Több mint puszta átalakítás

Tanja Avci (44) szalad fel a lépcsőn. Az íróasztalához vezető út reggelente újabban a harmadik emeletre vezet. "Ahogy leültem, meg kell innom egy kávét, hogy megnyugodjak" - viccelődik. Tanja Avci a HR csoportvezetőjeként az elsők között van a GEALAN-nál, akik élvezhetik a frissen átalakított irodateret, hiszen az ő csapata is része ennek az új, kísérleti projektnek: ő volt az első, aki beköltözött a "multispace"-be (ahogy ő nevezi) vagy a "open space"-be (ahogy mindenki más mondaná).

A GEALAN oberkotzau-i telephelyén található irodaépületek korszerűsítésének terve már évekkel ezelőtt megfogalmazódott. "Az új design az adminisztrációs részlegben dolgozókat érinti, az ügyvezetőtől egészen az asszisztensekig" – meséli. Az, hogy mindenkit bevonjanak a folyamatba, nagyon fontos szempontja volt minden szakasznak. „Egy ilyen változást csak közösen lehet véghez vinni.” A projektet nem felülről lefelé haladva hajtják végre. A vezetőség adhat iránymutatást, de a részletek kitalálását teljes mértékben az alkalmazottakra bízták.

Az egyik irányelv az egyéni irodák megszüntetésének gondolata volt, a vezetők esetében is. Ez hatalmas lépés, mert természetesen a régi, privát kiváltságok megszűnését jelenti. A GEALAN-nál viszont tisztában vannak azzal, hogy ez az átalakulás a régi szokásokkal való szakítást is jelenti, a komfortzónából történő kilépést. A második irányelv előírja, hogy rugalmas munkafolyamatokkal, mégis következetesen, ezért hatékonyan dolgozzanak a munkavállalók. Azok a munkatársak üljenek egymáshoz közel, akiknél a munkafolyamatok és a munkalogika szorosan kapcsolódnak vagy következnek egymásból. Ez talán kevésbé fontos az olyan osztályok esetében, mint a HR, mert "bárhol ülhetünk" - mondja Tanja Avci -, de más, egymással közvetlen tartalmi kapcsolatban álló osztályok esetében igen: "Ezért helyezzük a termékmenedzsmentet a középpontba, és rendezzük köré a rendszerfejlesztést, a mérnöki részleget, az anyaggazdálkodást, az értékesítést és a marketinget egy emeleten és ugyanazon a területen - ez a koncepció igazi "nagy vívmánya".

Milyen piaci szegmensre tervezünk egy terméket, miért pont így tervezzük, hogyan fordítható le az innováció értékesítési érvekre, hogyan befolyásolja a vevői visszajelzés a következő rendszertervezést - mindezek a dolgok közvetlenül kapcsolódnak egymáshoz, és az erről szóló párbeszédet nagyban elősegíti a közvetlen közelség. Senkinek sem kell felvennie a telefont, vagy egy másik irodába merészkednie egy kérdés tisztázásához. A multispace-ben a kommunikáció magától felgyorsul. Mindenki naprakész a legfrissebb információkkal. Rövidebb kommunikációs vonalak jönnek létre, ami összességében növeli a hatékonyságot és mindenkinek előnyére válik. "A termékeink fejlesztési ciklusai egyre rövidebbek, gyorsabban kell döntéseket hoznunk, és folyamatosan meg kell osztanunk egymással a tapasztalatainkat, hogy megbirkózzunk a növekvő komplexitással is. A siló mentalitás, ahol mindenki csak magáért van, és mindenki elzárkózik, csak félreértéseket szül. "Az a célunk, hogy mindenki tudja, hogy döntései hogyan hatnak másokra. Hogy mindenki tudja, hogyan kapcsolódunk egymáshoz. Az új irodáknak ezt a nagyszerű célt, a hatékonyabb kommunikációt kell szolgálniuk, nem kell státuszszimbólumként működniük."

A GEALAN ebben a kérdésben is a megszokottól eltérően gondolkodik. "Először is látni akartuk, mások hogyan csinálják ezt a gyakorlatban, miként alakítanak ki modern irodai környezetet és újfajta munkamódszereket.' A HR-, a szervezési, az IT- és a létesítménygazdálkodási osztályok tagjaiból álló projektcsoport egy szoftvercéget vett példaként, de a Fraunhofer Társaság és az Audi ötleteiből is merített. 'Elméletben sok minden jól hangzik' - mondja Tanja Avci. 'De csak akkor tudunk igazán dönteni, ha valós példákat nézünk meg.' Mi működhet a GEALAN-nál és mi nem? Egy dolog azonban az első megállapítások után már egyértelmű: "Az, hogy mindenki osztozik az asztalokon, és nincs saját állandó helyük az embereknek, nem az, amit szeretnénk. Az egyik célunk az volt, hogy otthonos légkört teremtsünk, és ezt nem lehet úgy elérni, ha minden nap máshol dolgozunk" - mondja Tanja Avci. 'Ráadásul lehet, hogy közös projekteken dolgozunk, de nem csak ezzel foglalkozunk'. Az Egyesült Államokban általánossá vált nagy és teljesen egyterű iroda szintén nem jöhet szóba: "Ez a call-centerhez hasonló soros elrendezés, ahol mindenki elbújik, illetve alig tud koncentrálni, mert túl zajos, minden lett volna számunkra, csak nem előrelépés". A GEALAN nem ragaszkodik a nagy helyiségekhez, ehelyett értelmes szinergiákat szeretne.

