Pažangus pirkimas

Kai Rebecca Fichtelmann perka, ji neperka duonos, jogurto ir vaisių. Rebecca Fichtelmann dideliais kiekiais perka plastiką ir plieną. Būdama GEALAN pirkimų skyriaus vadovė, ji atsakinga už tai, kad žaliavos būtų nenutrūkstamai tiekiamos kiekvieną dieną. Sudėtinga užduotis. Nepaisant visų iššūkių, žaliavų turi būti, maišymo įrenginio bokštai turi būti pilni, ekstruderiai turi veikti. Rebecca Fichtelmann paaiškina, kokias strategijas geriausia taikyti, kad suvaldytumėte pirkimo chaosą.

"Kai mūsų pirkimų skyriuje viskas vyksta sklandžiai, niekas nepastebi, kad mes egzistuojame. Bet kai iškyla problemų, labai greitai pradeda be perstojo skambėti mūsų telefonai", - sako Rebeka Fichtelmann ir juokiasi. Ji ir dar septyni medžiagų valdymo komandos darbuotojai kasdien dirba tam, kad aprūpintų GEALAN viskuo, ko reikia sėkmingam ir sklandžiam įmonės darbui. Prekių priėmimo skyrius Oberkotzau mieste, kuriame dirba dar du darbuotojai, taip pat priklauso R. Fichtelmann skyriui. Pirkimai vykdomi trijose skirtingose srityse: žaliavų, metalo profilių ir vartojimo reikmenų. "Perkame pagrindinę žaliavą – PVC ir visus priedus: pavyzdžiui, modifikatorius ir titano dioksidą, taip pat sandarinimo medžiagas, o taip pat ir metalo profilius. Vartojimo reikmenims priskiriama viskas, ko mums reikia viduje - nuo apsauginių batų ir varžtų iki vienkartinių rankšluosčių tualetams. Be to, rūpinamės kelionių organizavimu."

Išteklių trūkumo iššūkiai

GEALAN pirkinių sąrašas yra labai konkretus. Įprastomis aplinkybėmis iššūkis yra gauti kiekvieną prekę kuo geresnės kokybės ir už geriausią kainą - tai užduotis, kuria mėgaujasi Rebecca Fichtelmann: "Kiekviena diena pirkimų skyriuje yra įdomi. Kai ilgai diskutuojame ir po to pasiekiame optimalų rezultatą GEALAN - tai mane labai džiugina". Tačiau nuo 2020 m. apsirūpinti žaliavomis tapo sudėtingiau: "Įmonė patiria didžiulį augimą, o tai, žinoma, puiku - mūsų apyvarta 2021 m. pirmąjį pusmetį, palyginti su praėjusiais metais, išaugo 35 proc. Kita vertus, nuo 2020 m. pabaigos labai trūksta mums reikalingų medžiagų", - sako Fichtelmann. "Pasikalbėjau su kolega, kuris PVC rinką pažįsta jau 25 metus, ir paklausiau: Kas vyksta? Aš tiesiog netikiu. Jis atsakė: "Tiekimo problemų būta ir anksčiau, bet niekada tokio masto". Būti GEALAN tiekėju - tai darbas, reikalaujantis profesionalumo ir stiprių nervų.

Fichtelmann teigia, kad koronaviruso pandemija kaip uraganas siaučia per visas rinkas ir sujaukia tiekimo grandines, tačiau tai nėra vienintelis iššūkis: „Buvo uždarytos plieno aukštakrosnės, todėl mūsų plieno tiekėjai susidūrė su sunkumais. PVC sektoriuje gavome pranešimus apie „force majeure“ aplinkybes iš mūsų PVC gamintojo ir turėjome didelių prastovų. Kai kuriais atvejais PVC gamintojai vykdė techninės priežiūros darbus ir gamyba buvo sustojusi. Iš anksto pagaminti kiekiai jau buvo paskirstyti – milžiniškas paklausos augimas ne pagal grafiką“. JAV įsivyravo šalčiai, siautė audros, sugedo ištisos PVC gamyklos, todėl dar didesnį spaudimą patyrė gamyklos Europoje.

