Daugiau nei tiesiog atnaujintos biuro erdvės

Tanja Avci (44 m.) užkopia laiptais aukštyn. Šiuo metu kelias iki jos darbo stalo rytais veda į trečiąjį aukštą. „Kai ateinu, pirmiausia turiu išgerti kavos, kad nusiraminčiau, – juokauja ji. Tanja Avci, žmogiškųjų išteklių grupės vadovė, yra viena pirmųjų GEALAN darbuotojų, kurie gali mėgautis naująja biuro aplinka, nes jos skyrius yra bandomasis projektas: ji pirmoji persikėlė į „daugiafunkcinę erdvę“ (kaip ji ją vadina) arba „atvirą erdvę“ (kaip sako kiti).

Planas modernizuoti GEALAN biuro patalpas centrinėje būstinėje Oberkotzau buvo parengtas prieš daugelį metų. Tanja Avci dalyvauja modernizavimo projekto komandoje jau nuo 2018 metų. „Biurų pertvarkymas turi įtakos visiems administracijos darbuotojams – nuo vadovo iki raštinės darbuotojo", – sako ji. „Buvo labai svarbu, kad visi dalyvautų visuose etapuose, nes tokius pokyčius galima įgyvendinti tik kartu.“ Projektas nėra iš viršaus nuleistas reikalas. Vadovybė pateikia keletą gairių, tačiau galutinį procesą vykdo ir įgyvendina darbuotojai.

Viena iš pagrindinių nuostatų – jokių atskirų kabinetų, net ir vadovams. Didelis žingsnis, nes, žinoma, tai reiškia senųjų privilegijų pabaigą. GEALAN suprato, ką reiškia transformacija: atsisakyti senų įpročių, palikti komforto zonas ir išdrįsti išbandyti kažką naujo. Antroji nuostata – daugiausia dėmesio skiriame į darbo eigą orientuotam darbui: darbuotojai nesėdi kartu, nes taip buvo visada, bet darbo procesas, darbo logika turėtų nuspręsti, kas kur yra. Tokiems skyriams, kaip žmogiškųjų išteklių, tai galbūt nėra taip svarbu: „Galime sėdėti bet kur“, – sako Tanja Avci. Tačiau skyriams, kurie tiesiogiai susiję tarpusavyje turinio požiūriu, tai svarbu: „Todėl produktų valdymą apibrėšime kaip centrą, aplink kurį viename aukšte, vienoje erdvėje, bus sutelkti sistemos kūrimo, dizaino skyrius, medžiagų valdymas, pardavimai ir rinkodara – tai, taip sakant, yra koncepcijos „didysis šūvis“.

Kokiam rinkos segmentui projektuojate gaminį, kodėl jis sukonstruotas būtent taip, kaip naujoves paversti pardavimo argumentais, kaip klientų atsiliepimai daro įtaką kitam sistemos kūrimui? Visa tai tiesiogiai susiję, o erdvinis artumas skatina dialogą. Norint išsiaiškinti klausimą, niekam nereikia skambinti telefonu ar eiti į kitą biurą. Plečiasi bendravimas „Multispace“ sistemoje. Sutrumpėjęs atstumas padidina bendrą efektyvumą ir yra naudinga visiems. „Mūsų produktų kūrimo ciklai trumpėja, sprendimus galime priimti greičiau, mums reikia nuolat keistis informacija. Galvojimas atskirai, kiekvieno darbas už save, izoliavimasis veda tik prie nesusipratimų. Mūsų tikslas – kad kiekvienas žinotų, kaip jo sprendimai veikia kitus. Kad visi žinotų, kaip esame susiję. Naujieji biurai turi tarnauti šiam dideliam tikslui, y. y. daugiau keitimosi informacijs, daugiau bendravimo.“

„Pirmiausia norėjome sužinoti, kaip tai daro kiti? Kokių yra gerosios praktikos pavyzdžių? Kaip kiti supranta šiuolaikinį biurų pasaulį, šiuolaikinį darbą?“. Projekto komanda, sudaryta iš žmogiškųjų išteklių, organizacijos, IT ir patalpų valdymo specialistų, nagrinėjo programinės įrangos bendrovės, taip pat FRAUNHOFERIO ir AUDI koncepcijas. „Teoriškai daugelis dalykų skamba gerai, – sako Tania Avci. „Tačiau tik pamatę realius pavyzdžius galite iš tikrųjų spręsti, kas tinka GEALAN, o kas ne? Jau po pirmojo balsavimo buvo aišku, kad visiškas darbo vietų atskyrimas, kai niekas neturi nuolatinės darbo vietos, nėra tai, ko mes norime. Vienas iš mūsų tikslų buvo sukurti namus, o to negaliu padaryti, jei kasdien dirbu vis kitoje vietoje“, – sako Tania Avci. „Be to, mes taip pat dirbame ne tik šiame projekte. Apie klasikinį amerikietišką biurą su atviru planu taip pat negali būti nė kalbos: „Tokia tvarka, kaip skambučių centre, kur visi susispietę ir negali susikaupti, nes per daug triukšminga, mums būtų tik pažanga. GEALAN nori reikšmingos sinergijos, o ne didelių patalpų.“

