Compras nivel experto

Cuando todo va bien en nuestro departamento de compras, nadie se da cuenta de que existimos. Pero cuando hay un problema, nuestros teléfonos empiezan a sonar rápidamente», dice Rebecca Fichtelmann riendo. Ella y su equipo de gestión de materiales, compuesto por siete personas, trabajan cada día para facilitar a GEALAN todo lo que la empresa necesita para funcionar con éxito y sin problemas. El departamento de recepción de mercancías en Oberkotzau, con dos empleados más, también forma parte del departamento de Fichtelmann. Se compra en tres sectores diferentes: Materias primas, mercancías y gastos propios de explotación. «Compramos nuestra principal materia prima, el PVC, pero también todos los aditivos: Modificadores y dióxido de titanio, por ejemplo, pero también material de sellado. Las mercancías incluyen perfiles de acero, por ejemplo. Los gastos propios de explotación son todo lo que necesitamos internamente: desde zapatos de seguridad y tornillos hasta toallas desechables para los servicios. Además, nos encargamos de la gestión de los viajes.»

Escasez de recursos rara vez vista

La lista de la compra de GEALAN es muy especial. En tiempos normales, el reto es conseguir cada artículo con la máxima calidad al mejor precio, una tarea que a Rebecca Fichtelmann le encanta: «Cada día en Compras es emocionante. Cuando, después de debatir largo y tendido, logramos lo mejor para GEALAN, me siento muy feliz.» Sin embargo, desde 2020 es más complicado conseguir materias primas: «La empresa ha crecido enormemente, lo cual es, por supuesto, estupendo. ¡Nuestra facturación en el primer semestre de 2021 fue un 35 % mayor que en el mismo periodo del año anterior! Por otro lado, los materiales que necesitamos son muy escasos desde finales de 2020», afirma Fichtelmann. «Hablé con un colega que conoce y se mueve en el mercado del PVC desde hace 25 años: ¿Qué está pasando? No puede ser. Él me dijo: Problemas de suministro ya ha habido alguna vez antes, pero nunca hasta este punto.» Estar en compras en GEALAN es un trabajo que requiere profesionalidad y una cierta dosis de temple.

La pandemia de coronavirus está barriendo todos los mercados como un huracán y sacudiendo las cadenas de suministro; sin embargo, no es el único reto, según el análisis de Fichtelmann: «En el sector del acero cerraron algunos altos hornos y nuestros proveedores de acero sufrieron falta de material. En el sector del PVC, recibimos comunicaciones de fuerza mayor (notificaciones de fuerza mayor, nota del editor) de nuestro fabricante de PVC, de que había carencias importantes. En algunos casos, los fabricantes de PVC estaban realizando trabajos de mantenimiento y la producción estaba paralizada; las cantidades preproducidas ya habían sido adjudicadas; la demanda ha aumentado de forma increíble.» En EE.UU. se produjeron heladas, tormentas, plantas enteras de PVC se vinieron abajo y las plantas europeas sufrieron aún más presión. Al mismo tiempo, el coronavirus paralizó la logística: «Las fechas de entrega se retrasaron, las empresas de transporte tuvieron de repente problemas con los controles de coronavirus en las fronteras, los camiones fueron aparcados porque sus conductores daban positivo.» Son los acontecimientos mundiales imprevisibles los que repercuten en los mercados europeos y en la forma de comprar de GEALAN. Con todo esto, hay que tener en cuenta una visión general y planificar de forma realista: En eso consiste el arte de comprar

Enormes aumentos de precios como consecuencia

«Hemos vivido enormes aumentos de precios. Con los proveedores, esto acabó en una postura de «o lo tomas, o lo dejas»: los precios dejaron de negociarse. Incluso para nosotros, hoy en día también no se trata tanto de los precios, sino de generar seguridad en el suministro.» La exigencia de GEALAN sobre todas y cada una de sus materias primas no decae ni un segundo a pesar de esta situación: Proceden preferentemente de Alemania y su calidad está permanentemente controlada por nuestro propio departamento de I+D. Las colaboraciones de larga duración con los proveedores de materias primas son más importantes que nunca para impulsar conjuntamente las innovaciones de materiales, y hay que cuidarlas como corresponde. «Por supuesto, discutimos todas las especificaciones con los departamentos técnicos, que son los expertos, pero los precios, las condiciones de pago y los plazos de entrega los negocia el departamento de compras. Intercambiamos mucho con nuestras compañías asociadas en el extranjero, enviamos materiales de un lado a otro, utilizamos vínculos. Como resultado, hemos crecido juntos y operamos más internacionalmente.»

En tiempos de pandemia, la gestión de viajes se ha reducido casi a cero, y de no ser porque es una locura, esto podría verse de forma positiva: como un alivio para el departamento de compras, que se encarga de todas las reservas de vuelos y hoteles. Mientras el mercado de productos básicos va variando por todo el mundo, a veces el diablo se esconde en pequeños detalles en Tanna y Oberkotzau: «Por ejemplo, no había cinta adhesiva en ningún sitio. No podemos embalar nuestros contenedores sin cinta adhesiva, porque la película se vuela de los contenedores en Tanna. Necesitábamos una solución rápida: Nuestra cinta adhesiva debe ser transparente, estable a los rayos ultravioleta y tener una gran fuerza de adherencia, por lo que tuvimos que ocuparnos de estas especificaciones del producto de forma rápida y precisa».