Tuo pat metu pandemija paralyžiavo ir logistiką: „Sutriko pristatymo terminai, krovinių vežimo įmonės staiga susidūrė su problemomis dėl koronaviruso kontrolės pasienyje. Sunkvežimiai buvo stabdomi, nes jų vairuotojų testai buvo teigiami“. Tai nenuspėjami pasauliniai įvykiai, kurie daro įtaką Europos rinkoms ir paveikia GEALAN reikalingų žaliavų ir priemonių tiekimą. Stebėti visa tai plačiau ir realistiškai planuoti - štai tikrasis pirkimo menas.

Išaugusios kainos

„Patyrėme ir didžiulį kainų augimą. Tiekėjai ėmė elgtis taip, kaip ir tikėtina tokiu atveju - dėl kainų net nesiderama. Todėl šiandien vis mažiau dėmesio skiriame kainoms ir vis daugiau - tiekimo saugumui užtikrinti“. Nepaisant šios situacijos, GEALAN poreikis kiekvienai savo žaliavai nė sekundei nesumažėja: pageidautina, kad jos būtų tiekiamos iš Vokietijos, o jų kokybę nuolat tikrina įmonės mokslinių tyrimų ir plėtros skyrius. Ilgalaikė partnerystė su žaliavų tiekėjais yra svarbesnė nei bet kada anksčiau, kad būtų galima kartu diegti ir vystyti žaliavų naujoves. „Žinoma, visas specifikacijas aptariame su specialistų skyriais. Juk jie yra ekspertai, tačiau dėl kainų, mokėjimo sąlygų ir pristatymo terminų derasi tiekimo skyrius. Daug bendraujame su savo įmonėmis užsienyje, siunčiame žaliavas pirmyn ir atgal, naudojamės savo tinklu. Dėl to tapome artimesni ir veikiame labiau tarptautiniu mastu“.

Pandemijos metu kelionių valdymas beveik neegzistuoja, ir jei situacija nebūtų tokia beprotiška, tai būtų galima vertinti kaip teigiamą pokytį - palengvinimą pirkimų skyriui, kuris kitu atveju būtų atsakingas už kiekvieną skrydžio ir viešbučio užsakymą. Nors visame pasaulyje žaliavų rinkoje tvyro sumaištis, Tannoje ir Oberkotzau velnias kartais slypi detalėse: „Pavyzdžiui, pritrūko lipnios juostos. Negalime pakuoti savo konteinerių be lipnios juostos, tada Tannoje nuo konteinerių nupučiama plėvelė. Mums reikėjo greito sprendimo: mūsų lipnioji juosta turi būti skaidri, atspari UV spinduliams ir labai lipni. Dėl to esame priversti greitai ir tikslingai spręsti gaminių specifikacijų klausimus“.

Jokių prastovų dėl koordinavimo grupės viduje

Kai pritrūksta žaliavų, pirkimų skyriaus iššūkis yra žodis „vis tiek“: žaliavų vis tiek turi būti, žalaivos maišymo įrenginio bokštai turi būti pilni, ekstruderiai turi veikti. „Žaliavos mums yra svarbiausias prioritetas. Visa kita eina po to. Kartais turime suvaldyti tikrą chaosą“.

Rebekos Fichtelmann strategija yra koordinavimas. Žodis, kurį pirkimų skyriaus vadovė mūsų interviu GEANOVAI metu pakartojo net šešiolika kartų - vidinis koordinavimas siekiant bendrai užsakyti žaliavas - su gamybos ir produktų kūrymo ir vystymo skyriais. „Kuo labiau mus bombarduoja naujos siuntos ir naujienos iš rinkų, tuo labiau stipriname savo koordinacinių susitikimų strategiją“.

