¿SAP? ¡Ya está en marcha!

Susana Santos (43) es madrugadora y muy activa por las mañanas. Lo primero que hace es escribir una lista de tareas, sólo para ese día. A Susana Santos le encantan las listas de tareas. Se le da muy bien hacer cosas y marcarlas. "Me hace sentir bien".

A menudo se dice que los informáticos son unos empollones. Susana Santos es todo lo contrario: abierta, comunicativa, entrañable. Hija de inmigrantes portugueses, desde muy joven sintió afinidad por la informática. Cuando estudiaba secundaria, la mecanografía y la taquigrafía le parecían aburridas, así que se decantó por la informática, una asignatura poco común a principios de los noventa. En Hof era una de los ocho alumnos de séptimo curso y la única chica. A los dieciséis años compró su primer ordenador, "con una disquetera y una pantalla enorme. Leí las instrucciones, lo instalé todo yo misma y aprendí Word y Excel por mi cuenta". Mientras otros chavales jugaban al Pac-Man y al Tetris, Susana Santos empezó a mecanografiar todos sus cuadernos, guardar el contenido en disquetes y ordenarlos; "lo hacía por diversión".

Susana Santos sabía lo que quería hacer después de la escuela. Quería estudiar después de licenciarse, pero antes quería trabajar urgentemente en el campo. "Después de doce años de estudios, tenía muchas ganas de trabajar". Se presentó a todas las grandes empresas de la región de Hof, pero GEALAN fue la que más rápido la aceptó. Susana Santos se convirtió en empleada industrial y pasó por todos los departamentos, como es habitual para los becarios. "Todavía hoy me beneficio de ello: Sé exactamente lo que hacen mis compañeros y aprecio el contacto personal". Para Susana Santos, tan claro como su deseo de trabajar después de la escuela era que seguía queriendo estudiar. GEALAN le ofreció la oportunidad perfecta con el programa de estudios dual, que en aquella época aún se denominaba "estudio con práctica en profundidad". Después de su formación, estudió administración de empresas en la Universidad de Ciencias Aplicadas de Hof a partir de 2001, trabajando en GEALAN durante las vacaciones semestrales y los dos semestres de prácticas. "Así siempre ganaba dinero y podía financiarme los estudios".

A Susana Santos le gusta pensar con originalidad. Aunque estudiaba Administración y Dirección de Empresas con especialización en Marketing y Controlling, cuando le preguntaron en GEALAN si quería probar suerte en el campo de la informática, respondió espontáneamente que sí. "No se trataba sólo de configurar un ordenador, sino de encontrar soluciones creativas. Cuando los compañeros tenían un problema en su flujo de trabajo, teníamos que encontrar la forma de resolverlo de la forma más inteligente posible con la ayuda de los informáticos. Me parecía apasionante". Un sistema de programación para los pedidos de los clientes, un sistema de retroalimentación para la producción que informa de las cantidades, los rechazos, los tiempos, una actualización para el sistema de gestión de almacenes de LFS... Susana Santos se adentraba cada vez más en la informática y desde entonces nunca se ha alejado de ella. "El hecho de no haber estudiado informática no es una desventaja; veo muchas cosas desde el punto de vista empresarial y de marketing. Me ayuda a ver el conjunto, no sólo los temas informáticos en sí mismos. Y en el equipo hay expertos en programación". Susana Santos ya estaba escribiendo su tesina sobre un tema que determinará su futuro profesional: SAP.

En 2005, con su diploma de administración de empresas en el bolsillo, Susana Santos se incorporó a GEALAN como ayudante del director de la división de IT. En 2007, GEALAN empezó a trabajar con soluciones SAP, inicialmente en el área comercial y de gestión de materiales. La amplia introducción de SAP en GEALAN llevó varios años y supuso una inversión de unos 10 millones de euros. El mayor proyecto informático que GEALAN ha llevado a cabo se convirtió en la especialidad de Susana Santos. Los preparativos comenzaron en la sede central de Oberkotzau en 2016. El objetivo de introducir SAP era sustituir el anticuado software ERP (planificación de recursos empresariales) y convertirlo en el software central para que GEALAN gestionara, controlara y planificara casi todos los procesos empresariales y flujos de información de su cadena de suministro. Hay un módulo SAP adecuado para cada área, desde los pedidos hasta la entrega y la facturación. Si un cliente hace un pedido a GEALAN, se crea un pedido en SAP. Si la mercancía se fabrica desde cero en lugar de entregarse desde el almacén, se crea la orden de fabricación en SAP y se programa la entrega. Cuando la mercancía está de camino al cliente, SAP informa de que puede crearse la factura. El sistema también registra los pagos entrantes y salientes. "La única interrupción del sistema es la preparación de pedidos. Queríamos seguir confiando en nuestro sistema de gestión de almacenes, que funciona muy bien y está hecho a nuestra medida".