No hay parones gracias a la coordinación interna del grupo

Ante la escasez de materias primas, el reto de las compras reside en la expresión «aun con todo»: Las materias primas tienen que llegar, los silos de la planta mezcladora tienen que estar llenos, las extrusoras tienen que estar funcionando. «Las materias primas son para nosotros el número 1 en prioridad. Todo lo demás viene detrás, pero también hay que pensar en ello. Y a veces hay que dedicarse a dominar el caos.»

La estrategia de Rebecca Fichtelmann se llama: Coordinación. Una palabra que la jefa de compras utiliza dieciséis veces en la entrevista de GEANOVA: coordinación interna para pedir las materias primas conjuntamente, con producción, con el departamento de I+D. «Cuantos más mensajes y noticias de última hora nos llegan de los mercados, más intensificamos nuestras reuniones de coordinación.»

Rebecca Fichtelmann es una persona que llama a los problemas desafíos. Es un talento organizativo, también en su vida privada. Cuando se trata de su círculo de amigos, ella es la que se encarga de todo: de dónde ir de vacaciones, de dónde ir de excursión, de a qué evento asistir... Ella negaría que exista un talento innato para las compras, pero es cierto que su padre también fue director de compras en una empresa mediana. Rebecca Fichtelmann es una persona madrugadora, no pospone las cosas, y lo que ha empezado, lo tiene que terminar. Su carrera profesional lo demuestra: Después de la escuela secundaria y la FOS (Formación Profesional), envió una única solicitud para entrar como aprendiz de compras en GEALAN, esperando tener suerte. Nada más entrar en la empresa a través de la torre de cristal, sintió buenas vibraciones; en la entrevista de trabajo vio que había química y fue aceptada rápidamente. En 2007, comenzó su formación en compras, a la que solo fue infiel por una breve incursión en ventas, y fue contratada. «Trabajar en el área de compras me interesó y supuso un reto desde el principio. Me gustaba el contacto interno y externo y podía trabajar de forma independiente, no había dos días iguales. Pero siempre me rondaba la idea de estudiar.» Así que, además de su trabajo a tiempo completo, Rebecca Fichtelmann hizo primero a distancia un curso de administración de empresas, y luego empezó a estudiar Administración y Dirección de Empresas en la Universidad de Ciencias Aplicadas de Hof por las tardes: «Para mí era importante estudiar, pero sin tener que dejar GEALAN. Mi jefe y todo el departamento estuvieron apoyándome, de no haber sido así no lo hubiera conseguido.» Durante cuatro años, se motiva a sí misma después de una jornada completa de trabajo y durante el fin de semana para cursar la exigente carrera y la termina con éxito. De este modo, la obtención del Grado por parte de Rebecca Fichtelmann es prueba no solo de su experiencia, sino también de su determinación y de su talento para hacer malabarismos con muchas bolas al mismo tiempo.

En GEALAN, dirige la implantación de SAP en la gestión de materiales y acompaña el proyecto con su Trabajo de Fin de Grado. «Éramos un equipo joven, depositaron mucha confianza en nosotros.» Para empezar con SAP, el departamento de compras registró todos los procesos reales y desarrolló un concepto objetivo. Los procesos se vuelven más ágiles y orientados a los objetivos. Todas las tareas de gestión de materiales se digitalizan y no se usa casi papel, se instala un sistema de archivo de albaranes y confirmaciones de pedidos al que todo el mundo puede acceder, se instaura una base de datos de contratos y un control de compras, donde deben desarrollarse las interfaces con los demás departamentos. «Eso fue lo bueno de trabajar en conjunto, todos desarrollando y probando juntos. El día de la verdad fue el 1 de enero de 2019. Aquel día fue muy emocionante para todos.» SAP fue el primer gran proyecto de Rebecca Fichtelmann y funciona. Se convierte en jefa de grupo y, en enero de 2021, con 33 años, en jefa del área de Gestión de Materiales. El techo de cristal con el que suelen toparse las mujeres en sus carreras no existe para ellas en GEALAN.

Rebecca Fichtelmann es nueva en su puesto de dirección, pero lleva años en el equipo de compras, del que se considera explícitamente parte. Este equipo, afirma ella con convicción, es la razón por la que no solo es posible hacer frente a los tiempos de tormenta, sino también sentir alegría por el trabajo. «Hemos crecido juntos inmensamente en este tiempo de crisis. A pesar de la distancia que hemos tenido que mantener, la cercanía y la cohesión son más fuertes que nunca. Todos entienden a lo demás, todos dicen lo que piensan y creemos con firmeza: Juntos podemos conseguirlo.»