"We winnen als team"

Volgens hem was de samenwerking met GEALAN een groot teamsucces en de SAP-expert is ervan overtuigd dat er nog veel meer successen zullen volgen. In het GEANOVA-interview legt hij uit waarom pittige discussies de moeite waard zijn, hoe belangrijk kennisoverdracht is en waarom overstappen op de nieuwste SAP-generatie in het begin niet lijkt te helpen, maar in de toekomst zeker zijn vruchten afwerpt. 

Meneer Kreft, uw bedrijf UNIORG brengt al 50 jaar SAP naar bedrijven. De omschakeling van GEALAN naar SAP, was dat voor u een routineklus? Nee, het is echt nooit routine. UNIORG adviseert al geruime tijd GEALAN's moederbedrijf VEKA, maar GEALAN is GEALAN: de processen zijn enigszins anders. Daarom was een nauwkeurige procesanalyse in het begin zo belangrijk. We hebben niet zomaar een oplossing opgelegd, maar ook uitgebreid gekeken naar de werking, de bijzonderheden en de wensen van GEALAN. Het is niet zo dat UNIORG het bedrijf binnenkomt en snel SAP integreert. Het is een flinke klus, het kost tijd en bovenal is het een teamprestatie. 

En het team werkte goed vanuit uw oogpunt? Absoluut, dat was erg prettig. In dit geval is er onze klant GEALAN, is er het moederbedrijf VEKA en zijn wij er, we adviseren, modereren en vinden oplossingen. Het was belangrijk om vertrouwen op te bouwen in dit team van drie, om elkaar te kennen en om te weten wie wat goed kan; dat is de enige manier om dingen bij elkaar te krijgen. Je kunt de software altijd op de een of andere manier beheren, maar het werkt alleen echt goed als je als team werkt. Het persoonlijke vlak is nodig als je samen vooruit wil komen. 

Toch zijn er altijd discussies, uitdagingen. Natuurlijk waren er in het begin ook veel discussies: Moet GEALAN een eigen SAP-client krijgen of niet? Hoe is het warehouse management systeem, dat geen SAP-oplossing is, geïntegreerd? GEALAN hechtte er veel belang aan dat er niets zichtbaar veranderde op het gebied van prijzen, dat alles voor de klanten bleef zoals het was. In de basis rijst altijd de vraag in hoeverre we met SAP standaardisatie willen bereiken en waar het zinvol is om van de standaard af te wijken. De financiële boekhouding is sterk gestandaardiseerd, maar hoe dichter je bij de klant, bij de productie of de logistiek komt, hoe individueler het wordt. Er was een lange en harde discussie. Maar deze gesprekken brengen iets met zich mee: alleen op deze manier hebben we samen de beste weg gevonden. 

Zij zijn ervan overtuigd dat het niet mogelijk is om SAP zomaar bovenop SAP te leggen. Waarom niet? Omdat SAP alleen optimaal ingezet kan worden wanneer er kennis binnen het bedrijf wordt opgebouwd. In feite zijn we facilitators, omdat we bedrijven als GEALAN in staat stellen om bekwaam met SAP te werken en zelf competent te worden. Dit vereist een team van key-users die zich blijven bijscholen en helpen bij het ontwikkelen van oplossingen. GEALAN was vanaf het begin bereid om te investeren in opleidingen, en dat is merkbaar. Dit is goed besteed geld; anders heb je later misschien een state-of-the-art SAP-systeem, dat je maar voor tien procent gebruikt. SAP heeft impact op alle mensen, en het brengt niet meteen enorme voordelen met zich mee in het dagelijkse werk voor iedereen. "Als dit een black box is die ik niet begrijp, dan haak ik af." Daarom is het essentieel om begrip te wekken, om mensen mee te nemen. Het kost meer tijd, maar het is duurzamer. Het genereren van knowhow, vooral bij jonge mensen, zodat iedereen echt gas geeft en zijn ideeën aandraagt. Dat heeft GEALAN buitengewoon goed gedaan. 