„Nenorėjome kurti aklai, bet sąmoningai pasikliovėme profesionalų pagalba“, – sako Tanja Avci. GEALAN pasitelkė profesionalius ekspertus. Pasirinkome žinomus vardus. Koncepcijos kūrimą patikėjome VITRA, visame pasaulyje žinomai dėka dizaino darbų „Charles Eames Lounge Chair“ ir „Panton Chair“. GEALAN delegacija keliauja į Veilą prie Reino, kur įsikūręs VITRA miestelis su tokiais simboliniais pastatais kaip Dizaino muziejus. Strategijos seminaro metu ant stalo išdėliojami GEALAN administracijos planai, skyrių vadovai ant jų deda korteles, išdėsto zonas, nustato, kiek kur turi būti darbo vietų. Vėliau dirbtuvėse darbuotojai atlieka detalių derinimą. Jie užpildo juodraštinius planus kortelėmis: viena skirta dvigubam stalui, kita – spausdintuvui, trečia – rūbinei, ketvirta – kavos aparatui. Taip kortelė po kortelės formuojami biurų planai. VITRA darbo vietų konsultantai ir interjero architektai sukūrė koncepciją.

Reguliuojamo aukščio stalai su didesniu darbo gyliu ir naujomis patogiomis kėdėmis darbo vietoje. Spalvas pasirinko patys darbuotojai. Kūrybinės zonos su taburetėmis ir lentelėmis, susitikimų zonos, kuriose žmonės gali neformaliai išgerti kavos, oro filtrai, garso slopintuvai, augalai ir daug šviesos. Naujieji biurai iš karto nuteikia pozityviai. „Konfidencialumas buvo didžiulė problema“, – sako Tanja Avci. „Žinoma, generalinis direktorius turi turėti galimybę ramiai pasikalbėti, tačiau kiekvienas darbuotojas taip pat turi turėti tokią galimybę: jei noriu ramiai pasikalbėti telefonu arba dalyvauti vaizdo konferencijoje, naudojuosi dviejų asmenų susitikimams skirtu langeliu arba viena iš kitų posėdžių salių.“ Tik tokiu būdu daugiaplanė erdvė iš tikrųjų tampa laisva erdve. Apie užsispyrusį koncepcijos įgyvendinimą negali būti nė kalbos. "Išliekame lankstūs. Jei kas nors neveikia, keičiame.“ GEALAN patinka galvoti savo galva.

Skaitmeninė įranga yra neatsiejama šiandienos biuro dalis: nešiojamųjų kompiuterių pajungimo vietos, naudojimasis mobiliaisiais įrenginiais, ausinės, vizualizavimo galimybės, nuotolinė prieiga, patogi vaizdo konferencijų aplinka – visa tai yra sudedamoji darbo proceso biure dalis. Skaitmeninės priemonės leidžia šiandien dirbti ir iš namų. Tai dar viena priežastis, kodėl galimybė dvi dienas per savaitę dirbti namuose yra neatsiejama naujo darbo GEALAN sistemoje dalis. „Biuro koncepcija pagrįsta tuo, kad apie 75 proc. darbuotojų dirba Oberkotzau“, – sako Tanja Avci. Tačiau naujieji kambariai, kuriuose tvyro maloni atmosfera, gali tapti priežastimi, dėl kurios kai kurie žmonės norės rečiau būti namų biure, o dažniau – darbo vietoje.

„Žinoma, iš pradžių buvo baimių ir abejonių, – sako Tanja Avci, – ar aš vis dar egzistuoju kaip individas tokiose didelėse bendrose erdvėse? Koks bus foninis triukšmas? Ar turėsiu pakankamai vietos daiktams pasidėti? Ką daryti, jei kas nors peršalęs?“ Svarbi šio proceso dalis buvo rimtas požiūris į baimes. Vis dėlto visada buvo aišku, kad GEALAN nusprendė nestovėti vietoje ir siekti pokyčių. Nes galiausiai privalumas akivaizdžiai nusveria trūkumus. „Naujoje erdvėje galiu geriau dirbti“, – sako Tanja Avci. „Biure, kuriame dirba du žmonės, sunku susikaupti, kai, pavyzdžiui, kitas žmogus kalba telefonu. Tačiau čia viskas veikia kur kas geriau, nes garsas paskirstomas didesnėje erdvėje. Bendravimas yra svarbesnis: daugiau kalbuosi su kolegomis ir jaučiu, kad greičiau susibendraujame ir priartėjame vieni prie kitų.“

Trečiasis aukštas jau baigtas, antrojo pertvarkymas planuojamas 2023 m., o pirmasis aukštas – pagrindinis ir didžiausias pokytis – bus įrengtas iškart po to. Taigi tai, ką VITRA vadina „Net 'n' Nest“, GEALAN'e po truputį pildosi: biuras tarnauja kaip bendravimo centras ir kartu suteikia galimybę atsiriboti. „Namai“, – sako Tanja Avci. „Ir gana prašmatnūs.“