SAP? Já está a funcionar!

Susana Santos (43 anos) é madrugadora e muito ativa de manhã. A primeira coisa que faz é escrever uma lista de tarefas, só para esse dia. Susana Santos adora listas de tarefas. É muito boa a fazer coisas e a marcá-las. “Faz-me sentir bem”.

Costuma dizer-se que os informáticos são uns cromos. Susana Santos é o oposto: aberta, comunicativa, cativante. Filha de emigrantes portugueses, desde muito jovem que tem uma afinidade com os computadores. Quando andava no secundário, achava a datilografia e a estenografia aborrecidas, pelo que optou por informática, uma disciplina rara no início dos anos noventa. Em Hof, era uma dos oito alunos do sétimo ano e a única rapariga. Aos dezesseis anos, comprou o seu primeiro computador, "com uma unidade de disquete e um ecrã enorme. Li as instruções, instalei tudo sozinha e aprendi sozinha o Word e o Excel. Enquanto os outros miúdos jogavam Pac-Man e Tetris, Susana Santos começou a datilografar todos os seus cadernos, a guardar o conteúdo em disquetes e a arrumá-los; "fazia-o por diversão".

Susana Santos sabia o que queria fazer depois da escola. Queria estudar depois de se licenciar, mas primeiro queria urgentemente trabalhar no campo. "Depois de doze anos de estudos, eu queria mesmo trabalhar”. Candidatou-se a todas as grandes empresas da região de Hof, mas a GEALAN foi a mais rápida a aceitá-la. Susana Santos tornou-se escriturária industrial e trabalhou em todos os departamentos, como é habitual para os estagiários. "Ainda hoje benefício com isso: sei exatamente o que os meus colegas fazem e aprecio o contacto pessoal”. Para Susana Santos, tão claro como o seu desejo de trabalhar depois da escola era o facto de querer continuar a estudar. A GEALAN ofereceu-lhe a oportunidade perfeita com o programa de estudos duplos, que na altura ainda se chamava "estudo com prática aprofundada". Após a sua aprendizagem, estudou administração de empresas na Universidade de Ciências Aplicadas de Hof a partir de 2001, trabalhando na GEALAN durante as pausas semestrais e os dois semestres práticos. "Desta forma, ganhei sempre dinheiro e pude financiar os meus estudos”.

Susana Santos gosta de pensar fora da caixa. Embora estivesse a estudar Administração e Gestão de Empresas com uma especialização em Marketing e Controlo, quando lhe perguntaram na GEALAN se queria tentar a sua sorte na área das TI, respondeu espontaneamente que sim: "Não se tratava apenas de configurar um computador, mas de encontrar soluções criativas. Quando os colegas tinham um problema no seu fluxo de trabalho, tínhamos de encontrar uma forma de o resolver da maneira mais inteligente possível com a ajuda dos cientistas informáticos. Achei isso emocionante. Um sistema de programação para encomendas de clientes, um sistema de feedback para a produção que informa sobre quantidades, rejeições, tempos, uma atualização para o sistema de gestão de armazéns LFS”. Susana Santos estava a entrar cada vez mais nas TI e, desde então, nunca mais as deixou. "O facto de não ter estudado informática não é uma desvantagem; vejo muitas coisas de um ponto de vista comercial e de marketing. Isso ajuda-me a ver o quadro completo e não apenas as questões de TI em si. E há especialistas em programação na equipa”. Susana Santos já estava a escrever a sua dissertação sobre um tema que vai determinar o seu futuro profissional: a SAP.

Em 2005, já com o curso de gestão de empresas, Susana Santos ingressa na GEALAN como assistente do diretor da divisão de informática. Em 2007, a GEALAN começou a trabalhar com soluções SAP, inicialmente na área comercial e de gestão de materiais. A introdução alargada do SAP na GEALAN demorou vários anos e envolveu um investimento de cerca de 10 milhões de euros. O maior projeto informático alguma vez realizado pela GEALAN tornou-se a especialidade de Susana Santos. Os preparativos começaram na sede em Oberkotzau em 2016. O objetivo da introdução do SAP era substituir o software ERP (planeamento de recursos empresariais) desatualizado e torná-lo o software central para a GEALAN gerir, controlar e planear quase todos os processos empresariais e fluxos de informação na sua cadeia de abastecimento. Existe um módulo SAP adequado para cada área, desde a encomenda até à entrega e à faturação. Se um cliente fizer uma encomenda à GEALAN, é criada uma ordem de compra no SAP. Se as mercadorias forem fabricadas de raiz em vez de serem entregues a partir do armazém, a ordem de produção é criada no SAP e a entrega é programada. Quando as mercadorias estão a caminho do cliente, o SAP informa o cliente de que a fatura pode ser criada. O sistema também regista as entradas e saídas de pagamentos. "A única interrupção do sistema é a recolha de encomendas. Quisemos continuar a confiar no nosso sistema de gestão de armazéns, que funciona muito bem e foi feito à medida para nós".

