Plus qu'un relooking

Tanja Avci (44 ans) bondit dans les escaliers. Le matin, le chemin qui mène à son bureau la conduit depuis peu au troisième étage. “Une fois assise, je dois d'abord prendre un café pour me calmer”, plaisante-t-elle. En tant que chef d'équipe des ressources humaines, Tanja Avci est l'une des premières personnes de GEALAN à profiter du nouvel environnement de bureau, car son département est le projet pilote : elle a été la première à emménager dans le "multispace" (comme elle l'appelle) ou l'"open space" (comme d'autres diraient).

Le projet de modernisation des bureaux de GEALAN sur son site d'Oberkotzau a été conçu il y a plusieurs années. Tanja Avci accompagne l'ensemble du processus en tant que membre de l'équipe de projet depuis 2018. “Le nouveau design concerne toutes les personnes travaillant dans le service administratif, du directeur général jusqu'à l'employé de bureau”, dit-elle. “Le fait que tout le monde ait été amené et impliqué était très important à chaque étape. Un tel changement n'est possible qu'ensemble". Le projet n'est pas mené de haut en bas. La direction fournit éventuellement quelques lignes directrices, mais elle laisse aux employés le soin de régler les détails.

L'une des directives est de supprimer les bureaux individuels. La direction n'est même pas autorisée à en avoir. C'est un grand pas en avant car cela signifie, bien sûr, la fin des anciens privilèges. GEALAN comprend que la transformation signifie rompre avec les vieilles habitudes, quitter sa zone de confort et oser la nouveauté. La deuxième ligne directrice stipule que nous nous concentrons sur le travail axé sur le flux de travail. Les employés ne sont pas assis les uns à côté des autres parce que les choses ont toujours été ainsi, mais plutôt parce que le processus et la logique de travail déterminent où ils doivent se trouver. Ce n'est peut-être pas si important pour des départements comme les RH, car "nous pouvons nous asseoir partout", explique Tanja Avci, mais ça l'est pour d'autres départements qui sont directement liés les uns aux autres en termes de contenu : “C'est pourquoi nous plaçons la gestion des produits au centre et organisons le développement des systèmes, le département d'ingénierie, la gestion des matériaux, les ventes et le marketing autour d'elle sur un seul étage et dans une seule zone - c'est vraiment la "grande réussite" du concept.”

Pour quel segment de marché conçoit-on un produit, pourquoi le conçoit-on de cette manière précise, comment traduit-on l'innovation en arguments de vente, comment les réactions des clients influencent-elles la prochaine conception du système - toutes ces choses sont directement interconnectées et le dialogue est favorisé par la proximité. Personne ne doit décrocher le téléphone ou s'aventurer dans un autre bureau pour clarifier une question. La communication s'accélère automatiquement dans le multispace. Tout le monde est tenu au courant des informations. Les lignes de communication sont plus courtes, ce qui augmente l'efficacité globale et profite à tous. Les cycles de développement de nos produits se raccourcissent, nous devons prendre des décisions plus rapidement et nous devons échanger en permanence afin de faire face à la complexité croissante. Les mentalités en silo où c'est chacun pour soi et où l'on se coupe du monde, cela ne mène qu'à des malentendus. “Notre objectif est que chacun sache comment ses décisions influencent les autres. Que tout le monde sache comment nous sommes liés.” Les nouveaux bureaux doivent servir ce grand objectif d'échange et de communication accrus, et ne sont pas un symbole de statut.

GEALAN sort des sentiers battus. “Nous avons d'abord voulu voir comment les autres font les choses et explorer les exemples de meilleures pratiques. Voir comment les autres créent des environnements de bureau modernes et de nouvelles méthodes de travail". L'équipe de projet, composée de membres des départements RH, Organisation, Informatique et Facility Management, s'intéresse à une société de logiciels, mais aussi aux idées de la société Fraunhofer et d'Audi. “Beaucoup d’idées semblent bonnes en théorie", déclare Tanja Avci. “Mais ce n'est qu'en regardant des exemples concrets que l'on peut vraiment prendre une décision". Qu'est-ce qui fonctionne pour GEALAN et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Une chose est claire, cependant, après les premiers constats : "Le fait que tout le monde partage les bureaux et n'ait pas son propre poste de travail permanent n'est pas quelque chose que nous voulons. L'un de nos objectifs était de créer un sentiment de “chez-soi”, et ce n'est pas possible si on travaille dans un endroit différent chaque jour", déclare Tanja Avci. “En outre, nous pouvons travailler sur la base de projets, mais ce n'est pas la seule chose que nous faisons". Le bureau ouvert tel qu'on le voit traditionnellement aux États-Unis n'est pas non plus une option : "Cette configuration en rangée comme dans un centre d'appels où tout le monde se cache parce qu'il a du mal à se concentrer et parce que c'est trop bruyant aurait été tout sauf un progrès pour nous". GEALAN ne tient pas à avoir de grands espaces, mais veut des synergies significatives.