Rebecca Fichtelmann - žmogus, kuris problemas vadina iššūkiais. Ji turi organizavimo talentą, taip pat ir asmeniniame gyvenime. Kai jos draugų ratas sprendžia, kur vykti atostogauti, kur vykti į išvyką ar kokiame renginyje dalyvauti, ji yra ta, kuri viskuo pasirūpina. Nors ji ginčytųsi, kad egzistuoja toks dalykas kaip įgimtas talentas pirkti, tačiau faktas, kad jos tėvas taip pat buvo pirkimų vadovas vidutinio dydžio įmonėje. Rebeka Fichtelmann yra ankstyva paukštė, kuri neatidėlioja darbų ir tai, ką pradėjo, priveda iki galo. Tai įrodo jos profesinė karjera. Baigusi vidurinę mokyklą ir technikos koledžą, ji parašė vienintelę paraišką - dėl pramonės tarnautojos praktikos įmonėje GEALAN. Vos įžengusi į įmonę pro stiklinį bokštą, ji pajuto gerą nuojautą. Jau pirmojo pokalbio metu ji iš karto pajuto, kad atmosfera jai tinka, ir buvo greitai įdarbinta. 2007 m. ji praėjo mokymus tiekimo skyriuje, kuriam liko ištikima, išskyrus trumpą stažuotę pardavimų skyriuje. „Darbas tiekimo skyriuje man iš pat pradžių pasirodė įdomus ir sudėtingas. Man patiko vidiniai ir išoriniai ryšiai, galėjau dirbti savarankiškai - nebuvo dviejų vienodų dienų. Tačiau mintis apie studijas manęs neapleido“. Taigi, greta nuolatinio darbo Rebecca Fichtelmann pirmiausia baigė nuotolinio mokymosi kursus ir įgijo verslo administratorės specialybę. Vėliau ji pradėjo studijuoti verslo administravimą Hofo taikomųjų mokslų universitete vakarais: „Man buvo svarbu studijuoti ir dirbti GEALAN. Mano viršininkas ir visas skyrius tam pritarė ir palaikė, kitaip tai nebūtų buvę įmanoma“. Ketverius metus po visos darbo dienos ir savaitgaliais ji motyvavo save studijuoti sudėtingą kursą ir sėkmingai jį baigė. Rebekos Fichtelmann bakalauro diplomas patvirtina ne tik jos žinias, bet ir ryžtą bei talentą vienu metu daryti skirtingus darbus.

Bendrovėje GEALAN ji vadovavo pardavimų valdymo programos diegimui žaliavų valdymo srityje ir stebėjo projektą, rengdama bakalauro darbą. „Buvome jauna komanda, bet mumis labai pasitikėjo”. Norėdamas pradėti taikyti pardavimų valdymo programą, tiekimų skyrius užregistravo visus faktinius procesus ir sukūrė tikslinę koncepciją. Procesai tapo taupesni ir tikslingesni. Visos medžiagų valdymo užduotys buvo suskaitmenintos ir tapo beveik nepopierinės, buvo įdiegta pristatymo pažymų ir užsakymų patvirtinimų archyvavimo sistema, kuria galėjo naudotis visi. Po to, kai pradėjo veikti sąsajos su kitais skyriais, buvo sukurta sutarčių duomenų bazė ir pirkimų kontrolė. „Tai buvo nuostabu, kad dirbome visose srityse, visi kūrėme ir bandėme kartu. Sistema buvo paleista 2019 m. sausio 1 d., kuri mums visiems buvo tikrai jaudinanti diena“. Pardavimų valdymo programa yra pirmasis didelis Rebekos Fichtelmann projektas, ir jis pavyko puikiai. Ji tapo grupės vadove, o 2021 m. sausį, būdama 33 metų, - medžiagų valdymo skyriaus vadove.

Rebecca Fichtelmann vadovės pareigas eina neseniai, tačiau daug metų dirbo tiekimo komandoje, kurios dalimi ji aiškiai save laiko. Ši komanda, jos tvirtu įsitikinimu, yra priežastis, kodėl jai ne tik pavyksta atlaikyti audringus laikus, bet ir mėgautis savo darbu. „Šiuo krizės laikotarpiu mes nepaprastai sustiprėjome kartu. Nepaisant atstumo, kurį teko išlaikyti, artumo jausmas ir komandinė dvasia yra stipresni nei bet kada. Kiekvienas supranta kitą, kiekvienas išsako savo nuomonę ir esame tvirtai įsitikinę: kartu galime viską“.