Acquisti per esperti

Quando da noi agli Acquisti tutto funziona perfettamente, nessuno si accorge che ci siamo. Ma in caso di problemi, i nostri telefoni squillano immediatamente”, ci racconta ridendo Rebecca Fichtelmann. Con il suo team di sette persone della Gestione dei materiali si adopera ogni giorno per fornire a GEALAN tutto ciò che le occorre per lavorare con successo e in modo lineare. Il reparto della Fichtelmann include anche l’accettazione merci di Oberkotzau con altri due collaboratori. Gli acquisti riguardano tre settori diversi: Materie prime, merci e fabbisogno in-house. “Compriamo la nostra materia prima principale, il PVC, ma anche tutti gli additivi: per esempio modificatori e diossido di titanio, ma anche materiale per guarnizioni. Tra le merci vi sono per esempio anch profili di acciaio. Per fabbisogno in-house s’intende tutto ciò che occorre internamente all’azienda, dalle scarpe antiforntunistica alle viti fino alle salviette monouso per le toilette. Ci occupiamo inoltre dell’organizzazione dei viaggi.”

Risorse mai così scarse

La lista della spesa di GEALAN è molto specifica. In tempi normali l’importante è riuscire a procurarsi prodotti di massima qualità al miglior prezzo, compito molto amato da Rebecca Fichtelmann: “Fare acquisti ogni giorno è entusiasmante. Adoro quando, dopo lunghe discussioni, riusciamo a ottenere il meglio per GEALAN.” Dal 2020 è però diventato più complicato acquistare materie prime: “Fortunatamente la nostra azienda ha avuto una forte crescita, nei primi sei mesi del 2021, il nostro fatturato ha superato del 35% quello dell’anno precedente! D’altro canto, dalla fine del 2020, i materiali che ci occorrono hanno cominciato a scarseggiare“, dice la Fichtelmann “Ho parlato con un collega, che conosce il mercato del PVC da 25 anni e gli ho chiesto: cosa sta succedendo? Sempre impossibile. Mi ha risposto: Abbiamo già avuto difficoltà di fornitura, ma mai di questa portata.” Per GEALAN gli acquisti sono un lavoro che presuppone professionalità e una certa forza di carattere.

La pandemia di coronavirus si è abbattuta come un uragano su tutti i mercati, mettendo sottosopra le catene di fornitura; ma non è stato l’unico problema da affrontare, ecco l’analisi della Fichtelmann: “Nel settore dell’acciaio, gli altiforni sono stati spenti, i nostri fornitori hanno dovuto affrontare grandi difficoltà. Nell’industria del PVC, il nostro produttore ci ha riferito di problemi di forza maggiore (N. d. R.), ci sono state segnalate perdite ingenti. In parte i produttori di PVC non hanno potuto svolgere operazioni di manutenzione e la produzione si è fermata; i lotti prodotti in via preliminare erano già assegnati; la domanda è straordinariamente alta.” Negli USA ci sono stati periodi di gelo, tempeste, interi impianti di PVC si sono guastati, gli stabilimenti europei si sono quindi trovati maggiormente sotto pressione. Nel contempo, il coronavirus ha paralizzato la logistica: “Le date di consegna sono slittate, le società di spedizione hanno dovuto gestire problemi legati ai controlli anti-coronavirus ai confini, perché i camion si dovevano fermare in caso di positività del conducente.” Sui mercati europei e sulle modalità di acquisto di GEALAN si sono abbattuti eventi globali imprevedibili. In tutto questo, era necessario tenere la situazione sotto controllo ed effettuare programmazioni realistiche: Ed è in questo che risiede “l’arte del fare acquisti”

La conseguenza: enormi aumenti dei prezzi

“Ci siamo trovati ad affrontare enormi aumenti dei prezzi. Per quanto riguarda i fornitori, le condizioni poste sono state “Prendere o lasciare”, nessuno era più disponibile a trattare sul prezzo. Anche a noi oggi non interessano più tanto i prezzi, quanto la garanzia della fornitura.” Infatti, nonostante questa situazione, le esigenze di GEALAN delle singole materie prime non sono affatto diminuite: Vengono preferibilmente acquistate in Germania e la qualità controllata costantemente dal reparto “Ricerca e sviluppo”. Le partnership pluriennali con fornitori di materie prime sono più importanti che mai per promuovere insieme innovazioni dei materiali e vengono coltivate di conseguenza. “Naturalmente discutiamo di tutte le specifiche con i reparti tecnici, ovvero con gli esperti, ma prezzi, modalità di pagamento e tempi di fornitura vengono negoziati dall’Ufficio acquisti. Favoriamo gli scambi con le nostre affiliate all’estero, inviamo materiali avanti e indietro, sfruttiamo i collegamenti. Questo ci ha consentito di crescere insieme creando rapporti più stretti e di agire a livello internazionale.”

In tempi di pandemia, praticamente non occorre più nessuna gestione dei viaggi e, per quanto possa apparire folle, questo ha anche un aspetto positivo: sgrava infatti l’Ufficio Acquisti, responsabile di tutte le prenotazioni di aerei e alberghi. Mentre il grane mercato delle materie prime si muove in tutto il mondo, a Tanna e Oberkotzau conta quasi più il dettaglio: “Per esempio ci mancava il nastro adesivo. Senza nastro adesivo non potevamo imballare i nostri container, a Tanna la pellicola sventolava dai container. Avevamo bisogno di una soluzione rapida: Il nastro adesivo che ci occorre deve essere trasparente, stabile ai raggi UV e resistente, ed è di queste specifiche di prodotto che di dobbiamo occupare in modo rapido e mirato.

