"Csapatként nyerünk"

Kreft úr, az Ön cége, az UNIORG, már 50 éve segíti a vállalatokat az SAP bevezetésében. A GEALAN átállítása SAP-ra rutinfeladatnak számított? Nem, ez sosem megy rutinból. Az UNIORG már régóta tanácsadóként segíti a GEALAN anyavállalatát, a VEKA-t, de a GEALAN ettől még egy önálló vállalat – saját, eltérő folyamatokkal. Ezért volt kiemelten fontos a kezdeti, részletes folyamatelemzés. Nem egy előre gyártott megoldást erőltettünk rájuk, hanem alaposan megvizsgáltuk, hogyan működik a GEALAN, milyen egyedi sajátosságai és igényei vannak. Nem úgy kell elképzelni az UNIORG érkezését, mintha egyszerűen behoznánk az SAP-t egy vállalathoz – ez egy összetett folyamat, amely időt és mindenekelőtt csapatmunkát igényel.

Az Ön szemszögéből nézve jól működött a csapat? Abszolút, ráadásul még élvezetes is volt a munka. Ebben az esetben három szereplő dolgozott együtt: a GEALAN mint ügyfél, az anyavállalat VEKA, és mi, az UNIORG, akik tanácsot adunk, moderálunk és megoldásokat keresünk. Fontos volt, hogy ebben a hármas csapatban bizalmat építsünk ki, megismerjük egymást, és tudjuk, ki miben a legjobb – csak így lehet hatékonyan haladni. A szoftvert valahogy mindig be lehet vezetni, de igazán jól csak akkor működik, ha csapatként dolgozunk. Szükség van a személyes kapcsolatokra, az összetartásra, a közös cél iránti elkötelezettségre.

Mindezek ellenére nyilván voltak viták és kihívások…? Természetesen, főleg az elején sok vita zajlott. Például: legyen-e GEALAN-nak saját SAP-felülete vagy sem? Hogyan integráljuk a raktárkezelő rendszert, amely nem SAP-alapú? GEALAN számára az is kiemelten fontos volt, hogy az árképzési folyamatok külső szemmel ne változzanak, az ügyfelek számára minden a megszokott módon működjön. Alapvetően mindig felmerül a kérdés, hogy mennyire törekszünk standardizálásra az SAP-val, és hol van értelme eltérni a sztenderdektől. A pénzügyi könyvelés erősen standardizált, de minél közelebb kerülünk az ügyfelekhez, a gyártáshoz vagy a logisztikához, annál inkább előtérbe kerülnek az egyedi megoldások. Hosszú és kemény viták zajlottak, de ezek előrevitték a projektet: csak így találhattuk meg együtt a legjobb megoldást.

Önök határozottan állítják, hogy az SAP-t nem lehet egyszerűen „SAP-ra pakolni”. Miért nem? Mert az SAP csak akkor működik optimálisan, ha a vállalatban megfelelő tudás szolgál alapul hozzá. Mi alapvetően egyfajta katalizátorként működünk: lehetővé tesszük, hogy a GEALAN ne csak használja az SAP-t, hanem maga is szakértővé váljon benne. Ehhez kulcsszereplőkre van szükség a vállalaton belül, akik folyamatosan továbbképzik magukat és részt vesznek a megoldások kialakításában. GEALAN már a kezdetektől fogva hajlandó volt pénzt fektetni a képzésbe, és ez érezhető volt a projekt során. Ez jó befektetés, hiszen különben lehet egy csúcstechnológiás SAP-rendszerünk, amit aztán csak tíz százalékban használunk ki. Az SAP bevezetése minden munkatársat érint, de nem hoz azonnal látványos előnyöket a napi munkában. Ha egy fekete doboznak tűnik, amit nem értek, akkor nem fogok vele azonosulni. Ezért kulcsfontosságú a megértés kialakítása és az emberek bevonása. Ez hosszabb folyamat, de sokkal fenntarthatóbb. A tudásátadás, különösen a fiatalabb kollégák számára, elengedhetetlen ahhoz, hogy mindenki beleadja az ötleteit és lendületet adjon a projektnek – és ezt a GEALAN kiválóan csinálta.