“Nous ne voulions en aucun cas être aveugles face aux défauts de l'entreprise, mais plutôt nous appuyer délibérément sur l'apport de parties externes, de professionnels", déclare Tanja Avci. GEALAN fait appel à des experts. Le contrat est attribué à un grand acteur : VITRA, connu dans le monde entier pour ses créations classiques telles que la Eames Lounge Chair et la Panton Chair, se chargera du design. Une délégation de GEALAN se rend à Weil am Rhein, où se trouve le campus de VITRA et ses bâtiments emblématiques tels que le Design Museum. Avec VITRA, c'est un tout nouveau jeu de cartes qui est "littéralement" distribué pour les nouveaux bureaux. Au cours de l'atelier stratégique, les plans du département administratif de GEALAN sont étalés sur la table, étage par étage, les responsables de division placent des cartes dessus, positionnent les divisions et choisissent où et combien de postes de travail il doit y avoir. La mise au point sera effectuée par le personnel à un moment ultérieur, lors de l'atelier des utilisateurs, lorsqu'il complétera les plans bruts avec des cartes : une carte pour un double disque, une autre pour une imprimante, une pour une armoire, une pour une machine à café et une autre pour une zone de calme. C'est ainsi que les plans commencent à prendre forme - carte par carte. Les consultants en poste de travail et les architectes d'intérieur de VITRA laissent tout cela s'exprimer dans le design.

Des bureaux réglables en hauteur avec une plus grande profondeur de travail et de nouvelles chaises confortables au poste de travail - les divisions choisissent elles-mêmes les couleurs - des zones créatives avec des tabourets et des tableaux de papier, des zones de réunion où les gens peuvent également prendre un café de temps en temps, des filtres à air, des absorbeurs de bruit, des plantes et beaucoup de lumière partout - les nouveaux bureaux sont immédiatement accueillants. Il est important qu'il y ait aussi des endroits où chacun puisse se réfugier. “La confidentialité était un enjeu majeur", explique Tanja Avci. Un directeur général doit bien sûr pouvoir parler en toute tranquillité, mais chaque employé a également cette possibilité : si je veux parler au téléphone en toute tranquillité ou participer à une vidéoconférence, j'utilise le box pour les discussions individuelles ou l'une des autres salles de réunion". C'est la seule façon pour que le multispace devienne vraiment un espace libre et ouvert. S'entêter à imposer une idée n'est pas une option pour toutes les parties concernées. “Nous restons flexibles. Si quelque chose ne fonctionne pas, nous le changeons". GEALAN aime penser de manière indépendante.

Le numérique joue un rôle majeur dans les bureaux : postes de travail sur ordinateur portable, utilisation d'appareils mobiles, casques, options de visualisation, accès à distance, environnement confortable pour la vidéoconférence - tout est pris en considération. Les outils numériques ne nécessitent souvent plus d'être présent en personne. C'est aussi pourquoi la possibilité de travailler à domicile deux jours par semaine fait partie intégrante du nouveau concept de travail de GEALAN. “L'aménagement des bureaux est basé sur le fait qu'environ 75 % du personnel travaille en personne sur le site d'Oberkotzau", explique Tanja Avci. Les nouveaux espaces et leur atmosphère agréable pourraient toutefois donner à certains une raison de travailler moins à domicile et d'être plus présents au bureau. 

Bien sûr, il y avait aussi quelques inquiétudes au début", dit Tanja Avci : "Serai-je encore considéré comme un individu avec ces grands espaces ? Comment sera le bruit de fond ? Aurai-je assez d'espace de rangement ? Prendre ces préoccupations au sérieux a constitué une partie importante du processus. Cependant, il a toujours été clair que le choix de GEALAN est celui du changement et non celui de l'immobilisme. Car en fin de compte, les avantages l'emportent clairement sur les inconvénients. Je peux mieux travailler dans notre nouveau bureau", déclare Tanja Avci. Dans un bureau de deux personnes, il est difficile de rester concentré sur quelque chose lorsque l'autre personne est au téléphone, par exemple - c'est beaucoup plus facile ici, car le niveau sonore est réparti dans un espace plus grand. La communication devient plus importante : je parle davantage à mes collègues, et j'ai l'impression qu'il est plus facile de se réunir et de rester en contact les uns avec les autres.

Le troisième étage est terminé, la construction du deuxième étage est prévue pour 2023, et le premier étage - l'élément central et le plus grand changement - suivra directement après. C'est ainsi que ce que VITRA appelle "Net 'n' Nest" devient peu à peu une réalité chez GEALAN : le bureau sert de centre de communication tout en offrant un endroit où se retirer. “Un véritable chez-soi", déclare Tanja Avci. Et un lieu plutôt élégant.