Nessun fermo grazie ad adeguamenti in-house

La sfida per l’Ufficio Acquisti in relazione alla scarsità di materie prime è tutta nella parola “comunque”: Le materie prime devono esserci comunque, i silos miscelatori devono essere pieni comunque, gli estrusori devono funzionare comunque. “Le materie prime hanno per noi la massima priorità. Tutto il resto viene dopo, e deve anche essere eventualmente riconsiderato. Qualche volta siamo davvero chiamati a gestire il caos.”

La strategia di Rebecca Fichtelmann è la seguente: Accordo. Un termine che la responsabile degli Acquisti utilizza per ben 16 volte durante l’intervista GEANOVA – accordo in-house per ordinare insieme le materie prime, con la Produzione, con il reparto Ricerca e Sviluppo. “Quanti più nuovi messaggi e comunicazioni urgenti riceviamo, tanto più intensifichiamo le nostre sessioni finalizzate a trovare un accordo.”

Rebecca Fichtelmann è una persona che definisce i problemi delle sfide. È una straordinaria organizzatrice, anche nella sua vita privata. Quando i suoi amici devono decidere dove fare le vacanze, quale destinazione scegliere per un’escursione, a quale evento partecipare, si occupa lei di tutto. Magari non è d’accordo quando Le si dice che ha talento innato per gli acquisti, ma è pur vero che anche suo padre era Responsabile acquisti in una media impresa. Rebecca Fichtelmann è tra quelli che prenotano con largo anticipo, che non rimandano mai nulla al giorno dopo, che portano fino in fondo tutto ciò che iniziano. La sua carriera professionale lo dimostra: Dopo aver frequentato la Realschule (equivalente a una scuola media tecnica) e il FOS (equivalente a Politecnico) invia, del tutto casualmente, un’unica candidatura per un apprendistato come perito aziendale alla GEALAN. Attraversando la torre di vetro per entrare in azienda, lavverte subito una piacevole sensazione e, durante il colloquio di presentazione, la chimica è perfetta e lei viene assunta subito. Nel 2007 inizia la sua formazione agli Acquisti, che tradisce solo per una breve periodo alle Vendite, e viene poi assunta. “Il lavoro agli Acquisti mi è interessato fin dall’inizio e mi ha sempre dato forti stimoli. Amavo i contatti interni ed esterni ed ero perfettamente in grado di lavorare in modo autonomo, nessun giorno era uguale all’altro. Ma il pensiero di studiare non mi ha mai abbandonato.” Così, oltre al lavoro a tempo pieno, Rebecca Fichtelman porta avanti inzialmente una formazione a distanza in economia aziendale, successivamente inizia un corso di studi serali di amministrazione aziendale alla Hochschule Hof (Università delle scienze applicate): “Per me era importante studiare, ma non volevo rinunciare al lavoro alla GEALAN. Il mio capo e l’intero reparto mi hanno sempre sostenuta. Senza il loro supporto non ce l’avrei mai fatta.” Per quattro anni, dopo una giornata di lavoro e durante i finesettimana si dedica a questo studio impegnativo, che porta a termine con successo. E infatti la laurea di Rebecca Fichtelmann non dimostra solo le sue conoscenze tecniche, ma anche la sua determinatezza e le sue abilità di giocoliere che lancia più palline contemporaneamente senza mai farne cadere una.

Alla GEALAN si occupa dell’attuazione SAP nell’ambito della gestione dei materiali e sostiene il progetto attraverso la sua tesi di laurea. “Eravamo un team di gente giovane e tutti avevano fiducia in noi.” Per avviare SAP, agli Acquisti vengono registrati tutti i cicli effettivi e sviluppato un concetto teorico. I processi vengono snelliti e risultano più mirati. Tutte le operazioni di economia aziendale vengono digitalizzate e il cartaceo praticamente abolito, viene installato un sistema di archiviazione per bolle di accompagnamento e conferme ordini, cui possono accedere tutti, seguono poi un database dei contratti e un controlling di fornitura, le interfacce con gli altri reparti devono funzionare. “Il bello è che abbiamo lavorato in modo trasversale, contribuendo tutti a sviluppo e ai vari test. Il giorno del debutto è stato il primo gennaio 2019: davvero memorabile per tutti noi.“ SAP è il primo grande progetto di Rebecca Fichtelmann e funziona. Diventa Capogruppo e nel gennaio 2021, all’età di 33 anni, responsabile del reparto di Gestione dei materiali. Alla GEALAN non esiste alcun soffitto di cristallo, contro cui si fermano spesso le carriere delle donne.

Per Rebecca Fichtelmann il ruolo dirigenziale è una novità, ma già da anni è membro del team degli Acquisti, di cui si considera parte integrante. È fermamente convinta che questo team non solo riuscirà a gestire tempi burrascosi, ma svolgerà anche volentieri il proprio lavoro. “Nel periodo della crisi, siamo cresciuti tantissimo. Nonostante la distanza che eravamo obbligati a mantenere, vicinanza e coesione sono diventate più forti che mai. Ci intendiamo perfettamente, ognuno è libero di esprimere la propria opinione e siamo fermamente convinti che insieme ce la faremo.”