„Mes laimime, kai veikiame kaip komanda“

Toks buvo ir perėjimas prie SAP S/4HANA, kuris GEALAN buvo pradėtas 2024 m. pradžioje. Šį projektą pavyko įgyvendinti tik dėl daugybės žmonių atsidavimo ir stiprios komandinės dvasios. Nors šio GEALAN proceso išorinis konsultantas Hans-Peter Kreft yra tikras savo srities profesionalas, jis tokius didelio masto projektus vis tiek laiko įdomiais iššūkiais. Jų sėkmė įmanoma tik tuomet, kai darbuotojai turi pakankamą procesų supratimą. Jis sako: „Tai užtrunka ilgiau, tačiau rezultatai yra tvaresni. Perduoti žinias, ypač jauniesiems darbuotojams, kad jie galėtų maksimaliai atsiskleisti, realizuoti savo idėjas – tai GEALAN atliko tiesiog puikiai.“

Perėjimas prie SAP – tai skamba taip, tarsi viskas suktųsi vien tik apie techniką. „Tai netiesa,“ – sako UNIORG generalinis direktorius Hansas-Peteris Kreftas. „Iš tiesų svarbiausia yra žmonės. Komunikacija, pagarba, bendras darbas siekiant vieno tikslo.“ Tik tada, kai žmonių tarpusavio santykiai yra tinkami, o bendravimas atviras ir sąžiningas, toks IT stambus projektas gali tapti tikra sėkme. „Mes arba pralaimime kaip komanda, arba laimime kaip komanda,“ – pabrėžia Kreftas. Jis įsitikinęs, kad bendradarbiavimas su GEALAN buvo puikus komandinės sėkmės pavyzdys, ir tiki, jog ateityje bus dar daugiau tokių projektų. Kodėl ilgos diskusijos atsiperka, kaip svarbus yra žinių perdavimas ir kodėl perėjimas prie naujausios SAP kartos iš pradžių atrodo nereikšmingas, tačiau ateityje įgauna didžiulę vertę, taip GEANOVA interviu metu pasakė Kreftas.

Pone Kreftai, jūsų įmonė UNIORG jau 50 metų diegia SAP sprendimus įmonėse. Ar GEALAN perėjimas prie SAP jums buvo rutininis darbas? Ne, tai niekada nėra rutina. UNIORG jau seniai konsultuoja GEALAN motininę įmonę VEKA, tačiau GEALAN yra unikalus – jo procesai yra kiek kitokie. Todėl pradžioje itin svarbu buvo atlikti išsamią procesų analizę. Mes ne tiesiog „uždėjome“ paruoštą sprendimą, bet detaliai išanalizavome, kaip GEALAN dirba, kokie yra jo ypatumai ir poreikiai. Nereikėtų įsivaizduoti, kad UNIORG tiesiog ateina į įmonę ir greitai įdiegia SAP – tai yra sudėtingas procesas, kuris užtrunka, o svarbiausia – tai komandinis darbas. 

Ir jūsų nuomone, komanda dirbo gerai? Absoliučiai, tai buvo smagus darbas. Šiuo atveju turime mūsų klientą GEALAN, jo motininę įmonę VEKA ir mus – mes konsultuojame, moderuojame, ieškome sprendimų. Buvo labai svarbu šioje trijų šalių komandoje užmegzti pasitikėjimą, pažinti vieniems kitus, suprasti, kas kuo stiprus – tik taip galima pasiekti tikros vienybės. Programinę įrangą įdiegti visada įmanoma, tačiau ji tinkamai veikia tik tada, kai dirbama kaip komanda. Tam reikia asmeninio ryšio, bendros dvasios ir bendro tikslo – siekti pažangos kartu.

