SAP? È attivo e funzionante!

Susana Santos (43 anni) è mattiniera e molto attiva al mattino. La sua prima attività consiste nello scrivere una lista di cose da fare per la giornata. Susana Santos ama le liste. È molto brava a progettare attività e a spuntarle il prima possibile. "Mi fa sentire bene". 

Si dice spesso che le persone IT siano nerd. Susana Santos è l'esatto opposto: aperta, comunicativa, accattivante. Figlia di lavoratori immigrati portoghesi, ha avuto un'affinità per l'informatica in giovane età. Da studentessa di scuola secondaria, ha trovato noiose la dattilografia e la stenografia e ha invece scelto l'informatica, che era ancora una materia insolita all'inizio degli anni Novanta. A Hof era una dei soli otto alunni di seconda media e l'unica ragazza. A sedici anni comprò il suo primo computer, "con un floppy disk e uno schermo enorme. Ho letto le istruzioni, ho installato tutto da sola e ho imparato a usare Word ed Excel". Mentre gli altri bambini giocavano a Pac-Man e Tetris, Susana Santos iniziava a battere a macchina tutti i suoi quaderni, salvando il contenuto su floppy disk e ordinandoli. "L'ho fatto solo per divertimento". 

Susana Santos sapeva cosa voleva fare dopo la scuola: studiare dopo la laurea, ma prima voleva urgentemente lavorare nel settore. «Dopo dodici anni di scuola, avevo davvero voglia di lavorare». Ha fatto domanda a tutte le grandi aziende della regione di Hof, ma GEALAN è stata la più veloce ad accettarla. Susana Santos è diventata impiegata industriale e si è fatta strada attraverso tutti i reparti, come di consueto per i tirocinanti. «Ancora oggi ne traggo vantaggio: so esattamente cosa fanno i miei colleghi e apprezzo il contatto personale». Per Susana Santos, era chiaro quanto il suo desiderio di lavorare dopo la scuola fosse che voleva ancora studiare. GEALAN le offrì l'opportunità perfetta con il programma di studio duale, che all'epoca si chiamava ancora "studio con pratica approfondita". Dopo l'apprendistato, dal 2001 ha studiato economia aziendale presso l'Università di Scienze Applicate di Hof, lavorando presso GEALAN durante le pause semestrali e durante entrambi i semestri pratici. "In questo modo ho sempre guadagnato soldi e ho potuto finanziare i miei studi da sola".  

A Susana Santos piace pensare fuori dagli schemi. Anche se stava studiando economia aziendale con specializzazione in marketing e controlling, ha detto spontaneamente "Sì!" quando le è stato chiesto in GEALAN se le sarebbe piaciuto cimentarsi nell'IT. "Non si trattava solo di installare un computer, ma di trovare soluzioni creative. Quando i colleghi hanno un problema nel loro flusso di lavoro, dovevamo capire come risolverlo nel modo più intelligente possibile con l'aiuto dell'IT. L'ho trovato eccitante". Un sistema di schedulazione per gli ordini dei clienti, un sistema di feedback per la produzione che riporta quantità, scarti, tempi, un aggiornamento per il sistema di gestione del magazzino LFS: Susana Santos si è addentrata sempre di più nell'IT e da allora non se ne è mai allontanata. "Il fatto che non abbia studiato informatica non è uno svantaggio: vedo molte cose dal punto di vista commerciale e del marketing. Mi aiuta a vedere il quadro generale, non solo gli argomenti IT in sé. E nel team ci sono esperti per la programmazione". Susana Santos sta già scrivendo la sua tesi di laurea su un tema che determinerà il suo futuro professionale: SAP.  