Hans-Peter Kreft, geboren in 1964 in Versmold (Oost-Westfalen, Duitsland), is een SAP-kenner. Na zijn opleiding tot industrieel assistent ging hij twee jaar naar de avondschool en hij behaalde hij zijn diploma voor industrieel specialist. Hij werkte voor verschillende industriële bedrijven in de IT-omgeving van materiaalbeheer, productie en logistiek en volgde voortdurend bijscholing. Omdat hij meer en meer met SAP te maken kreeg, wilde hij er zelf mee werken: in 1990 ging hij bij VEKA aan de slag in de ontwikkeling van SAP-applicaties, waar hij afdelingshoofd werd. In 2004 stapte hij over naar UNIORG AG, dat hij nu als een van de vier directeuren leidt. UNIORG heeft bijna 250 medewerkers, is gevestigd in Dortmund, heeft acht andere kantoren in binnen- en buitenland en neemt haar slogan serieus: "Consulting with passion". 

De dag waarop de knop wordt omgezet en SAP live gaat, is spannend voor bedrijven. Alles moet soepel verlopen. Ja. GEALAN leeft van zijn klanten, moet producten verkopen en de klanten mogen, als ze al iets merken, natuurlijk alleen maar verbeteringen opmerken. Je hoort wel eens over bedrijven waar een week lang geen goederen geleverd kunnen worden of waar drie weken lang geen factuur aankomt. Dat mocht hier niet gebeuren. De klant moest vanaf de eerste SAP-dag bevoorraad worden en facturen moesten de deur uit. Om dit te waarborgen hebben we veel tijd en energie geïnvesteerd, diverse integratietesten uitgevoerd en de specialistische afdelingen erbij betrokken. 

Hoe belangrijk is goede ondersteuning in deze fase? De vier tot acht weken na de livegang zijn erg belangrijk. Het is alsof je een auto koopt. Je hebt er lang uitgekeken naar je nieuwe auto en het ziet er geweldig uit. Je betaalt er 40.000 euro voor, dan krijg ik de auto en dan bedenk je eerst: Was dit de juiste beslissing? Hiermee is het hetzelfde, de beslissing moet zich bewijzen. Je kunt niet ineens alleen komen te staan met problemen en in een gat vallen. Daarom staan we in de 'hypercare-fase' op scherp. Als bedrijven besparen op deze ondersteuning, dan ga ik met ze in discussie, want dat is de verkeerde bezuiniging. 

Wat heb je liever: een solide middelgroot bedrijf of een jonge, enthousiaste start-up adviseren? Beide. Natuurlijk is er een verschil tussen het adviseren van een snelgroeiende start-up die heel wendbaar wil zijn in e-commerce en een gevestigd productiebedrijf, waar structuren in de specialistische afdelingen heel stabiel zijn. Bij laatstgenoemde is veel ervaring, maar misschien zijn sommige dingen al te vertrouwd. Ik vind het fijn als ik een afdelingshoofd heb die de strategie bepaalt, maar die misschien ook een duale student heeft die zegt: IT is mijn  ding, hier kan ik iets omzetten. In het verleden dachten afdelingshoofden vaak dat ze automatisch de key-user moesten zijn, maar tegenwoordig is het anders, het gaat om betrokkenheid, niet om functie.   

Kennis van ervaren naar jonge mensen overdragen, is een onderwerp dat je bezighoudt. Heel erg zelf. Ik werk nu 40 jaar in de IT en heb nog steeds ambities om het verschil te maken. Ik hou niet van stilstand en verveling. Maar er zijn dingen waar anderen sneller in zijn dan ik. Bij UNIORG zijn we erin geslaagd om een tweede generatie te ontwikkelen, misschien zelfs een derde. Het doorgeven van kennis is van levensbelang. Je moet misschien wat langer zoeken naar goede stagiaires, maar ze zijn er, en het is leuk om met hen te werken. In mijn werk ben ik soms leraar en soms portier, dat wil zeggen iemand die dereun opent, en soms ben ik de roltrap als er ergens brand is. En dan is er nog het onderwerp strategie: ik vind het prachtig om te zien hoe mensen zich ontwikkelen, om te zien dat iemand op dit gebied beter is dan ik. Ik wil niet de mindere mensen hebben, maar de betere. 

