst des Einkaufs.

Enorme Preissteigerungen als Folge

„Wir erlebten enorme Preissteigerungen. Bei den Lieferanten gipfelte das in einem Take it or leave it – Preise wurden gar nicht mehr verhandelt. Für uns geht es auch heute immer weniger um Preise und immer mehr darum, Versorgungssicherheit zu generieren.“ GEALANs Anspruch an jeden einzelnen seiner Rohstoffe sinkt trotz dieser Lage keine Sekunde: Sie werden bevorzugt aus Deutschland bezogen, die Qualität permanent von der eigenen Forschung & Entwicklung geprüft. Langjährige Partnerschaften mit Rohstofflieferanten sind wichtiger denn je, um gemeinsam MaterialInnovationen voranzutreiben, und werden entsprechend gepflegt. „Natürlich besprechen wir alle Spezifikationen mit den Fachabteilungen, das sind die Experten, aber Preise, Zahlungsmodalitäten und Lieferzeiten verhandelt der Einkauf. Wir tauschen uns stark mit unseren Verbundunternehmen im Ausland aus, schicken Materialien hin und her, nutzen Connections. Dadurch sind wir enger zusammengewachsen und agieren internationaler.“

In Zeiten der Pandemie fällt das Reisemanagement nahezu aus, und wäre es nicht so verrückt, ließe sich das positiv sehen: als Entlastung für den Einkauf, der für jede Flug- und Hotelbuchung zuständig wäre. Während der Rohstoffmarkt weltweit rotiert, steckt in Tanna und Oberkotzau mitunter der Teufel im Detail: „Zum Beispiel war kein Klebeband mehr verfügbar. Ohne Klebeband können wir unsere Container nicht verpacken, dann weht in Tanna die Folie von den Containern. Was wir brauchten, war eine schnelle Lösung: Unser Klebeband muss durchsichtig, UV-stabil und klebestark sein, mit solchen Produktspezifikationen müssen wir uns dann rasch und zielführend auseinandersetzen“.

Kein Stillstand Dank konzerninternen Abstimmung 

Die Herausforderung für den Einkauf liegt angesichts von Rohstoffknappheit in dem Wort „trotzdem“: Rohstoffe müssen trotzdem da sein, die Silos für die Mischerei müssen voll sein, die Extruder müssen laufen. „Rohstoffe haben für uns Priorität 1. Alles andere kommt danach, muss aber auch bedacht werden. Und manchmal müssen wir das Chaos beherrschen.“

Rebecca Fichtelmanns Strategie heißt: Abstimmung. Ein Wort, das die Chefin des Einkaufs im GEANOVA Interview sechzehnmal benutzt – konzerninterne Abstimmung, um Rohstoffe gemeinsam zu ordern, mit der Produktion, mit der Abteilung Forschung & Entwicklung. „Je mehr neue Botschaften und Eilmeldungen von den Märkten auf uns einprasseln, desto mehr verstärken wir unsere Abstimmrunden.“

Rebecca Fichtelmann ist ein Mensch, der Probleme Herausforderungen nennt. Sie ist ein Organisationstalent, auch privat. Wenn es in ihrem Freundeskreis darum geht, wo der Urlaub, wo der Ausflug hingeht, welches Event man besucht, dann ist sie die, die sich um alles kümmert. Dass es ein angeborenes Talent für Einkauf gibt, würde sie bestreiten, wahr ist aber, dass auch ihr Vater Einkaufsleiter in einem mittelständischen Unternehmen war. Rebecca Fichtelmann ist Typ Frühbucher, schiebt Dinge nicht auf, und was sie begonnen hat, das zieht sie durch. Ihre berufliche Laufbahn beweist das: Nach Realschule und FOS schreibt sie eine einzige Bewerbung – auf eine Ausbildungsstelle zur Industriekauffrau bei GEALAN, auf gut Glück. Schon als sie das Unternehmen durch den Glasturm betritt, hat sie intuitiv ein gutes Gefühl, im Vorstellungsgespräch spürt sie, die Chemie passt, und wird prompt genommen. 2007 startet sie ihre Ausbildung im Einkauf, dem sie nur für einen kurzen Abstecher in den Vertrieb untreu wird, und wird übernommen. „Die Arbeit im Einkauf hat mich von Anfang an interessiert und mich gefordert. Ich mochte die Kontakte intern und extern und konnte eigenständig arbeiten, kein Tag war wie der andere. Aber der Gedanke, zu studieren, hat mich nie losgelassen.“ Also absolviert Rebecca Fichtelmann neben dem Vollzeitjob zuerst ein Fernstudium zum Wirtschaftsfachwirt, anschließend beginnt sie, Betriebswirtschaft an der Hochschule Hof zu studieren, im Abendstudium: „Mir war es wichtig, zu studieren, GEALAN dafür aber nicht zu verlassen. Mein Chef und die ganze Abteilung standen hinter mir und haben mich unterstützt, anders wäre das gar nicht gegangen.“ Vier Jahre lang motiviert sie sich nach einem kompletten Arbeitstag und am Wochenende für ein anspruchsvolles Studium und schließt es erfolgreich ab – so dokumentiert Rebecca Fichtelmanns Bachelorabschluss nicht nur ihr Fachwissen, sondern auch ihre Zielstrebigkeit und ihr Talent, viele Bälle gleichzeitig zu jonglieren.

Bei GEALAN managt sie die SAP-Einführung in der Materialwirtschaft und begleitet das Projekt mit ihrer Bachelorarbeit. „Wir waren ein junges Team, uns wurde viel Vertrauen entgegengebracht.“ Um mit SAP zu starten, nimmt der Einkauf alle Ist-Abläufe auf und entwickelt ein Soll-Konzept. Prozesse werden schlanker und zielorientierter. Alle Aufgaben der Materialwirtschaft werden digitalisiert und nahezu papierlos, ein Archivierungssystem für Lieferscheine und Auftragsbestätigungen wird installiert, auf das alle zugreifen können, eine Vertragsdatenbank und Beschaffungscontrolling werden folgen, die Schnittstellen zu den anderen Abteilungen müssen funktionieren. „Das war das Schöne, dass wir übergreifend gearbeitet haben, alle gemeinsam entwickelt und getestet haben. Der Go-Live war am 1. Januar 2019 – das war ein total spannender Tag für uns alle.“ SAP ist Rebecca Fichtelmanns erstes großes Projekt, und es läuft. Sie wird Gruppenleiterin und im Januar 2021, im Alter von 33 Jahren, Abteilungsleiterin für den Bereich Materialwirtschaft. Die gläserne Decke, an die Frauen oft beim Karrieremachen stoßen, gibt es für sie bei GEALAN nicht.

Rebecca Fichtelmann ist neu in ihrer Führungsposition, aber schon jahrelang im Team Einkauf, als dessen Teil sie sich ausdrücklich sieht. Dieses Team, so ihre feste Überzeugung, ist der Grund dafür, dass es nicht nur gelingt, stürmische Zeiten zu meistern, sondern auch Freude an der Arbeit zu empfinden. „Wir sind in dieser Krisenzeit immens zusammengewachsen. Trotz der Distanz, die wir halten mussten, sind Nähe und Zusammenhalt stärker als je zuvor. Jeder versteht den anderen, jeder sagt seine Meinung, und wir sind fest überzeugt: Gemeinsam kriegen wir das hin."