Más que un cambio de imagen

Tanja Avci (44) sube las escaleras dando saltos. El camino a su escritorio por la mañana la lleva desde hace poco a la tercera planta. "Cuando me siento, necesito un café para calmarme", bromea. Como Jefa de Equipo de Recursos Humanos, Tanja Avci es una de las primeras personas de GEALAN en disfrutar del nuevo entorno de oficinas porque su departamento es el proyecto piloto: fue la primera en mudarse al "multiespacio" (como ella lo llama) o al "espacio abierto" (como dirían otros).

El plan de modernización de las oficinas de GEALAN en Oberkotzau se concibió hace muchos años. Tanja Avci ha estado apoyando todo el proceso como parte del equipo del proyecto desde 2018. "El nuevo diseño concierne a todos los que trabajan en el departamento de Administración, desde el director general hasta el empleado", afirma. "El hecho de que todo el mundo participara y se implicara fue muy importante en todas las fases. Hacer un cambio así sólo es posible juntos". El proyecto no se lleva a cabo de arriba abajo. La dirección puede dar algunas directrices, pero deja los detalles en manos de los empleados.

Una de las directrices es suprimir las oficinas individuales. La dirección ni siquiera puede tenerlas. Es un paso enorme porque, por supuesto, supone acabar con los antiguos privilegios. GEALAN entiende que la transformación significa romper con los viejos hábitos, salir de la zona de confort y atreverse con algo nuevo. La segunda directriz estipula que nos centremos en el trabajo orientado al flujo de trabajo. Los empleados no se sientan unos junto a otros porque siempre haya sido así, sino porque el proceso y la lógica de trabajo determinan dónde deben estar. Puede que esto no sea tan importante para departamentos como RRHH, porque "podemos sentarnos por todas partes", dice Tanja Avci, pero en el caso de otros departamentos que están directamente relacionados entre sí en términos de contenido, sí lo es: "Por eso situamos la gestión de productos en el centro y organizamos el desarrollo de sistemas, el departamento de ingeniería, la gestión de materiales, las ventas y el marketing en torno a ella, en una sola planta y en una sola zona. Ese es realmente el "gran logro" del concepto".

Para qué segmento de mercado se diseña un producto, por qué se diseña exactamente así, cómo se traduce la innovación en argumentos de venta, cómo influyen los comentarios de los clientes en el siguiente diseño del sistema... todas estas cosas están directamente interconectadas y el diálogo se fomenta estando muy cerca. Nadie tiene que descolgar el teléfono o aventurarse a otra oficina para aclarar una duda. La comunicación se intensifica automáticamente en el multiespacio. Todo el mundo está al tanto de lo último. Se crean líneas de comunicación más cortas, lo que aumenta la eficacia general y beneficia a todos. "Los ciclos de desarrollo de nuestros productos son cada vez más cortos, tenemos que tomar decisiones más rápidamente y necesitamos compartir constantemente con los demás para hacer frente a la creciente complejidad". La mentalidad de silo, en la que cada uno se aísla, sólo conduce a malentendidos. "Nuestro objetivo es que todo el mundo sepa cómo repercuten sus decisiones en los demás. Que todo el mundo sepa cómo estamos interrelacionados". Las nuevas oficinas deben servir a este gran propósito de mayor intercambio y mayor comunicación. No son un símbolo de estatus.

GEALAN piensa con originalidad. "Primero queríamos ver cómo lo hacían los demás y explorar ejemplos de buenas prácticas. Ver cómo otros crean entornos de oficina modernos y nuevas formas de trabajar". El equipo del proyecto, formado por miembros de los departamentos de RRHH, Organización, TI y Facility Management, examina una empresa de software, pero también ideas de la Sociedad Fraunhofer y Audi. "Muchas cosas suenan bien en teoría", dice Tanja Avci, "pero sólo cuando ves ejemplos reales puedes tomar una decisión". ¿Qué funciona para GEALAN y qué no? Una cosa está clara, sin embargo, tras las primeras conclusiones: "Que todo el mundo comparta mesas y no tenga su propio puesto de trabajo permanente no es algo que queramos. Uno de nuestros objetivos era crear un hogar, y eso no es algo que pueda hacer si cada día se trabaja en un sitio distinto", dice Tanja Avci. "Además, podemos trabajar por proyectos, pero no es lo único que hacemos". La oficina diáfana, como se ve tradicionalmente en EE.UU., tampoco es una opción: "Este montaje en fila, como en un locutorio, donde todo el mundo se esconde porque apenas puede concentrarse y porque es demasiado ruidoso, habría sido cualquier cosa menos un progreso para nosotros". GEALAN no se empeña en disponer de grandes salas, sino que busca sinergias significativas.

