Especialista em compras

"Quando tudo corre bem no nosso departamento de compras, quase nem reparam que existimos. Mas quando há algum problema, os nossos telefones começam logo a tocar", diz Rebecca Fichtelmann, entre risos. Ela e a sua equipa de gestão de materiais composta por sete pessoas trabalham todos os dias para fornecer à GEALAN tudo o que a empresa precisa para funcionar com êxito e sem sobressaltos. A secção de receção de mercadorias em Oberkotzau, que conta com mais dois colaboradores, também faz parte do departamento da Fichtelmann. As compras abrangem três áreas diferentes: matérias-primas, produtos para revenda e consumíveis. "Compramos PVC, a nossa principal matéria-prima, bem como todos os aditivos: agentes modificadores e dióxido de titânio, mas também material de vedação. Entre os produtos para revenda incluem-se, por exemplo, perfis em aço. Os consumíveis incluem tudo o que nos faz falta dentro da empresa: desde calçado de segurança a parafusos, passando por toalhas descartáveis para as casas de banho. Além disso, tratamos da gestão das viagens."

Escassez de recursos raramente vista

A lista de compras da GEALAN é muito especial. Em tempos normais, o desafio consiste em garantir cada artigo com a máxima qualidade ao melhor preço – uma tarefa que Rebecca Fichtelmann adora: "Todos os dias de compras são empolgantes. Quando temos longas negociações e alcançamos solução ideal para a GEALAN, fico realmente satisfeita." Desde 2020, no entanto, tornou-se mais complicado obter matérias-primas: "A empresa teve um crescimento enorme, o que é, obviamente, excelente – o nosso volume de vendas no primeiro semestre de 2021 foi 35% superior ao período homólogo do ano passado! Em contrapartida, desde finais de 2020, tem havido uma grande escassez de materiais necessários à nossa atividade", refere Fichtelmann. "Falei com um colega que conhece o mercado do PVC há 25 anos e perguntei-lhe o que está a acontecer, porque é inacreditável. Ele respondeu que não é a primeira vez que há problemas de fornecimento, mas nunca a este ponto." Fazer compras para GEALAN é um trabalho que requer profissionalismo e uma certa dose de coragem.

A pandemia de COVID está a varrer todos os mercados como um furacão e a abanar as cadeias de abastecimento, mas não é o único desafio, de acordo com a análise de Fichtelmann: "No setor do aço, os altos-fornos foram encerrados, causando constrangimentos nos nossos fornecedores de aço. O nosso fabricante de PVC declarou motivos de força maior devido às grandes quebras no setor do PVC. Em alguns casos, havia trabalhos de manutenção em curso nos fabricantes de PVC e a produção parou. As quantidades previamente produzidas já tinham destino – a procura é incrivelmente elevada." Nos EUA, chegaram as geadas e tempestades violentas, o que obrigou fábricas de PVC a parar completamente e colocou as unidades europeias sob ainda mais pressão. A COVID afetou simultaneamente a logística: "Os prazos de entrega atrasaram-se, as transportadoras começaram a ter problemas com os controlos de COVID nas fronteiras e os camiões paravam porque os motoristas tinham testes positivos." São acontecimentos globais imprevisíveis que estão a ter impacto nos mercados europeus e na forma como GEALAN gere as suas compras. No meio disto tudo, estar de olho na conjuntura e planear de forma realista: é aqui que reside a arte de comprar.

O resultado é um enorme aumento dos preços

"Assistimos a um enorme aumento dos preços. Com os fornecedores, isto culminou numa abordagem de pegar ou largar – já nem havia margem para negociar. Hoje em dia, preocupamo-nos cada vez mais com a segurança do abastecimento em detrimento dos preços." A procura da GEALAN por cada uma das suas matérias-primas nunca cessa, apesar desta situação: são preferencialmente produzidas na Alemanha e a qualidade é continuamente verificada pelo nosso departamento de investigação e desenvolvimento. As parcerias de longa data com os fornecedores de matérias-primas são mais importantes do que nunca, com vista a impulsionar conjuntamente inovações ao nível dos materiais, e são cultivadas em conformidade. "Como é óbvio, discutimos todas as especificações com os departamentos especializados, pois são eles os peritos, mas os preços, as condições de pagamento e os prazos de entrega são negociados pelo departamento de compras. Interagimos muito com as nossas empresas afiliadas no estrangeiro, enviamos materiais para aqui e para ali e recorremos à nossa rede de contactos. Assim, crescemos de forma mais próxima e agimos a um nível mais global."

Em tempos de pandemia, a gestão das viagens torna-se quase impossível e, não fosse a loucura das circunstâncias, isso até podia ser visto de forma positiva: um alívio para o departamento de compras, que seria responsável por cada reserva de voo e hotel. Enquanto o mercado mundial das matérias-primas vive este turbilhão, são os pormenores que levantam problemas em Tanna e Oberkotzau: "Por exemplo, acabou-nos a fita adesiva. Sem fita adesiva, não podemos embalar os nossos recipientes e, por isso, a película aderente soltava-se dos recipientes em Tanna. Precisávamos de uma solução rápida: a nossa fita adesiva tem de ser transparente, resistente aos raios UV e altamente adesiva, cabendo-nos lidar com estas especificações de produto de forma célere e eficaz."

