Mais do que uma simples mudança de imagem

Tanja Avci (44) sobe as escadas. O caminho para o seu escritório pela manhã levou-a recentemente para o terceiro andar. "Quando me sento, preciso de um café para me acalmar", brinca ela. Como Chefe de Equipa de Recursos Humanos, Tanja Avci é uma das primeiras pessoas na GEALAN a desfrutar do novo ambiente de escritório porque o seu departamento é o projeto-piloto: foi a primeira a mudar-se para o "multi-espaço" (como ela lhe chama) ou "espaço aberto" (como outros diriam).

O plano para modernizar os escritórios da GEALAN em Oberkotzau foi concebido há muitos anos. Tanja Avci tem vindo a apoiar todo o processo como parte da equipa do projeto desde 2018. "O novo desenho diz respeito a todos os que trabalham no departamento de Administração, desde o CEO até ao empregado", diz ela. "O facto de todos terem participado e estarem envolvidos foi muito importante em todas as fases. Fazer uma mudança como esta só é possível em conjunto. O projeto não é de cima para baixo. A direção pode dar algumas orientações, mas deixa os pormenores nas mãos dos empregados.

Uma das diretrizes é a abolição de gabinetes individuais. A direção não pode sequer tê-los. Este é um passo enorme porque, claro, significa acabar com os velhos privilégios. GEALAN compreende que transformação significa quebrar velhos hábitos, sair da zona de conforto e ousar algo novo. A segunda diretriz estipula que nos concentramos no trabalho orientado para o fluxo de trabalho. Os trabalhadores não se sentam uns ao lado dos outros porque sempre foi este o caso, mas porque o processo de trabalho e a lógica determinam onde eles devem estar. Isto pode não ser tão importante para departamentos como RH, porque "podemos sentar-nos por todo o lado", diz Tanja Avci, mas para outros departamentos que estão diretamente relacionados entre si em termos de conteúdo, é: "É por isso que colocamos a gestão de produtos no centro e organizamos o desenvolvimento de sistemas, engenharia, gestão de materiais, vendas e marketing à sua volta, num só andar e numa só área. Essa é realmente a 'grande realização' do conceito".

Para que segmento de mercado um produto é concebido, porque é concebido exatamente dessa forma, como a inovação é traduzida em argumentos de vendas, como o feedback do cliente influencia o próximo desenho do sistema... todas estas coisas estão diretamente interligadas e o diálogo é fomentado pela proximidade. Ninguém tem de pegar no telefone ou aventurar-se a outro escritório para esclarecer uma questão. A comunicação é automaticamente intensificada no multi-espaço. Todos estão actualizados. São criadas linhas de comunicação mais curtas, o que aumenta a eficiência global e beneficia toda a gente. "Os nossos ciclos de desenvolvimento de produtos estão a ficar mais curtos, temos de tomar decisões mais rapidamente e precisamos de partilhar constantemente uns com os outros para lidar com a crescente complexidade. A mentalidade do silo, onde todos se isolam, só leva a mal-entendidos. "O nosso objetivo é que todos saibam como as suas decisões têm impacto nos outros. Queremos que todos saibam como estamos interligados". Os novos escritórios devem servir este propósito maior de mais intercâmbio e mais comunicação. Não são um símbolo de status.

GEALAN pensa fora da caixa. "Primeiro quisemos ver como outros o estavam a fazer e explorar exemplos de boas práticas. Para ver como outros criam ambientes de escritório modernos e novas formas de trabalho". A equipa do projeto, constituída por membros de RH, Organização, TI e Gestão de Instalações, analisa uma empresa de software, mas também ideias da Sociedade Fraunhofer e Audi. "Muitas coisas soam bem em teoria", diz Tanja Avci, "mas só quando se vêem exemplos reais é que se pode tomar uma decisão". O que funciona e o que não funciona para o GEALAN? Uma coisa é clara, porém, após as primeiras conclusões: "Cada um que partilha mesas e não tem o seu próprio posto de trabalho permanente não é algo que desejemos. Um dos nossos objetivos era criar uma casa, e isso não é algo que se possa fazer se se trabalhar num lugar diferente todos os dias", diz Tanja Avci. "Além disso, podemos trabalhar com base num projeto, mas isso não é a única coisa que fazemos. O escritório em plano aberto, como se vê tradicionalmente nos EUA, também não é uma opção: "Esta configuração em linha, como num callhop, onde todos se escondem porque dificilmente se podem concentrar e porque é demasiado barulhento, teria sido tudo menos progresso para nós". GEALAN não se esforça por grandes salas, mas procura sinergias significativas.

