SAP? Pirmyn!

Susana Santos (43 m.) keliasi anksti ir rytais būna labai aktyvi. Pirmasis jos darbas – sudaryti tos dienos darbų sąrašą. Susana tiesiog dievina darbų sąrašus, ypač jai patinka pažymėti tame sąraše jau atliktus darbus. „Tada labai gerai jaučiuosi“.

Apie IT specialistus dažnai sakoma, kad jie yra uždari keistuoliai. Susana Santos yra visiška priešingybė: atvira, komunikabili, žavi. Portugalų imigrantų darbininkų dukra nuo mažens pamėgo IT. Vidurinėje mokykloje jai pasirodė nuobodu rašyti mašinėle ir stenografuoti, todėl ji pasirinko informatiką, kuri devintojo dešimtmečio pradžioje vis dar buvo neįprastas dalykas. Hofo mokykloje ji buvo viena iš aštuonių septintokų ir vienintelė mergaitė. Būdama šešiolikos, ji nusipirko pirmąjį kompiuterį, „su diskiniu kaupikliu ir didžiuliu ekranu. Perskaičiau instrukcijas, viską įsidiegiau pati ir pati išmokau Word ir Excel“. Kol kiti vaikai žaidė „Pac-Man“ ir „Tetris“, Susana Santos ėmė spausdinti visus savo užduočių sąsiuvinius, įrašyti jų turinį į diskelį ir rūšiuoti. „Aš tai dariau tik dėl pramogos“.

Susana Santos žinojo, ką nori veikti po mokyklos. Baigusi mokyklą ji norėjo studijuoti, bet labai troško tuo pat metu ir dirbti šioje srityje. „Po dvylikos metų mokykloje labai norėjau dirbti“. Ji kreipėsi į visas didžiąsias Hofo regiono įmones ir taip įsidarbino GEALAN. Kaip įprasta praktikantams, dirbo įvairiuose įmonės skyriuose. „Man tai naudinga ir šiandien. Aš tiksliai žinau, ką daro mano kolegos, ir labai vertinu asmeninį bendravimą“. Susana Santos norėjo studijuoti ir tuo pat metu dirbti. GEALAN jai pasiūlė puikią galimybę – dvigubų studijų programą, kuri tuo metu dar vadinosi „studijos su išsamia praktika“. Nuo 2001 m. ji Hofo taikomųjų mokslų universitete studijavo verslo administravimą, o per semestro pertraukas ir abu praktinius semestrus dirbo GEALAN. „Taip visada uždirbdavau pinigų ir galėjau pati finansuoti savo studijas“.

Susana Santos linkusi mąstyti nestandartiškai. Nors ji studijavo verslo administravimą, daugiausia dėmesio skirdama rinkodarai ir vadybai, kai GEALAN jos paklausė, ar nenorėtų išbandyti savo jėgas informacinių technologijų srityje, ji nedvejodama atsakė, kad taip. „Reikėjo ne tik sukonfigūruoti kompiuterį, bet ir rasti kūrybiškų sprendimų. Kai bendradarbiai susidurdavo su problema savo darbo procese, turėjome sugalvoti, kaip ją kuo išradingiau išspręsti pasitelkus IT. Man tai buvo įdomu.“ Klientų užsakymų planavimo sistema, grįžtamojo ryšio sistema gamybai, kuri praneša apie kiekius, brokuotus gaminius, laiką, LFS sandėlio valdymo sistemos atnaujinimas – Susana Santos vis giliau ir giliau gilinosi į informacines technologijas ir nuo to laiko niekada nuo jų nenutolo. „Tai, kad nestudijavau informatikos, nėra trūkumas, nes daug ką matau iš verslo ir rinkodaros pusės. Tai man padeda susidaryti platesnį vaizdą, o ne tik pačias informacines technologijas. Be to, komandoje yra programavimo specialistų“. Susana Santos jau rašo diplominį darbą SAP tema, kuri nulems jos profesinę ateitį.