Tačiau diskusijų ir iššūkių visada pasitaiko, ar ne? Žinoma, ypač pradžioje buvo daug diskusijų. Ar GEALAN turėtų turėti atskirą SAP mandantą, ar ne? Kaip integruoti sandėlio valdymo sistemą, kuri nėra SAP sprendimas? GEALAN taip pat labai rūpėjo, kad kainodara nesikeistų taip, jog tai būtų pastebima klientams – viskas turėjo likti taip, kaip jie įpratę. Iš esmės visada kyla klausimas, kiek siekiame standartizuoti procesus naudodami SAP ir kur verta nukrypti nuo standarto. Finansų apskaita paprastai būna labai standartizuota, tačiau kuo arčiau prieiname prie kliento, gamybos ar logistikos, tuo daugiau atsiranda individualių sprendimų poreikio. Dėl šių klausimų buvo diskutuojama ilgai ir intensyviai. Tačiau tokios diskusijos duoda naudos: būtent taip mes radome geriausią bendrą sprendimą.

Jūs esate įsitikinęs, kad SAP įdiegimas negali būti tiesiog „uždėtas“ įmonėje. Kodėl taip manote? Todėl, kad SAP gali būti optimaliai naudojamas tik tada, kai įgyjama reikiamų žinių. Iš esmės mes esame pagalbininkai: padedame tokioms įmonėms kaip GEALAN įgyti kompetenciją dirbti su SAP ir tapti savarankiškai kompetentingoms. Tam būtina komanda pagrindinių vartotojų (Key User), kurie nuolat mokosi ir dalyvauja sprendimų kūrime. GEALAN nuo pat pradžių buvo pasirengusi investuoti į mokymus, ir tai labai atsipirko. Tai puiki investicija, nes priešingu atveju gali nutikti taip, kad turėsite itin modernią SAP sistemą, tačiau naudosite ją tik dešimtadaliu jos galimybių. SAP diegimas yra didžiulis pokytis visiems darbuotojams, ir ne visiems jis iš karto atneša didelę naudą kasdieniniame darbe. Jei tai lieka „juodoji dėžė“, kurios nesuprantu, tikrai nenorėsiu įsitraukti. Todėl būtina sukurti supratimą, įtraukti žmones. Tai užtrunka ilgiau, bet yra kur kas tvaresnis sprendimas. Sukurti žinias, ypač jaunose galvose, kad visi galėtų dirbti visa jėga, siūlyti savo idėjas – GEALAN šiuo atžvilgiu pasirodė puikiai.

Hans-Peter Kreft, gimęs 1964 m. Versmolde, Vokietijos Šiaurės Reino-Vestfalijos regione, yra tikras SAP entuziastas. Baigęs pramonės vadybininko mokymus, jis dvejus metus lankė vakarinę mokyklą ir įgijo pramonės ekonomisto kvalifikaciją. Dirbdamas įvairiose pramonės įmonėse IT srityje, susijusioje su materialinių išteklių valdymu, gamyba ir logistika, nuolat tobulino savo įgūdžius. Kai darbe vis dažniau susidūrė su SAP, jis nusprendė giliau įsitraukti ir pradėti dirbti su šia sistema. 1990 m. jis prisijungė prie VEKA, kur dirbo SAP programų kūrimo srityje, o vėliau tapo šios srities vadovu. 2004 m. jis perėjo į UNIORG AG, kur šiuo metu dirba vienu iš keturių generalinių direktorių. UNIORG turi beveik 250 darbuotojų, jos pagrindinė būstinė yra Dortmunde, o dar aštuoni biurai veikia Vokietijoje ir užsienyje. Įmonė rimtai žiūri į savo šūkį: „Konsultacijos su aistra“. 

Diena, kai įjungiama SAP sistema ir ji pradeda veikti tiesiogiai, įmonėms yra ypatinga ir jaudinanti. Viskas turi veikti sklandžiai. Taip. GEALAN gyvuoja dėl savo klientų, turi parduoti produktus, o klientai turėtų pastebėti tik patobulinimą, jei apskritai ką nors pastebėtų. Dažnai girdime apie įmones, kurios savaitę negali pristatyti prekių ar tris savaites neišsiunčia sąskaitų. Tai neturėjo nutikti. Nuo pirmosios SAP sistemos veikimo dienos klientai turėjo būti aptarnaujami, o sąskaitos – išsiunčiamos. Kad tai užtikrintume, investavome daug laiko ir energijos, atlikome įvairius integracijos testus, į procesą įtraukėme visas atitinkamas įmonės padalinių komandas.