Hans-Peter Kreft 1964-ben született a németországi Versmoldban, és igazi SAP-hívőnek vallja magát. Ipari kereskedőként végzett, majd két évig esti iskolába járt, hogy megszerezze ipari szakértői képesítést is. Pályafutása során különböző ipari vállalatoknál dolgozott az IT területén, elsősorban anyaggazdálkodásban, gyártásban és logisztikában, miközben folyamatosan képezte magát. Ahogy egyre többször találkozott az SAP-val, egyre inkább saját maga is foglalkozni akart vele. 1990-ben a VEKA-nál kezdett dolgozni az SAP alkalmazásfejlesztés területén, ahol később ennek vezetője lett. 2004-ben csatlakozott az UNIORG AG-hoz, amelyet ma négy ügyvezető igazgató egyikeként irányít. Az UNIORG közel 250 munkavállalót foglalkoztat, központja Dortmundban található, és további nyolc irodával rendelkezik Németországban és külföldön. Cégük mottóját komolyan veszik: „Consulting with passion.”

A SAP bevezetésének napja izgalmas pillanat egy vállalat életében. Mindennek zökkenőmentesen kell mennie. Pontosan. A GEALAN az ügyfeleiből él, termékeket kell értékesítenie, és az ügyfél legfeljebb csak pozitív irányú változásokat tapasztalhat – de semmiképp sem problémát. Hallani olyan esetekről, amikor egy vállalat egy hétig nem tud árut kiszállítani, vagy három hétig nem tud számlát kiállítani. Ez nálunk nem fordulhatott elő. Az első SAP-napon már biztosítani kellett a szállítást és a számlázást. Ennek érdekében rengeteg időt és energiát fektettünk az előkészítésbe, számos integrációs tesztet végeztünk el, és aktívan bevontuk a szakmai területeket.

Mennyire fontos a megfelelő támogatás ebben a szakaszban? Az első négy-nyolc hét az élesítés után kritikus időszak. Olyan, mint amikor valaki új autót vesz. Hosszú ideig vártam rá, lenyűgöz a megjelenése. Kifizetek érte 40 000 eurót, majd megkapom – és az első gondolatom: „Jó döntést hoztam?” Ugyanez történik itt is: a döntésnek meg kell állnia a helyét. Nem szabad, hogy a vállalat hirtelen egyedül maradjon a problémákkal, és mélyrepülésbe kezdjen. Ezért ebben az úgynevezett „hipergondozási” fázisban teljes készenlétben állunk. Ha egy cég ezen a támogatáson akar spórolni, akkor erről biztosan elbeszélgetek velük, mert ez az a pont, ahol nem érdemes rövidre zárni a dolgokat.

Mit szeret jobban: egy stabil középvállalatot tanácsadással támogatni, vagy egy hektikusabb startupot? Mindkettőt. Természetesen van különbség egy gyorsan növekvő, rendkívül agilis e-kereskedelmi startup és egy régóta működő gyártóvállalat között, ahol a szakmai osztályok struktúrái stabilak. Az utóbbi esetben rengeteg tapasztalat van jelen, de talán néhány dolog már túlságosan is megszokott. Az a helyzet a legizgalmasabb, amikor van egy osztályvezető, aki meghatározza a stratégiát, de mellette ott van egy duális képzésben részt vevő fiatal, aki azt mondja: „Az IT az én világom, itt tudok változást hozni.” Régebben az osztályvezetők gyakran azt gondolták, hogy automatikusan nekik kell lenniük a kulcsfelhasználónak, de ma már más a helyzet: nem a pozíció, hanem az elkötelezettség számít. 

A tudás átadása a tapasztalt szakemberektől a fiatalabb generációknak egy olyan téma, amely önt különösen foglalkoztatja. Nagyon is. Már 40 éve dolgozom az IT területén, és még mindig van bennem ambíció, hogy változást érjek el. Nem szeretem a stagnálást és az unalmat. Ugyanakkor vannak területek, ahol a fiatalabb kollégák nálam is gyorsabbak. Az UNIORG-nál sikerült kinevelnünk egy második, sőt talán már egy harmadik generációt is. Az, hogy a tudást továbbadjuk, elengedhetetlen a túléléshez. Ma is vannak kiváló gyakornokok és rendkívül motivált fiatal szakemberek Németországban. Lehet, hogy egy kicsit tovább kell keresni őket, de ott vannak, és velük dolgozni igazán inspiráló. A munkám során néha óvóbácsi vagyok, néha kapuőr – azaz egyfajta ajtónyitó –, néha pedig válságkezelő, ha valahol probléma merül fel. És persze ott van a stratégia kérdése is: fantasztikus látni, hogyan fejlődnek az emberek, és hogy valaki egy adott területen jobb lesz nálam. Nem a gyengébbeket akarom magam köré gyűjteni, hanem a jobbakból akarok tanulni.