Susana Santos está otimista. "Sempre tive em mente as vantagens que o SAP nos oferece: uma interface de utilizador moderna e muito mais agradável de trabalhar do que os antigos ecrãs verdes, bem como uma navegação intuitiva nos menus, melhor disponibilidade dos dados e maior facilidade de trabalho. Já não tenho de clicar e percorrer os números dos segmentos. Finalmente, vejo todas as informações, como todas as encomendas dos clientes, imediatamente”. O SAP é um sistema integrado, o que significa que todas as alterações no início da cadeia desencadeiam imediatamente alterações mais abaixo na cadeia. Uma nova ordem de venda desencadeia diretamente uma ordem planeada na produção. Naturalmente, o SAP também permite uma verdadeira automatização. Um termo que faz algumas pessoas pensarem em racionalização e temerem pelos seus empregos. "É por isso que foi tão importante envolver todos os funcionários desde o início e explicar-lhes que continuariam a ser necessários". Como muitos outros grandes projetos da GEALAN, a implementação do SAP não é feita de cima para baixo. O pessoal do projeto, designado por utilizadores-chave, vem de todos os departamentos e recebe formação contínua em SAP. Incorporam os conhecimentos do seu departamento no SAP. Por outras palavras, determinam o que deve ser incluído e como. Também atuam como multiplicadores no seu departamento, explicando aos seus colegas como utilizar o software SAP e respondendo às suas perguntas. "Esta gestão da mudança é importante", diz Susana Santos. “Juntos damos forma à mudança”.

Algumas pessoas esperam que as coisas venham ter com elas, mas não Susana Santos. Ela é uma planeadora consumada. Quando viaja, e adora fazê-lo com a família, começa por fazer uma grande pesquisa sobre o que todos querem experimentar. Depois, planeia meticulosamente todos os dias das férias, em Excel, claro: chegada a Amberes às 9 horas, centro da cidade, câmara municipal, catedral, almoço no Wafflehouse, partida às 14 horas para Calais, ferry para Dover, depois White Cliffs, e por aí fora. Desta forma, todos os dias de férias são bem aproveitados. Uma grande viagem de férias é constituída por uma lista de ações sucessivas. Susana Santos abordou a SAP de uma forma muito semelhante. No início, foi feita uma análise abrangente; depois, o grande projeto de introdução do SAP foi dividido em ações mais pequenas que foram processadas passo a passo. "Nesta fase, nada pode ser esquecido. Todos os departamentos têm de fazer a sua parte. Os colegas têm muita informação nas suas cabeças, em tabelas Excel, em documentos Word. Tivemos de extrair toda esta informação (como trabalham, como são os seus processos) e integrá-la no software para que este faça o que queremos”.

Depois veio a fase de anteprojeto. A equipa de projeto SAP elaborou um conceito para cada módulo SAP, testou tudo exaustivamente e formou os funcionários. Só depois de garantir que tudo estava correto é que os dados foram transferidos do sistema antigo para o novo. Em seguida, os funcionários foram activados como utilizadores e os elementos do sistema antigo foram transferidos. Depois veio o grande momento: o arranque em Oberkotzau a 1 de janeiro de 2019. "Cheguei muito cedo; um pouco nervosa, claro. Tínhamos um plano de transição preciso, quando as ações seriam transferidas do sistema antigo para o SAP e, claro, um plano de contingência que teria colocado o nosso sistema antigo em funcionamento, caso as coisas corressem mal. A primeira encomenda de um cliente estava em curso. A primeira entrega estava a caminho. "Avançámos passo a passo. Uma mudança como esta não é uma coisa pequena. A equipa de projeto passou semanas a olhar por cima dos ombros dos colegas, a resolver problemas." Uma boa preparação e um apoio próximo valeram a pena. A mudança para SAP funcionou e tornou-se um grande sucesso, e Susana Santos foi promovida a líder de grupo em consultoria de aplicações de TI em 2019.

A GEALAN está também a implementar o SAP nas suas filiais internacionais, começando pela Croácia em 2020, seguida da França, Polónia e Roménia em incrementos anuais; a GEALAN BALTIC seguir-se-á em 2025. Desde 2021, Susana Santos supervisiona o projeto de implementação do SAP. Para ela, é importante que a implementação ocorra sempre em condições de igualdade. “É claro que normalizamos os nossos processos de TI para que todos falemos a mesma língua, mas não é uma via de sentido único. Também recebemos informações dos nossos colegas estrangeiros: a Polónia estava muito à nossa frente em termos de digitalização. A sua entrada de encomendas era quase totalmente eletrônica e nós aprendemos com eles”.