Kaip svarbus yra geras palaikymas šiuo etapu? Pirmosios keturios–aštuonios savaitės po sistemos įjungimo yra itin svarbios. Tai galima palyginti su automobilio pirkimu. Ilgą laiką laukiu savo naujo automobilio, jis atrodo puikiai. Tada sumoku 40 000 eurų, gaunu automobilį ir pirmas dalykas, kurį darau – pradedu svarstyti: ar tai tikrai buvo teisingas sprendimas? Tas pats vyksta ir čia – sprendimas turi pasiteisinti. Negalima staiga likti vienam su problemomis ir „įkristi į duobę“. Todėl šiuo intensyvaus palaikymo („Hypercare“) etapu mes esame pasirengę padėti bet kurią akimirką. Jei įmonės bando taupyti šiam palaikymui skirtas lėšas, visada apie tai diskutuojame, nes toks taupymas yra klaidingas sprendimas.

Ką jums mieliau konsultuoti: tvirtą vidutinio dydžio įmonę ar jauną, dinamišką startuolį? Abu variantai turi savo privalumų. Žinoma, yra skirtumas, ar konsultuojame startuolį, kuris sparčiai auga ir dinamiškai siekia įsitvirtinti e. prekybos srityje, ar seniai veikiančią gamybos įmonę, kurioje padalinių struktūros yra itin stabilios. Tokiose įmonėse dažnai sukaupta daug patirties, tačiau kartais procesai gali būti per daug sustabarėję. Man labiausiai patinka, kai turiu padalinio vadovą, kuris formuoja strategiją, bet šalia jo yra jaunas, ambicingas darbuotojas ar praktikantas, sakantis: „IT yra mano sritis, aš čia galiu įgyvendinti pokyčius.“ Anksčiau padalinių vadovai dažnai manydavo, kad jie automatiškai turi būti pagrindiniai vartotojai (Key User). Šiandien situacija kitokia – svarbiausia yra įsitraukimas ir entuziazmas, o ne užimamos pareigos.

Kaip perduoti žinias iš patyrusių darbuotojų jaunajai kartai, yra jums aktuali tema. Kodėl tai jums svarbu? Labai svarbu. Jau 40 metų dirbu IT srityje ir vis dar turiu ambicijų kažką keisti, judėti į priekį. Nemėgstu sąstingio ir nuobodulio. Tačiau yra dalykų, kuriuose kiti jau greitesni už mane. UNIORG mes sugebėjome išugdyti antrąją kartą specialistų, o gal net jau ir trečiąją. Žinių perdavimas yra gyvybiškai svarbus. Net ir šiandien Vokietijoje yra puikių mokinių (pameistrių) ir labai motyvuotų žmonių. Kartais jų paieškos gali užtrukti ilgiau, bet tokių žmonių yra, ir darbas su jais teikia didelį malonumą. Mano darbe kartais jaučiuosi kaip auklėtojas darželyje, kartais kaip durininkas, atveriantis naujas galimybes, o kartais kaip konfliktų sprendėjas, kai situacija įkaista. Taip pat yra strategijos klausimas: man labai patinka matyti, kaip žmonės tobulėja, kaip jie tampa stipresni už mane tam tikrose srityse. Nenoriu dirbti su prastesniais už save – noriu dirbti su geresniais.