Nel 2005, con il diploma di economia aziendale in tasca, Susana Santos è entrata a far parte di GEALAN come assistente del responsabile della divisione IT. Nel 2007 GEALAN ha iniziato a lavorare con le soluzioni SAP, inizialmente nell'area commerciale e nella gestione dei materiali. L'ampia introduzione di SAP presso GEALAN ha richiesto diversi anni e un investimento di circa 10 milioni di euro. Il più grande progetto IT mai realizzato da GEALAN è diventato la specialità di Susana Santos. I preparativi sono iniziati nel 2016 presso la sede centrale di Oberkotzau. L'obiettivo dell'introduzione di SAP era quello di sostituire il vecchio software ERP (Enterprise Resource Planning) e trasformarlo nel software centrale per la gestione, il controllo e la pianificazione di quasi tutti i processi aziendali e dei flussi informativi nella sua catena di fornitura. C'è un modulo SAP adatto per ogni area, dagli ordini alla consegna e alla fatturazione. Se un cliente effettua un ordine con GEALAN, viene creato un ordine in SAP. Se la merce viene prodotta da zero invece di essere consegnata dal magazzino, l'ordine di produzione viene creato in SAP e la consegna viene pianificata. Quando la merce è in viaggio verso il cliente, SAP segnala che la fattura può essere creata. Il sistema registra anche i pagamenti in entrata e in uscita. "L'unica rottura nel sistema è il picking. Volevamo continuare a fare affidamento sul nostro sistema di gestione del magazzino, che funziona molto bene ed è su misura per noi".  

Susana Santos è un'ottimista. "Ho sempre avuto in mente i vantaggi che SAP ci offre: un'interfaccia utente moderna con cui lavorare è molto più piacevole rispetto ai vecchi schermi verdi, così come la navigazione intuitiva nel menu, la migliore disponibilità dei dati e un lavoro più semplice. Non è più necessario fare clic e scorrere i numeri dei segmenti. Finalmente vedo tutte le informazioni, come tutti gli ordini di un cliente, immediatamente". SAP è un sistema integrato, il che significa che ogni cambiamento all'inizio della catena si traduce immediatamente in cambiamenti più in basso nella catena. Un nuovo ordine cliente attiva direttamente un ordine pianificato in produzione. Naturalmente, SAP consente anche una vera automazione. Un termine che fa pensare alla razionalizzazione e alla paura per il proprio lavoro. "Ecco perché è stato incredibilmente importante per noi coinvolgere tutti i dipendenti fin dall'inizio, per spiegare a tutti che ovviamente continueranno a essere necessari". Come molti importanti progetti GEALAN, l'implementazione SAP non avviene dall'alto verso il basso. Il personale di progetto, chiamato key user, proviene da tutti i reparti e segue una formazione continua su SAP. Incorporano l'esperienza del loro reparto in SAP. In altre parole, stabiliscono cosa dovrebbe essere incluso e come. Fungono anche da moltiplicatori nel loro reparto, spiegando ai colleghi come utilizzare il software SAP e rispondendo alle domande. "La gestione del cambiamento è importante", afferma Susana Santos. "Diamo forma al cambiamento insieme".  

Ci sono persone che aspettano che le cose arrivino da loro, ma non Susana Santos. È una pianificatrice consumata. Quando viaggia, cosa che ama fare con la sua famiglia, inizia facendo molte ricerche su ciò che tutti in famiglia vogliono sperimentare. Poi pianifica meticolosamente ogni giorno della vacanza – in Excel, ovviamente: arrivo ad Anversa alle 9 del mattino, centro città, municipio, cattedrale, pranzo alla Wafflehouse, 14 partenza per Calais, traghetto per Dover, poi White Cliffs, ecc. In questo modo, ogni giorno della vacanza viene utilizzato perfettamente. Un grande viaggio di vacanza consiste in un elenco di azioni successive. Susana Santos si è avvicinata a SAP in modo molto simile. All'inizio c'era un'analisi completa; poi il progetto su larga scala di introduzione di SAP è stato suddiviso in azioni più piccole che sono state elaborate passo dopo passo. "Non si può dimenticare nulla in questa fase. Tutti i reparti devono fare la loro parte. I colleghi hanno molte informazioni in testa, nelle tabelle Excel, nei documenti Word. Abbiamo dovuto estrarre tutte queste informazioni (come lavorate? Come sono i vostri processi?) e poi integrarlo nel software in modo che alla fine faccia ciò che vogliamo".  

