Meer dan een make-over

Tanja Avci (44) stuitert de trap op. De weg naar haar bureau leidt haar sinds kort naar de derde verdieping. 'Als ik eenmaal zit, moet ik eerst een koffie drinken om tot rust te komen', grapt ze. Als teamleider HR is Tanja Avci een van de eersten bij GEALAN die van de nieuwe kantooromgeving kan genieten, want haar afdeling is het proefproject.Zij was de eerste die haar intrek nam in de 'multispace' (zoals zij het noemt) of de 'open ruimte' (zoals anderen het misschien zeggen).

Het plan voor de modernisering van de kantoren van GEALAN in Oberkotzau is al jaren geleden ontstaan. Tanja Avci ondersteunt sinds 2018 het hele proces als onderdeel van het projectteam. 'Het nieuwe ontwerp betreft iedereen die op de afdeling Administratie werkt, van de algemeen directeur tot en met de griffier', zegt ze. Dat iedereen werd meegenomen en betrokken was in elke fase, was heel belangrijk. 'Een verandering als deze is alleen samen mogelijk.' Het project wordt niet van bovenaf uitgevoerd. Het management geeft misschien een paar richtlijnen, maar laat de finesses en details volledig over aan de medewerkers.

Een van de richtlijnen is het afschaffen van individuele kantoren. Het management mag ze niet eens hebben. Dit is een enorme stap omdat het een einde maakt aan oude privileges. GEALAN begrijpt dat transformatie betekent breken met oude gewoonten, je comfortzone verlaten en iets nieuws durven. De tweede richtlijn bepaalt dat we ons richten op efficiënt werken. Medewerkers zitten niet bij elkaar omdat dat altijd zo is geweest, maar omdat het werkproces en de werklogica bepalen waar ze moeten zitten. Voor afdelingen als HR is dat misschien niet zo belangrijk omdat 'we overal kunnen zitten', zegt Tanja Avci, maar bij andere afdelingen die inhoudelijk direct met elkaar te maken hebben wel. 'Daarom zetten we Product Management centraal en rangschikken we Systeemontwikkeling, de afdeling Engineering, Materiaalbeheer, Verkoop en Marketing daaromheen op één verdieping en in één ruimte - dat is echt de "grote verdienste" van het concept.'

Voor welk marktsegment ontwerp je een product. Waarom is het precies zo ontworpen? Hoe vertaal je de innovatie in verkoopargumenten? Hoe beïnvloedt de feedback van de klant het volgende systeemontwerp? Al deze zaken zijn direct met elkaar verbonden en de dialoog wordt bevorderd door dicht bij elkaar te zitten. Niemand hoeft de telefoon te pakken of zich naar een ander kantoor te begeven om een vraag op te lossen. De communicatie verloopt gewoon automatisch in de multispace. Iedereen is op de hoogte van het laatste nieuws. Er ontstaan kortere communicatielijnen, waardoor de algehele efficiëntie toeneemt en iedereen profiteert. 'Ontwikkelingscycli voor onze producten worden korter, we moeten sneller beslissingen nemen en we moeten voortdurend met elkaar delen, om ook de toenemende complexiteit het hoofd te kunnen bieden.' Silo mentaliteiten waarbij het ieder voor zich is en je jezelf afsluit, dat leidt alleen maar tot misverstanden. 'Ons doel is dat iedereen weet hoe zijn beslissingen anderen beïnvloeden. Dat iedereen weet hoe we met elkaar verbonden zijn.' De nieuwe kantoren moeten dit grote doel van meer uitwisseling en meer communicatie dienen. Ze zijn geen statussymbool.

GEALAN denkt buiten de kaders. 'We wilden eerst zien hoe anderen het doen en best-practice voorbeelden onderzoeken. Bijvoorbeeld hoe anderen moderne kantooromgevingen en nieuwe manieren van werken creëren. Het projectteam, bestaande uit leden van de afdelingen HR, Organisatie, IT en Facility Management, bekijkt een softwarebedrijf maar ook ideeën van de Fraunhofer Society en Audi. 'Veel dingen klinken in theorie goed', zegt Tanja Avci. 'Maar pas als je echte voorbeelden bekijkt, kun je een beslissing nemen.' Wat werkt voor GEALAN en wat niet? Eén ding is na de eerste bevinding wel duidelijk: 'Dat iedereen bureaus deelt en geen eigen vaste werkplek heeft, is niet iets wat we willen. Een van onze doelstellingen was het creëren van een thuis, en dat is niet iets wat ik kan doen als ik elke dag ergens anders werk', zegt Tanja Avci. 'Bovendien werken we dan wel op projectbasis, maar dat is niet het enige wat we doen.' Ook het open kantoor zoals dat traditioneel in de VS wordt gezien, is geen optie: 'Deze opstelling in een rij als in een callcenter waar iedereen zich verstopt omdat ze zich nauwelijks kunnen concentreren en omdat het te lawaaierig is, zou voor ons allesbehalve een vooruitgang zijn geweest.' GEALAN is niet belust op grote ruimtes, maar op zinvolle synergieën.