"De forma alguma quisemos ignorar as próprias falhas da empresa, mas dependemos deliberadamente da contribuição de pessoas de fora, de profissionais", diz Tanja Avci. GEALAN chama os peritos. O contrato é adjudicado a uma grande empresa: VITRA, conhecida mundialmente pelos seus designs clássicos como a Cadeira Eames Lounge e a Cadeira Panton. Uma delegação do GEALAN desloca-se a Weil am Rhein, onde se encontra o campus de VITRA e os seus edifícios emblemáticos, como o Museu do Design. Com VITRA, uma nova mão de cartas é "literalmente" distribuída para os novos escritórios. Durante a oficina de estratégia, os planos do departamento de administração da GEALAN são colocados na mesa piso a piso, os chefes de divisão colocam os cartões em cima, posicionam as divisões e escolhem onde e quantos postos de trabalho devem existir. Mais tarde, durante a oficina do utilizador, o pessoal afina os planos rudes com cartões: um cartão para um disco duplo, um para uma impressora, um para um armário, um para uma máquina de café e um para uma área tranquila. É assim que os planos começam a tomar forma; cartão a cartão. Os consultores de estações de trabalho e designers de interiores da VITRA deixam tudo fluir para o design

Carteiras reguláveis em altura com maior profundidade de trabalho e novas cadeiras confortáveis no posto de trabalho - as divisões escolhem as cores - zonas criativas com bancos e flipcharts, zonas de reunião onde também se pode tomar um café informal de vez em quando, filtros de ar, absorvedores de som, plantas e muita luz em todo o lado. Novos escritórios são imediatamente convidativos. É também importante que haja lugares onde todos possam refugiar-se. "A confidencialidade era uma questão muito importante", diz Tanja Avci. "Claro que um CEO tem de ser capaz de falar em silêncio, mas todos os empregados também têm essa oportunidade. Se eu quiser falar calmamente ao telefone ou participar numa videoconferência, utilizo a caixa de conversação individual ou uma das outras salas de reunião. Esta é a única forma de o multi-espaço se tornar realmente um espaço livre e aberto. Estar determinado a impor uma ideia não é uma opção para todas as partes envolvidas. "Somos flexíveis. Se algo não funciona, nós mudamo-lo". GEALAN gosta de pensar de forma independente.

A digitalização desempenha um papel fundamental nos escritórios: estações de trabalho com computadores portáteis, utilização de dispositivos móveis, auscultadores, opções de visualização, acesso remoto, um ambiente confortável para videoconferência - tudo é tido em conta. Muitas vezes, as ferramentas digitais já não requerem a sua presença pessoal. É por isso que a possibilidade de trabalhar a partir de casa dois dias por semana faz parte do novo conceito de trabalho da GEALAN. "O desenho do escritório baseia-se em aproximadamente 75% do pessoal que trabalha pessoalmente nas instalações em Oberkotzau", explica Tanja Avci. Contudo, os novos espaços e o seu ambiente agradável poderiam dar algumas razões para trabalhar menos de casa e estar mais no escritório.

"Claro que também houve algumas preocupações no início", diz Tanja Avci: "Ainda serei vista como uma pessoa nos quartos espaçosos? Como será o ruído de fundo? Terei espaço de armazenamento suficiente? O que acontece se alguém tiver uma constipação? Levar estas preocupações a sério foi uma parte importante do processo. No entanto, foi sempre claro que GEALAN opta pela mudança e não pela estática. Porque, em última análise, as vantagens compensam claramente as desvantagens. "Posso trabalhar melhor no nosso novo escritório", diz Tanja Avci. "Num escritório para duas pessoas é difícil concentrar-se em algo quando a outra pessoa está ao telefone, por exemplo; aqui é muito mais fácil porque o nível de som está espalhado por um espaço maior. A comunicação torna-se mais importante: falo mais com os meus colegas e acho mais fácil encontrar-me e estar em contacto uns com os outros.

O terceiro andar está terminado, o segundo está previsto para construção em 2023, e o primeiro andar - o elemento central e a maior mudança - seguir-se-á imediatamente a seguir. É assim que aquilo a que VITRA chama "Net 'n' Nest" está gradualmente a tornar-se uma realidade no GEALAN. O escritório serve como um centro de comunicação ao mesmo tempo que proporciona um lugar de retiro. "Um verdadeiro lar", diz Tanja Avci - e com estilo.