Susana Santos es optimista. "Siempre tuve en mente las ventajas que nos ofrece SAP: una interfaz de usuario moderna con la que es mucho más agradable trabajar que con las anticuadas pantallas verdes, así como la navegación intuitiva por los menús, la mejor disponibilidad de los datos y la mayor facilidad de trabajo. Ya no tengo que hacer clic y desplazarme por los números de los segmentos. Por fin veo toda la información, como todos los pedidos de un cliente, inmediatamente". SAP es un sistema integrado, lo que significa que cada cambio al principio de la cadena provoca inmediatamente cambios más adelante. Un nuevo pedido de ventas desencadena directamente un pedido planificado en producción. Por supuesto, SAP también permite una verdadera automatización. Un término que a algunos les hace pensar en racionalización y temer por sus puestos de trabajo. "Por eso era tan importante implicar a todos los empleados desde el principio y explicarles que seguirían siendo necesarios". Como muchos otros proyectos importantes de GEALAN, la implantación de SAP no es descendente. El personal del proyecto, llamados usuarios clave, procede de todos los departamentos y recibe formación continua sobre SAP. Incorporan a SAP los conocimientos de su departamento. En otras palabras, estipulan qué debe incluirse y cómo. También actúan como multiplicadores en su departamento, explicando a sus colegas cómo utilizar el software SAP y respondiendo a sus preguntas. "Esta gestión del cambio es importante", afirma Susana Santos. "Juntos damos forma al cambio".

Hay gente que espera a que las cosas le vengan dadas, pero Susana Santos no. Es una planificadora consumada. Cuando viaja, y le encanta hacerlo con su familia, empieza investigando mucho sobre lo que todos quieren experimentar. Luego planifica meticulosamente cada día de las vacaciones, en Excel, por supuesto: llegada a Amberes a las 9 de la mañana, centro de la ciudad, ayuntamiento, catedral, almuerzo en Wafflehouse, salida a las 2 de la tarde hacia Calais, ferry a Dover, luego White Cliffs, etc. De este modo, se aprovechan perfectamente todos los días de las vacaciones. Un gran viaje de vacaciones consiste en una lista de acciones sucesivas. Susana Santos enfocó SAP de una manera muy similar. Al principio hubo un análisis exhaustivo; después, el proyecto a gran escala de introducir SAP se desglosó en acciones más pequeñas que se procesaron paso a paso. "En esta fase no se puede olvidar nada. Todos los departamentos tienen que poner de su parte. Los compañeros tienen mucha información en la cabeza, en tablas de Excel, en documentos de Word. Tuvimos que extraer toda esa información (cómo trabajan, cómo son sus procesos) e integrarla en el software para que al final haga lo que queremos".

Después vino la fase de anteproyecto. El equipo del proyecto SAP redactó un concepto para cada módulo SAP, lo probó todo exhaustivamente y formó a los empleados. Sólo después de asegurarse de que todo era correcto se transfirieron los datos del sistema antiguo al nuevo. Después se activó a los empleados como usuarios y se transfirieron los elementos del antiguo sistema. Entonces llegó el gran momento: la puesta en marcha en Oberkotzau el 1 de enero de 2019. "Llegué muy temprano; un poco nerviosa, por supuesto. Teníamos un plan de transición preciso, cuándo se transferirían qué acciones del antiguo sistema a SAP y, por supuesto, un plan de emergencia que habría puesto en marcha nuestro antiguo sistema, por si las cosas iban mal." El primer pedido de un cliente estaba en marcha. La primera entrega estaba en camino. "Avanzamos paso a paso. Un cambio así no es poca cosa. El equipo del proyecto pasó semanas mirando por encima de los hombros de los compañeros, resolviendo problemas". Una buena preparación y un estrecho apoyo dieron sus frutos. El cambio a SAP funcionó y se convirtió en un gran éxito, y Susana Santos fue ascendida a jefa de grupo en consultoría de aplicaciones de IT en 2019.

GEALAN también está implantando SAP en sus filiales internacionales, empezando por Croacia en 2020, seguida de Francia, Polonia y Rumanía en incrementos anuales; GEALAN BALTIC le seguirá en 2025. Desde 2021, Susana Santos supervisa el proyecto de implantación de SAP. Para ella es importante que la implantación se realice siempre en igualdad de condiciones. "Por supuesto, estandarizamos nuestros procesos informáticos para que todos hablemos el mismo idioma, pero no es una vía de sentido único. También recibimos aportaciones de nuestros colegas extranjeros: Polonia estaba mucho más adelantada que nosotros en cuanto a digitalización. Su entrada de pedidos era casi totalmente electrónica, y nosotros aprendemos de ellos".

Según Susana Santos, la introducción de SAP no es sólo cuestión de unos y ceros, sino de las personas que trabajan con él. Para 2024, está planeando una reunión con todos los usuarios clave de todas las sedes de GEALAN. "Mi objetivo es que crezcamos juntos como equipo, que nos conozcamos e intercambiemos ideas. Los proyectos informáticos también pueden gestionarse a escala internacional, así que veo grandes oportunidades". Susana Santos está convencida de que SAP acelera los procesos empresariales, y la velocidad permite a GEALAN crecer aún más rápido. "Por supuesto, SAP nunca está acabado", afirma. "Estamos mejorando constantemente el software y los procesos, por ejemplo, a gran escala, con una solución en la nube para nuestra gestión de las relaciones con los clientes y un nuevo módulo SAP para la fabricación de herramientas; a menor escala, con una mejor gestión de los contenedores y la información electrónica de los paquetes. Estos son solo cuatro de los muchos ejemplos". En 2024, GEALAN pasará a S4/HANA, la próxima tecnología SAP con más espacio de almacenamiento, una interfaz aún más moderna y nuevas funciones: Las transacciones tradicionales se convertirán en apps. Por ejemplo, el análisis de datos para las ventas funcionará entonces a través de una app, incluso móvil.

¿SAP? funciona a la perfección en GEALAN. Hasta el último elemento de SAP está en su sitio y le seguirán otros. Todo lo que Susana Santos tiene en su lista de tareas pendientes se hace realidad.