Turėdama verslo administravimo diplomą kišenėje, 2005 m. Susana Santos pradėjo dirbti GEALAN IT skyriaus vadovo padėjėja, o 2007 m. GEALAN pradėjo dirbti su SAP sprendimais komercijos ir medžiagų valdymo srityse. Platus SAP diegimas GEALAN užtruko kelerius metus ir pareikalavo apie 10 mln. eurų investicijų. Didžiausias kada nors GEALAN įgyvendintas IT projektas tapo Susanos Santos specializacija. 2016 m. pagrindinėje GEALAN būstinėje Oberkotzau mieste prasidėjo pasirengimo darbai. SAP diegimo tikslas buvo pakeisti pasenusią įmonės išteklių planavimo programinę įrangą ir paversti ją centrine GEALAN programine įranga, skirta beveik visiems verslo procesams ir informacijos srautams tiekimo grandinėje valdyti, kontroliuoti ir planuoti kiekvienoje iš visų sričių nuo užsakymų iki pristatymo ir sąskaitų faktūrų išrašymo. Kiekvienam šiam etapui skirtas atitinkamas SAP modulis. Jei klientas pateikia GEALAN užsakymą, užsakymas sukuriamas SAP sistemoje. Jei produktai gaminami iš naujo, o ne pristatomi iš atsargų, SAP sistemoje sukuriamas gamybos užsakymas ir suplanuojamas pristatymas. Kai prekės yra pakeliui pas klientą, SAP praneša, kad galima sukurti sąskaitą faktūrą. Sistemoje taip pat registruojami gaunami ir išsiunčiami mokėjimai. „Vienintelė sistemos pertrauka yra komplektavimas. Norime ir toliau remtis savo sandėlio valdymo sistema, kuri puikiai veikia ir yra pritaikyta mums“.

Susana Santos yra optimistė. „Visada turėjau omenyje SAP teikiamus privalumus: modernią vartotojo sąsają, su kuria dirbti daug maloniau nei su senamadiškais žaliaisiais ekranais, taip pat intuityvią meniu navigaciją, geresnį duomenų prieinamumą ir lengvesnį darbą. Man nebereikia slinkti per segmentų skaičius. Pagaliau iš karto matau visą informaciją, pavyzdžiui, visus kliento užsakymus.“ SAP yra integruota sistema, o tai reiškia, kad kiekvienas pokytis grandinės pradžioje iš karto lemia pokyčius tolesnėse grandinės grandyse. Naujas pardavimo užsakymas tiesiogiai iššaukia planuojamą užsakymą gamyboje. Be abejo, SAP taip pat leidžia iš tiesų automatizuoti procesus. Šis terminas kai kuriems žmonėms kelia mintis apie racionalizaciją ir verčia bijoti dėl savo darbo vietų. „Todėl mums buvo nepaprastai svarbu nuo pat pradžių įtraukti visus darbuotojus, paaiškinti visiems, kad jie, žinoma, ir toliau bus reikalingi“. Kaip ir daugelis kitų svarbių GEALAN projektų, SAP diegimas nevyksta iš viršaus į apačią. Projekto diegėjai yra ir pagrindiniai naudotojai. Jie ateina iš visų skyrių ir toliau tobulinasi SAP srityje. Jie į SAP įtraukia savo skyriaus patirtį. Kitaip tariant, jie nustato, kas ir kaip turėtų būti įtraukta. Be to, jie veikia kaip savo departamento multiplikatoriai, aiškindami kolegoms, kaip naudotis SAP programine įranga, ir atsako į jiems kylančius klausimus. „Mes kartu formuojame pokyčius ir toks pokyčių valdymas yra efektyvus,“ – sako Susana Santos.

Yra žmonių, kurie laukia, kol viskas savaime atsiras, bet ne Susana Santos. Ji puikiai planuoja. Keliaudama, o tai mėgsta daryti su šeima, ji iš pradžių daug tyrinėja, ką visi šeimos nariai nori patirti. Tada ji kruopščiai suplanuoja kiekvieną atostogų dieną, žinoma, Excel kalba: 9 val. ryto atvykimas į Antverpeną, miesto centras, rotušė, katedra, pietūs vaflinėje, 14 val. išvykimas į Kalė, keltas į Doverį, tada Baltosios uolos ir t. t. Taip puikiai išnaudojama kiekviena atostogų diena. Puikią atostogų kelionę sudaro nuoseklių veiksmų sąrašas. Susana Santos į SAP žiūrėjo labai panašiai. Iš pradžių buvo atlikta išsami analizė. Vėliau didelės apimties SAP diegimo projektas buvo suskaidytas į mažesnius veiksmus, kurie buvo atliekami žingsnis po žingsnio. „Šiame etape negalima nieko pamiršti. Visi skyriai turi atlikti savo vaidmenį. Kolegos turi daug informacijos savo galvose, Excel lentelėse, Word dokumentuose. Turėjome išgauti visą tą informaciją (kaip jūs dirbate? Kokie jūsų procesai?) ir tada integruoti ją į programinę įrangą, kad ji galiausiai atliktų tai, ko norime“.