Sem paragens graças à coordenação interna

Tendo em conta a escassez de matérias-primas, o desafio da compra reside nas palavras "apesar de tudo": apesar de tudo, as matérias-primas têm de lá estar, os silos para a preparação de misturas têm de estar cheios, as extrusoras têm de trabalhar. "As matérias-primas são a nossa grande prioridade. Tudo o resto vem depois, embora não possa ser esquecido. E, muitas vezes, temos de controlar o caos."

A estratégia de Rebecca Fichtelmann tem um nome: coordenação. Uma palavra que a diretora de compras utiliza dezasseis vezes na entrevista à GEANOVA – coordenação interna com os departamentos de produção e de investigação e desenvolvimento, tendo em vista a encomenda conjunta de matérias-primas. "Quanto mais informações e notícias de última hora nos chegam sobre os mercados, mais reforçamos as nossas medidas de coordenação."

Rebecca Fichtelmann é alguém que encara os problemas como desafios. Tem talento para a organização, mesmo na vida pessoal. No seu círculo de amigos, é ela que trata de tudo quando chega a hora de decidir o destino de férias ou de um passeio ou que a evento assistir. Ela negaria que existe um talento hereditário para as compras, mas a verdade é que o seu pai era também diretor de compras numa média empresa. Rebecca Fichtelmann é daquelas pessoas que agem na hora, não deixam nada para depois e terminam tudo aquilo que começam. O seu percurso profissional é prova disso: após o ensino secundário e o curso profissional, apresentou apenas uma candidatura – a um lugar de estagiária como técnica comercial na GEALAN, por puro acaso. Assim que entrou na torre de vidro da empresa, teve um bom pressentimento. Durante a entrevista de emprego, sentiu que a química era boa e foi imediatamente aceite. Em 2007, começou a sua formação na área das compras, que só trocou pelas vendas durante um breve período, e foi contratada. "O trabalho nas compras interessou-me e desafiou-me desde o início. Gostava dos contactos internos e externos e podia trabalhar de forma independente, não havia dois dias iguais. Mas nunca abandonei a ideia de estudar." Assim, além do seu trabalho a tempo inteiro, Rebecca Fichtelmann terminou um curso de economia empresarial à distância, começando depois um curso pós-laboral de gestão de empresas na Universidade Hof de Ciências Aplicadas: "Para mim, era importante estudar sem ter de deixar a GEALAN para o fazer. Recebi o apoio e o incentivo do meu chefe e de todo o departamento, de outra forma não teria sido possível." Durante quatro anos, após um dia inteiro de trabalho e aos fins de semana, encontrou motivação para concluir com êxito um curso exigente – por isso, o diploma universitário de Rebecca Fichtelmann comprova não só os seus conhecimentos, como também a sua determinação e talento para fazer vários malabarismos ao mesmo tempo.

Na GEALAN, é ela que dirige a introdução do SAP na gestão de materiais, conciliando este projeto com a sua dissertação. "Éramos uma equipa jovem, depositaram muita confiança em nós." Para começar com o SAP, o departamento de compras regista todos os processos reais e desenvolve um conceito de referência. Os processos tornam-se mais ágeis e orientados para os objetivos. Todas as tarefas de gestão de materiais serão digitalizadas e praticamente não requerem papel. Será instalado um sistema de arquivo para guias de remessa e confirmações de encomendas ao qual todos poderão aceder, seguir-se-á uma base de dados de contratos e um sistema de controlo de compras, e as interfaces para os outros departamentos terão de estar a funcionar. "Essa foi a parte boa de trabalharmos a todos os níveis: pudemos desenvolver e testar em conjunto. O lançamento aconteceu em 1 de janeiro de 2019 – um dia de grandes emoções para todos nós." O SAP é o primeiro grande projeto de Rebecca Fichtelmann e já se encontra em funcionamento. Passou a desempenhar as funções de chefe de grupo e, em janeiro de 2021, aos 33 anos, assumiu a direção do departamento de gestão de materiais. O teto de vidro com que as mulheres se deparam frequentemente nas suas carreiras não existe na GEALAN.

Rebecca Fichtelmann é nova na função de chefia, mas conta já com muitos anos na equipa de compras e considera-se manifestamente parte da mesma. Acredita firmemente que é graças a esta equipa que existe a capacidade de lidar com tempos conturbados e de gostar daquilo que se faz. "Crescemos imenso em conjunto neste período de crise. Apesar da distância que fomos obrigados a manter, a proximidade e a união estão mais fortes do que nunca. Compreendemo-nos mutuamente, todos damos as nossas opiniões e temos uma profunda convicção: juntos, iremos conseguir."