A vállalatok hatékonyabbá válásának folyamata – ez a munkája gyümölcse? Abszolút. Tegnap pakolás közben kezembe akadt egy 2005-ös VEKA éves jelentés, és amikor látom, milyen volt akkor a forgalom és milyen most – fantasztikus érzés, hogy ehhez hozzájárulhattam. A GEALAN-nál is rengeteg új projekt zajlik. Bevezették például a Staffbase szoftvert a belső kommunikációhoz – ennek semmi köze az SAP-hoz, de egy modern, korszerű vállalati kommunikációs eszköz, amely igazán jól működik. Emellett most már SAP HR-megoldásokat is fontolgatnak, mint például a SuccessFactors vagy az Ariba beszerzési katalógus szoftverét. Kiemelkedően teljesítő online áruházuk van az ügyfelek számára, EDI-kapcsolatuk a megrendelésekhez, valamint Celonis segítségével közelítik meg az adatelemzést. Az SAP Analytics Cloud segítségével saját maguk tervezik az értékeléseiket – a GEALAN valóban az élen jár ebben. Amit a GEALAN-nál látok, az egyszerűen az a nyitottság, hogy folyamatosan fejlődni akarnak – és ez mindig a siker kulcsa. Szeretem ezt a folyamatot a Volkswagen Bogárhoz hasonlítani: egy ponton elérte a határait, és kellett egy új modell – így született meg a Golf. Nem tudom, hogy az első Golf már jobb volt-e, mint az utolsó Bogár, de egy új platformot teremtett, amelyre a jövőt lehetett építeni.

A SAP S/4HANA átállásra utal, amely a GEALAN-nál 2024 januárjában történt meg. Mitől lesz jobb a legújabb SAP generáció? Eleinte nyilvánvalóan alig érezhető a változás. Az SAP bejelentette, hogy 2027 után már nem támogatja az ECC-t (egy SAP vállalatirányítási rendszer – a szerk.), így az S/4-re való áttérés elkerülhetetlenné vált. Az igazi előnyök azonban nem néhány hónappal az átállás után mutatkoznak meg. Persze, a felületek modernebbek lettek, és például a Fiori alkalmazásokban könnyebben láthatók a szabadságigénylések. De őszintén szólva: az első lépésben a felhasználók számára nem jelentkezik közvetlen javulás. Azonban az S/4 egy kiváló platform a jövő számára. Gyorsabb működést tesz lehetővé, növeli a teljesítményt, és több felhőalapú komponenst tartalmaz. Az AI, a dashboardok, az adatelemzési megoldások és egyéb fejlett technológiák erre épülhetnek – és ezek lesznek igazán fontosak. Az S/4 az alapja a további fejlődésnek, és a GEALAN is aktívan dolgozik azon, hogy fejlessze a felületeket, bevezesse a dashboardokat és az önkiszolgáló megoldásokat, egyszerűsítse az elemzéseket, valamint gyorsabban áttervezze a folyamatokat. Az agilitásról van szó, és arról is, hogy könnyebbé váljon az új vállalatok integrációja.

Folytatódik az együttműködés az UNIORG és a GEALAN között? Igen, természetesen. A következő nagy lépés a SAP bevezetése a GEALAN Balticnál, amely 2025. január 1-re van ütemezve. Mivel már támogattuk a GEALAN-t Németországban és számos leányvállalatnál, a munka most kevesebb erőforrást igényel majd. Ez azért is van így, mert a GEALAN mára saját SAP-tapasztalatokkal is rendelkezik, így a folyamat gördülékenyebb lesz. Mi pedig nem azok vagyunk, akik hosszú távon nagy létszámmal egy cégen belül akarnak maradni. A mi feladatunk az, hogy segítsünk az embereknek abban, hogy önállóan is boldoguljanak.

Ennek ellenére a hosszú távú, stabil ügyfélkapcsolatok kielégítik Önt? Ez nemcsak kielégítő, hanem rendkívül izgalmas is, hogy hosszú távon együtt fejleszthetünk valamit. Sok ügyfelünknél látom: hol álltak 20 évvel ezelőtt, és hol tartanak most? Talán kissé régimódi vagyok, de szeretem látni, hogy mennyi mindent értünk el közösen.