Kitas etapas – projekto parengimo etapas. SAP projekto komanda parengė kiekvieno SAP modulio koncepciją, viską nuodugniai išbandė ir apmokė darbuotojus. Tik įsitikinus, kad viskas teisinga, duomenys iš senosios sistemos buvo perkelti į naująją. Tada darbuotojai buvo aktyvuoti kaip naudotojai ir iš senosios sistemos buvo perkelti duomenys. 2019 m. sausio 1 d. centrinėje būstinėje buvo pradėta eksploatuoti naujoji sistema. „Atvykau labai anksti. Žinoma, šiek tiek jaudinausi. Turėjome tikslų perėjimo planą, kada kokie veiksmai bus perkelti iš senosios sistemos į SAP, ir, be abejo, atsarginį planą, pagal kurį senoji sistema būtų vėl pradėjusi veikti tada, jeigu kas nors nepavyktų“. Ir pagaliau pradėtas vykdyti pirmasis kliento užsakymas. Pirmasis pristatymas jau pakeliui. „Žingsnis po žingsnio judėjome į priekį. Toks perėjimas prie naujos sistemos nėra lengvas ir paprastas dalykas. Projekto komanda ištisas savaites žvalgėsi per kolegų pečius, sprendė problemas. Geras pasiruošimas ir glaudus palaikymas pasiteisino!“ Perėjimas prie SAP buvo sėkmingas, o Susana Santos 2019 m. paaukštinta į IT taikomųjų programų konsultavimo grupės vadovės pareigas.

GEALAN taip pat diegia SAP ir savo užsienio filialuose: 2020 m. Kroatijoje, po to Prancūzijoje, Lenkijoje ir Rumunijoje. 2025 m. bus įdiegta ir GEALAN BALTIC. Nuo 2021 m. SAP diegimo projektą prižiūri Susana Santos. Jai svarbu, kad diegimas visada vyktų vienodomis sąlygomis. „Žinoma, standartizuojame savo IT procesus, kad visi kalbėtume ta pačia IT kalba, tačiau tai nėra vienpusis veiksmas. Taip pat sulaukiame ir kolegų iš užsienio indėlio, pavyzdžiui, Lenkija skaitmeninimo srityje buvo daug toliau nei mes. Jų užsakymų įvedimas jau buvo beveik pilnai elektroninis. Žinoma, mes iš to mokomės“.

Pasak Susanos Santos, SAP diegimas susijęs ne tik su vienetukais ir nuliukais, bet ir su žmonėmis, kurie su ja dirba. 2024 m. ji planuoja susitikimą su visais pagrindiniais naudotojais iš visų GEALAN padalinių. „Mano tikslas – kad mes iš tikrųjų augtume kartu kaip komanda, susipažintume vieni su kitais ir apsikeistume idėjomis. IT projektai gali būti valdomi ir tarptautiniu mastu, todėl matau daug puikių naujų galimybių“. Susana Santos įsitikinusi, kad SAP pagreitina verslo procesus, o tai leidžia GEALAN augti dar sparčiau. „Žinoma, SAP projektas niekada nebus baigtas“, –  sako ji. „Mes nuolat tobuliname programinę įrangą ir procesus, pavyzdžiui, stambiu mastu – debesijos sprendimą, skirtą mūsų ryšių su klientais valdymui, ir naują SAP modulį, skirtą įrankių gamybai, o mažesniu mastu – patobulintą konteinerių valdymą ir elektroninę pakuočių informaciją. Tai tik keturi iš daugelio pavyzdžių. 2024 m. GEALAN pereis prie S4/HANA, t. y. kitos SAP technologijos, kurioje bus daugiau vietos saugojimui, dar modernesnė sąsaja ir naujos funkcijos: Tradiciniai sandoriai taps programėlėmis. Pavyzdžiui, pardavimų duomenų analizė tuomet veiks per programėlę, net mobiliąją“.

SAP? Viskas, kas yra Susanos Santos darbų sąraše, tampa realybe.