'We wilden in geen geval blind zijn voor de eigen tekortkomingen, maar in plaats daarvan bewust vertrouwen op de inbreng van externe partijen, van professionals', zegt Tanja Avci. GEALAN schakelt de deskundigen in. Het contract gaat naar een grote speler: VITRA. Wereldwijd bekend om zijn klassieke ontwerpen zoals de Eames Lounge Chair en Panton Chair. Vitra neemt het ontwerp voor zijn rekening. Een delegatie van GEALAN reist naar Weil am Rhein waar de VITRA-campus en zijn iconische gebouwen, zoals het Design Museum, zich bevinden. Bij VITRA wordt 'letterlijk' een hele nieuwe hand kaarten uitgedeeld voor de nieuwe kantoren. Tijdens de strategieworkshop worden de plattegrondtekeningen voor de afdeling Administratie van GEALAN verdieping voor verdieping op tafel gelegd. De afdelingsmanagers leggen er kaarten op, positioneren de afdelingen en kiezen waar en hoeveel werkplekken er moeten komen. De finetuning gebeurt later door het personeel tijdens de gebruikersworkshop. Zij vullen de ruwe plannen in met kaarten: een kaart voor een dubbele schijf, een andere voor een printer, een voor een kast, een voor een koffiezetapparaat en een andere voor een stiltezone. Zo krijgen de plannen vorm - kaart voor kaart. De werkplekadviseurs en interieurontwerpers van VITRA implementeren dit alles in het ontwerp.

De nieuwe kantoren zijn meteen uitnodigend met in hoogte verstelbare bureaus met meer werkdiepte en nieuwe comfortabele stoelen op de werkplek. De afdelingen kiezen zelf de kleuren. Daarnaast zijn er creatieve zones met krukken en flip-overs, ontmoetingszones waar men ook af en toe een ongedwongen kopje koffie kan drinken. Ook wordt gedacht aan luchtfilters, geluidsabsorbers, planten en veel licht in het geheel. Het is belangrijk dat er ook plekken zijn waar iedereen kan schuilen. ‘Vertrouwelijkheid was een groot probleem’, zegt Tanja Avci. 'Een directeur moet natuurlijk in alle rust over zaken kunnen praten, maar iedere medewerker heeft die mogelijkheid ook: als ik rustig wil telefoneren of wil deelnemen aan een videoconferentie, gebruik ik de box voor één-op-één gesprekken of een van de andere vergaderruimtes.' Alleen zo wordt de multispace echt een vrije en open ruimte. Hardnekkig een idee doordrukken is geen optie voor alle betrokkenen. 'We blijven flexibel. Als iets niet werkt, veranderen we het.' GEALAN houdt van zelfstandig denken.

Digitaliteit speelt een grote rol in de kantoren: laptopwerkplekken, het gebruik van mobiele apparaten, headsets, mogelijkheden voor visualisatie, toegang op afstand, een comfortabele omgeving voor videoconferencing. Aan alles wordt gedacht. Voor digitale hulpmiddelen hoef je vaak niet meer persoonlijk aanwezig te zijn. Dat is ook de reden waarom de mogelijkheid om twee dagen per week thuis te werken deel uitmaakt van het nieuwe werkconcept van GEALAN. 'Het kantoorontwerp is gebaseerd op ongeveer 75 procent van het personeel dat op locatie in Oberkotzau werkt', zegt Tanja Avci. De nieuwe ruimtes en hun aangename sfeer zouden voor sommigen echter een reden kunnen zijn om minder thuis te werken en meer op kantoor te zijn.

Natuurlijk waren er in het begin ook zorgen', zegt Tanja Avci: 'Word ik in de ruime ruimtes nog wel als individu gezien? Hoe zal het achtergrondgeluid zijn? Heb ik wel genoeg opbergruimte? Het serieus nemen van deze zorgen was een belangrijk onderdeel van het proces. Het was echter altijd duidelijk dat GEALAN kiest voor verandering en niet voor blijven zitten. Want uiteindelijk wegen de voordelen duidelijk op tegen de nadelen. 'Ik kan hier in ons nieuwe kantoor beter werken', zegt Tanja Avci. 'In een tweepersoons kantoor is het moeilijk om ergens op gefocust te blijven als de ander bijvoorbeeld aan de telefoon is. Hier gaat dat veel gemakkelijker omdat het geluidsniveau over de grotere ruimte is verspreid. Communicatie wordt belangrijker: ik praat meer met mijn collega's. Ik heb het gevoel dat het gemakkelijker is om samen te komen en met elkaar in contact te blijven.’

De derde verdieping is klaar, de bouw van de tweede verdieping staat gepland voor 2023. De eerste verdieping - het kernelement en de grootste verandering - volgt direct daarna. Zo wordt wat VITRA 'Net 'n' Nest' noemt bij GEALAN beetje bij beetje werkelijkheid: het kantoor dient als communicatiecentrum en biedt tegelijkertijd een plek om je terug te trekken. ‘Een echt thuis’, zegt Tanja Avci. En een behoorlijk stijlvolle.