"Semmiképpen sem akartunk szemet hunyni a vállalat saját hiányosságai fölött, hanem szándékosan külső szakemberek segítségére támaszkodtunk" - mondja Tanja Avci. A szerződés most egy nagy játékoshoz került: a VITRA, amely világszerte ismert olyan klasszikus formatervezéseiről, mint az Eames Lounge Chair és a Panton Chair, a design-tervezéssel fog foglalkozni. A GEALAN küldöttsége Weil am Rheinbe látogatott, ahol a VITRA kampusz és ikonikus épületei, például a Design Múzeum is található. A VITRA-val "szó szerint" teljesen új terek nyílnak meg az irodaépületek számára. A stratégiai workshop során a GEALAN adminisztrációs részlegének alaprajzai emeletről emeletre kerülnek az asztalra, a részlegvezetők kártyákat helyeznek rá, elhelyezik a részlegeket, és kiválasztják, hogy hol és hány munkafelületre van szükség. A finomhangolást a munkatársak egy későbbi időpontban, a felhasználói workshop során végzik el, amikor is a nyers terveket kártyákkal töltik ki: egy kártya a dupla asztalnak, egy másik a nyomtatónak, egy a szekrénynek, egy a kávéfőzőnek és egy a csendes zónának. A tervek így kezdenek formát ölteni és összeállni - kártyáról kártyára. A VITRA munkahelyi tanácsadói és belsőépítész tervezői mindezeket az ötleteket pedig hagyják, hogy a tervezésbe áramoljanak.

Állítható magasságú íróasztalok nagyobb munkamélységgel és új, kényelmes székekkel - a színeket a részlegek maguk választhatják ki -, kreatív zónák magasított székekkel és flip chartokkal, tárgyaló zónák, ahol az emberek időnként megihatnak egy csésze kávét is, légszűrők, zajvédők, növények és sok fény - az új irodák ezekkel az elemekkel azonnal hívogatón hatnak. Fontos, hogy mindenki számára legyenek olyan helyek, ahova kicsit félre vonulhatnak. "A titoktartás óriási kérdés volt" - mondja Tanja Avci. 'Egy ügyvezető igazgatónak természetesen nyugodtan meg kell tudnia beszélni a dolgokat, de minden alkalmazottnak is megvan ez a lehetősége: ha nyugodtan akarok telefonon beszélni, vagy bekapcsolódni egy videokonferenciába, akkor a hangszigetelt bokszot használom a privát megbeszélésekre, vagy a tárgyalók egyikét.' Csak így válhat a multispace valóban szabad és nyitott térré. Egy ötlet makacs keresztülnyomása nem jelent előrelépési lehetőséget mindenki számára.

"Rugalmasak maradunk. Ha valami nem bizonyul működőképesnek, ismét változtatunk."

A digitalizálás szintén nagy szerepet játszik az irodákban: laptopos munkaállomások, mobileszközök, fejhallgatók, vizualizációs lehetőségek, távoli hozzáférés, kényelmes környezet a videokonferenciákhoz – mindent figyelembe vesznek. A digitális eszközöknek köszönhetően gyakran már nem szükséges a személyes jelenlétet. Ezért is szerves része a GEALAN új munkakoncepciójának a heti kétnapos otthoni munkavégzésnek a lehetősége. "Az iroda kialakításánál azzal számoltunk, hogy a munkatársak körülbelül 75 százaléka lesz jelen egyidőben, személyesen" - mondja Tanja Avci. Az új terek és a kellemes légkör azonban egyeseknek okot adhat arra, hogy kevesebbet dolgozzanak otthonról, és többet legyenek az irodában.

"Persze az elején voltak aggályaink" - mondja Tanja Avci: "Vajon a tágas tereken mennyire tud érvényesülni az egyéniség? Mekkora lesz a háttérzaj? Lesz-e elég tárolóhely? Mi van, ha valaki megfázik?" Az, hogy ezeket az aggodalmakat komolyan vegyük fontos része volt a folyamatnak. De végig egyértelmű volt, hogy a GEALAN a változás mellett döntött. "Itt, az új irodánkban hatékonyabban tudok dolgozni" - mondja Tanja Avci. "Egy kétszemélyes irodában nehéz koncentrálni, amikor a másik ott telefonál mellettünk - itt ez sokkal könnyebb, mert a hangerő jobban eloszlik a nagyobb térben. A kommunikáció fontosabbá válik: többet beszélgetek a kollégáimmal, és úgy érzem, hogy könnyebb kapcsolatban maradni egymással."

A harmadik emelet már elkészült, a második emelet kialakításának befejezése 2023-ra várható, az első emelet - a központi elem és ami egyben a legnagyobb változás - pedig közvetlenül ezután következik. Így válik apránként valósággá az, amit a VITRA "Net 'n' Nest"-nek nevez a GEALAN-nál: az iroda kommunikációs központként szolgál, miközben elvonulási lehetőséget is kínál. "Akár egy második otthon" - mondja Tanja Avci - "ami ráadásul igen szép és stílusos.”