Matote, kaip įmonės tampa pajėgesnės: ar tai jūsų darbo vaisiai? Absoliučiai. Vakar tvarkydamasis radau VEKA metinę ataskaitą iš 2005-ųjų. Kai pamatau, kokios tada buvo pajamos ir kokios jos yra dabar, smagu suvokti, kad prisidėjau prie šio vystymosi. GEALAN taip pat vyksta daug naujų projektų. GEALAN vidaus komunikacijai įdiegė programinę įrangą „Staffbase“. Nors tai neturi tiesioginio ryšio su SAP, tai yra itin modernus įrankis įmonės komunikacijai ir atrodo tikrai įspūdingai. Dabar svarstoma apie SAP produktus personalo valdymo srityje, tokius kaip „SuccessFactors“, tiekimo katalogų programinę įrangą „Ariba“, o klientams siūlomas itin gerai veikiantis, pajėgus elektroninės parduotuvės sprendimas. Taip pat integruota EDI sistema užsakymams apdoroti, naudojama duomenų analizės platforma „Celonis“ bei SAP Analytics Cloud, kuri leidžia patiems kurti analitinius sprendimus. GEALAN šiuo atžvilgiu tikrai yra priekyje. Tai, ką pastebiu GEALAN, yra jų atvirumas siekti tobulėjimo – o tai visada yra sėkmės pradžia. Mėgstu tai palyginti su „Volkswagen“ vabalais. Vienu metu jų potencialas buvo visiškai išnaudotas, tad reikėjo „Golf“ modelio. Ar pirmasis „Golf“ iškart buvo geresnis nei paskutinis „vabalas“? Nežinau. Tačiau tai buvo nauja platforma, ant kurios buvo galima kurti ateitį.

Kalbate apie perėjimą prie SAP S/4HANA, kuris GEALAN buvo įgyvendintas 2024 m. sausį. Ką pagerina naujausia SAP karta? Iš pradžių – beveik nieko akivaizdaus. SAP paskelbė, kad nuo 2027 m. nebetieks palaikymo ECC (SAP Enterprise Resource Planning programinei įrangai), todėl perėjimas prie S/4 buvo būtinas. Tačiau tikrasis privalumas atsiskleidžia ne per kelis mėnesius po perėjimo. Gerai, vartotojo sąsajos atrodo modernesnės, atostogų prašymus Fiori aplikacijose dabar galima patogiau matyti. Bet tiesiai šviesiai sakau: pirmuoju žingsniu vartotojai nepajuto akivaizdaus pagerėjimo. Tačiau S/4 yra puiki platforma ateičiai – ji leidžia veikti greičiau, gerinti veiklos efektyvumą, naudoti daugiau debesijos komponentų. Dirbtinis intelektas, interaktyvios valdymo skydeliai, duomenų gavybos produktai – visa tai gali būti paremta S/4. Šie sprendimai taps itin svarbūs. S/4 yra pagrindas tolimesnei plėtrai, ir GEALAN šiuo klausimu yra labai aktyvi: kuriant naujas vartotojo sąsajas, įdiegiant valdymo skydelius, savitarnos sprendimus, lengvinant analizes ir spartinant procesų atnaujinimą. Čia kalbama apie didesnį lankstumą, taip pat apie naujų įmonių integraciją į sistemas paprastesniu ir greitesniu būdu.

Ar bendradarbiavimas tarp UNIORG ir GEALAN tęsiasi? Taip. Kitas žingsnis – SAP diegimas GEALAN Baltic, kuris planuojamas 2025 m. sausio 1 d. Kadangi mes jau dirbome su GEALAN Vokietijoje ir daugybe kitų susijusių įmonių, šis procesas bus paprastesnis. Be to, GEALAN dabar jau turi patirties dirbant su SAP. Mes taip pat nesame tie, kurie nuolat norėtų būti toje pačioje įmonėje su daugybe savo žmonių. Mūsų tikslas – padėti įmonei tapti savarankiškai ir pačiai spręsti iššūkius.

Vis dėlto ilgametis ir stabilus bendradarbiavimas su klientais jus džiugina? Tai ne tik džiugina – tai tiesiog nuostabu. Smagu kartu judėti į priekį, net ir ilgalaikėje perspektyvoje. Dažnai žvelgiu į mūsų klientus ir galvoju: kur jie buvo prieš 20 metų ir kur jie yra dabar? Galbūt esu šiek tiek senamadiškas, bet man tikrai patinka matyti, ką mes kartu pasiekėme.