Poi c'è stata la fase del progetto. Il team di progetto SAP ha scritto un concetto per ogni modulo SAP, ha testato tutto in modo approfondito e ha formato i dipendenti. Solo dopo essersi assicurati che tutto fosse a posto, i dati sono stati trasferiti dal vecchio al nuovo sistema. Quindi i dipendenti sono stati attivati come utenti e gli articoli sono stati trasferiti dal vecchio sistema. Poi è arrivato il grande momento: il go-live a Oberkotzau il 1° gennaio 2019. «Sono arrivata molto presto; un po' nervosa ovviamente. Avevamo un piano di cutover preciso, quando l'azione sarebbe stata trasferita dal vecchio sistema a SAP e, naturalmente, un piano di ripiego che avrebbe riportato il nostro vecchio sistema in funzione, nel caso in cui le cose fossero andate male". Il primo ordine del cliente è in corso. La prima consegna è in arrivo. "Passo dopo passo siamo andati avanti. Un tale passaggio non è cosa da poco. Il team del progetto ha trascorso settimane a vegliare sulle spalle dei colleghi, risolvendo i problemi". Una buona preparazione e un supporto ravvicinato hanno dato i loro frutti! Il passaggio a SAP ha funzionato ed è diventato un enorme successo e nel 2019 Susana Santos è stata promossa a Group Leader nella consulenza applicativa IT.  

GEALAN sta inoltre implementando SAP nelle sue filiali internazionali, a partire dalla Croazia nel 2020, seguita da Francia, Polonia e Romania con incrementi annuali; GEALAN BALTIC seguirà nel 2025. Dal 2021, Susana Santos supervisiona il progetto di implementazione di SAP. Per lei è importante che l'implementazione avvenga sempre su un piano di parità. "Certo, standardizziamo i nostri processi IT in modo da parlare tutti la stessa lingua IT, ma non è una strada a senso unico. Riceviamo anche input dai nostri colleghi stranieri: la Polonia era molto più avanti di noi in termini di digitalizzazione. L'inserimento degli ordini era quasi completamente elettronico. Naturalmente, impariamo da questo". 

Secondo Susana Santos, l'introduzione di SAP non riguarda solo gli uno e gli zeri, ma anche le persone che ci lavorano. Per il 2024 ha in programma un incontro con tutti gli utenti chiave di tutte le sedi GEALAN. "Il mio obiettivo è quello di crescere davvero insieme come squadra, di conoscerci e di scambiare idee. I progetti IT possono essere gestiti anche a livello internazionale, quindi vedo nuove grandi opportunità". Susana Santos è convinta che SAP acceleri i processi aziendali e che la velocità consenta a GEALAN di crescere ancora più velocemente. "Naturalmente, SAP non è mai finito", afferma. "Miglioriamo costantemente software e processi, ad esempio su larga scala, con una soluzione cloud per la  gestione delle relazioni con i clienti e un nuovo modulo SAP per la produzione di utensili, su scala ridotta, con una migliore gestione dei container e informazioni elettroniche sui pacchi. Questi sono solo quattro dei tanti esempi". Nel 2024 GEALAN passerà a   S4/HANA, la prossima tecnologia SAP con più spazio di archiviazione, un'interfaccia ancora più moderna e nuove funzioni: le transazioni tradizionali diventeranno app. Ad esempio, l'analisi dei dati per le vendite funzionerà tramite app, anche mobile.  

SAP? Funziona senza intoppi in GEALAN. Fino all'ultimo gancio SAP è al suo posto e ne seguiranno altri. Tutto ciò che c'è nella lista delle cose da fare di Susana Santos diventa realtà.