"En ningún caso queríamos ignorar las deficiencias de la propia empresa, sino confiar deliberadamente en la aportación de personas externas, de profesionales", afirma Tanja Avci. GEALAN llama a los expertos. El contrato se adjudica a una gran empresa: VITRA, conocida en todo el mundo por sus diseños clásicos, como la Eames Lounge Chair y la Panton Chair. Una delegación de GEALAN viaja a Weil am Rhein, donde se encuentra el campus de VITRA y sus edificios emblemáticos, como el Museo del Diseño. Con VITRA, se reparte "literalmente" una nueva mano de cartas para las nuevas oficinas. Durante el taller de estrategia, se colocan sobre la mesa los planos del departamento de Administración de GEALAN planta por planta, los jefes de división colocan cartas encima, sitúan las divisiones y eligen dónde y cuántos puestos de trabajo debe haber. Más adelante, durante el taller de usuarios, el personal se encarga de afinar los planos aproximados con tarjetas: una tarjeta para un disco doble, otra para una impresora, otra para un armario, otra para una máquina de café y otra para una zona tranquila. Así es como los planos empiezan a tomar forma; tarjeta a tarjeta. Los asesores de puestos de trabajo y diseñadores de interiores de VITRA dejan que todo esto fluya en el diseño.

Escritorios regulables en altura con mayor profundidad de trabajo y nuevas sillas cómodas en el puesto de trabajo -las divisiones eligen los colores-, zonas creativas con taburetes y rotafolios, zonas de reunión en las que también se puede tomar un café informal de vez en cuando, filtros de aire, absorbentes acústicos, plantas y mucha luz por todas partes. Las nuevas oficinas invitan a entrar de inmediato. También es importante que haya lugares donde todos puedan refugiarse. "La confidencialidad era un tema muy importante", dice Tanja Avci. "Por supuesto, un director general tiene que poder hablar tranquilamente, pero todos los empleados también tienen esa oportunidad. Si quiero hablar por teléfono tranquilamente o participar en una videoconferencia, utilizo el palco para conversaciones individuales o una de las otras salas de reuniones". Es la única manera de que el multiespacio se convierta realmente en un espacio libre y abierto. Empecinarse en imponer una idea no es una opción para todas las partes implicadas. "Somos flexibles. Si algo no funciona, lo cambiamos". A GEALAN le gusta pensar de forma independiente.

La digitalidad desempeña un papel fundamental en las oficinas: puestos de trabajo con portátiles, uso de dispositivos móviles, auriculares, opciones de visualización, acceso remoto, un entorno cómodo para videoconferencias... todo se tiene en cuenta. A menudo, las herramientas digitales ya no requieren que estés allí en persona. Por eso, la posibilidad de trabajar desde casa dos días a la semana forma parte del nuevo concepto de trabajo de GEALAN. "El diseño de las oficinas se basa en que aproximadamente el 75% de la plantilla trabaje en persona en las instalaciones de Oberkotzau", explica Tanja Avci. Sin embargo, los nuevos espacios y su agradable ambiente podrían dar a algunos motivos para trabajar menos desde casa y estar más en la oficina.

"Por supuesto, al principio también había algunas preocupaciones", dice Tanja Avci: "¿Seguiré siendo percibida como una persona en las amplias salas? ¿Cómo será el ruido de fondo? ¿Tendré suficiente espacio para guardar cosas? ¿Qué pasa si alguien tiene un resfriado?". Tomarse en serio estas preocupaciones fue una parte importante del proceso. Sin embargo, siempre quedó claro que GEALAN opta por el cambio y no por el inmovilismo. Porque, en última instancia, las ventajas superan claramente a los inconvenientes. "En nuestra nueva oficina puedo trabajar mejor", dice Tanja Avci. "En una oficina de dos personas es difícil concentrarse en algo cuando la otra está hablando por teléfono, por ejemplo; aquí es mucho más fácil porque el nivel sonoro se reparte por el espacio más grande. La comunicación adquiere más importancia: hablo más con mis colegas y me parece que es más fácil reunirnos y estar en contacto unos con otros".

La tercera planta está terminada, la construcción de la segunda está prevista para 2023, y la primera -el elemento central y el mayor cambio- vendrá inmediatamente después. Así es como lo que VITRA denomina "Net 'n' Nest" se está haciendo realidad en GEALAN, poco a poco. La oficina sirve de centro de comunicación a la vez que ofrece un lugar en el que refugiarse. "Un verdadero hogar", dice Tanja Avci; y con mucho estilo.