Bedrijven efficiënter zien worden: zijn dat de vruchten van je werk? Absoluut. Gisteren kwam ik tijdens het opruimen een jaarverslag van VEKA tegen uit 2005, en als ik zie wat de omzet toen was en wat het nu is, dan is het mooi om daaraan bijgedragen te hebben. Er zijn veel nieuwe projecten bij GEALAN. GEALAN heeft de softwaretool Staffbase voor interne communicatie geïntroduceerd. Dit heeft niets met SAP te maken, maar het is een state-of-the-art tool voor bedrijfscommunicatie en ziet er echt goed uit. Het feit dat ze nu nadenken over SAP-producten op HR-gebied, over SuccessFactors, over de Ariba-inkoopcatalogussoftware, dat ze een echt goede, krachtige klantenwebshop hebben, dat ze een EDI-verbinding hebben voor bestellingen, dat ze de gegevensevaluatie benaderen met Celonis, dat ze de evaluatie zelf ontwerpen met de SAP Analytics Cloud – GEALAN loopt hierin echt voorop. Wat ik bij GEALAN zie, is gewoon de openheid om te willen verbeteren, en dat is altijd het begin van succes. Ik vergelijk het graag met de Kever bij VW. Op een gegeven moment had hij alle vormen van therapie uitgeput, toen moest er de Golf komen. Ik weet niet of de Golf 1 al beter was dan de laatste Kever. Maar er werd een nieuw platform gevormd om de toekomst op te bouwen. 

U verwijst naar de omschakeling naar SAP S/4HANA, die in januari 2024 bij GEALAN plaatsvond. Wat zal er beter worden met de nieuwste SAP-generatie? Aanvankelijk, eerlijk gezegd, bijna niets. SAP heeft aangekondigd dat het ECC (SAP-software voor enterprise resource planning) na 2027 niet langer zal ondersteunen. Het was dus een must om op S/4 over te stappen. Maar de echte voordelen zijn een paar maanden na de omschakeling pas te zien. Oké, de interfaces zien er moderner uit, ik kan mijn vakantieverzoek beter zien in Fiori-apps. Maar ik zal het botweg zeggen: in de eerste stap is er niets verbeterd voor de gebruikers. S/4 is echter een geweldig platform voor de toekomst, waarmee je sneller kunt handelen, waarmee je de prestaties kunt verhogen, waar meer cloudcomponenten zijn. AI, dashboards, dataminingproducten, enz. kunnen hierop voortbouwen – dat wordt belangrijk. S/4 is de basis voor de verdere ontwikkeling en GEALAN is ook in de toekomst zeer actief in het ontwerpen van interfaces, het implementeren van dashboards en self-services, het vereenvoudigen van analyses en het sneller herontwerpen van processen. Het gaat om wendbaarheid, ook om het gemakkelijker maken om nieuwe bedrijven te implementeren.

Wordt de samenwerking tussen UNIORG en GEALAN voortgezet? Ja. De volgende stap was de uitrol van SAP bij GEALAN Baltic op 1 januari 2025. Nu we GEALAN in Duitsland en een hele reeks aangesloten bedrijven hebben begeleid, zal de inspanning natuurlijk lager zijn. Dit komt ook omdat GEALAN nu zelf ervaring heeft met SAP. En wij zijn niet degenen die de hele tijd met veel mensen in hetzelfde bedrijf willen zijn. Wat wij doen is mensen helpen zichzelf te helpen. 

Maar zijn langdurige, stabiele klantrelaties iets waar u tevreden over bent? Dat geeft niet alleen voldoening, het is ook superleuk om samen iets op te bouwen, ook op de lange termijn. Ik bekijk bij veel van onze klanten: Waar stonden ze 20 jaar geleden en waar staan ze nu? Misschien ben ik een beetje ouderwets, maar ik vind het leuk om te zien wat we hebben bereikt.