Mehr als ein Make-over

Tanja Avci (44) nimmt die Treppenstufen mit Schwung. Neuerdings führt sie der Weg zu ihrem Schreibtisch morgens hinauf in den dritten Stock. „Wenn ich sitze, brauch ich erst mal einen Beruhigungskaffee“, scherzt sie. Als Gruppenleiterin Personal gehört Tanja Avci zu den ersten, die bei GEALAN in den Genuss der neuen Bürowelt kommen, denn ihre Abteilung ist der Pilot: Sie ist zuerst umgezogen, „in den Multispace“ wie sie sagt. Man könnte auch sagen: in den Freiraum.

Der Plan, die GEALAN-Büros am Standort Oberkotzau zu modernisieren, wird schon vor Jahren gefasst. Tanja Avci begleitet den kompletten Prozess seit 2018 im Projektteam. „Die Neugestaltung betrifft alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung – vom Geschäftsleiter bis zum Sachbearbeiter“, sagt sie. Dass alle mitgenommen und eingebunden werden, sei in jeder Phase sehr wichtig gewesen. „So eine Veränderung geht nur miteinander.“ Das Projekt ist keine Top-down-Angelegenheit. Die Geschäftsführung gibt zwar ein paar wenige Leitplanken vor, überlässt die Konkretisierung und Details aber ganz den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Keine Einzelbüros mehr

Eine der Leitplanken lautet: keine Einzelbüros mehr, auch nicht für Führungskräfte. Ein großer Schritt, denn natürlich bedeutet das das Ende alter Privilegien. GEALAN hat verstanden, was Transformation bedeutet: alte Zöpfe abzuschneiden, Komfortzonen zu verlassen und Neues zu wagen. Leitplanke 2 lautet: Wir setzen auf Workflow-zentriertes Arbeiten – Mitarbeiter sitzen nicht zusammen, weil das schon immer so war, sondern der Arbeitsprozess, die Arbeitslogik soll entscheiden, wer wo ist. Bei Abteilungen wie Personal ist das vielleicht nicht so entscheidend – „Wir könnten überall sitzen“, sagt Tanja Avci. Bei Bereichen, die direkt inhaltlich Bezug aufeinander nehmen, schon: „Deshalb werden wir das Produktmanagement als Zentrum definieren, um das sich Systementwicklung, Konstruktionsabteilung, Materialwirtschaft, Vertrieb und Marketing auf einem Stockwerk, auf einer Fläche gruppieren – das ist sozusagen der ‚große Wurf‘ des Konzepts.“

Modernes Bürokonzept

Für welches Marktsegment konzipiert man ein Produkt, warum wird es genau so konstruiert, wie übersetzt man die Innovation in Verkaufsargumente, wie beeinflusst Kunden-Feedback die nächste Systementwicklung – das alles greift direkt ineinander und räumliche Nähe fördert den Dialog. Niemand muss erst zum Telefonhörer greifen oder in ein anderes Büro gehen, um eine Frage zu klären. Die Kommunikation im Multispace nimmt automatisch zu. Jeder ist auf dem Laufenden. Es entstehen kurze Wege – das erhöht insgesamt die Effizienz und nützt allen. „Die Entwicklungszyklen für unsere Produkte werden kürzer, wir müssen schneller entscheiden, wir brauchen permanenten Austausch – auch um der wachsenden Komplexität Herr zu werden.“ Silo-Denken, jeder für sich, sich abschotten – das führe nur zu Missverständnissen. „Unser Ziel ist es, dass jeder weiß, wie seine Entscheidungen andere betreffen. Dass jeder weiß, wie wir zusammenhängen.“ Die neuen Büros müssen diesem großen Ziel – mehr Austausch, mehr Kommunikation – dienen. Ein Statussymbol sind sie nicht.

GEALAN schaut über den Tellerrand. „Wir wollten zuerst einmal sehen: Wie machen das andere? Welche Best-Practice-Beispiele gibt es? Wie realisieren andere eine moderne Bürowelt, modernes Arbeiten?“ Das Projektteam, bestehend aus Personal, Organisation, IT und Facility Management, schaut sich ein Software-Unternehmen, aber auch Konzepte von Fraunhofer und Audi an. „Vieles klingt in der Theorie gut“, sagt Tanja Avci. „Aber erst, wenn man echte Beispiele sieht, kann man wirklich urteilen.“ Was funktioniert für GEALAN, was nicht? Schon nach dem ersten Sondieren ist klar: „Komplettes Desk Sharing, bei dem keiner einen festen Arbeitsplatz mehr hat, wollen wir nicht. Eines unserer Ziele war: eine Heimat zu schaffen, und die schaffe ich nicht, wenn ich jeden Tag woanders arbeite“, sagt Tanja Avci. „Außerdem arbeiten wir zwar auch, aber eben nicht nur projektbezogen.“ Auch das klassische Großraumbüro American Style kommt nicht infrage: „Diese Aufreihung wie in einem Call Center, wo jeder sich verschanzt, weil er kaum konzentriert arbeiten kann, weil es zu laut ist, das wäre für uns alles andere als ein Fortschritt gewesen.“ Was GEALAN will, sind nicht große Räume auf Teufel komm raus, sondern sinnvolle Synergien.

„Wir wollten auf keinen Fall betriebsblind sein, sondern ganz bewusst auf den Input von Externen, von Profis setzen“, sagt Tanja Avci. GEALAN holt sich Experten. Die Wahl fällt auf einen gro- ßen Namen: VITRA, weltbekannt für Designklassiker wie den Charles Eames Lounge Chair und den Panton Chair, wird die Konzeption übernehmen. Eine GEALAN-Delegation fährt nach Weil am Rhein, wo der VITRA Campus mit ikonischen Bauwerken wie seinem Design Museum sitzt. Mit VITRA werden die Karten für die neuen Büros gemischt – und das wortwörtlich. Beim Strategie-Workshop liegen die Grundrisszeichnungen der GEALAN-Verwaltung Stockwerk für Stockwerk auf dem Tisch, die Bereichsleiter legen Kärtchen darauf, positionieren die Bereiche, legen fest, wie viele Arbeitsplätze wo sein müssen. Das Feintuning übernehmen später Mitarbeiter im Nutzer-Workshop: Sie füllen die groben Pläne wiederum mit Kärtchen: eines für einen Doppelschreibtisch, eines für einen Drucker, eines für eine Garderobe, eines für eine Kaffeemaschine, eines für eine Psst-Zone. So nehmen die Planungen Karte für Karte Gestalt an. Die VITRA-WorkplaceConsultants und -Innenarchitekten gießen das in ein Konzept.

Höhenverstellbare Schreibtische mit mehr Arbeitstiefe und neue bequeme Stühle am Arbeitsplatz – die Farben wählen die Bereiche selbst –, Kreativzonen mit Hockern und Flipcharts, Begegnungszonen, in denen auch mal informell ein Kaffee getrunken wird, Luftfilter, Schallabsorber, Pflanzen und durchgängig viel Licht – die neuen Büros wirken unmittelbar einladend. Wichtig ist, dass es für jeden auch Rückzugsmöglichkeiten gibt. „Vertraulichkeit war ein riesiges Thema“, sagt Tanja Avci. „Natürlich muss ein Geschäftsführer in Ruhe sprechen können – aber auch jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat diese Möglichkeit: Wenn ich in Ruhe telefonieren oder an einer Videokonferenz teilnehmen möchte, nutze ich die Box für Zweierbesprechungen oder einen der anderen Besprechungsräume.“ Nur so wird Multispace wirklich Freiraum. Stur ein Konzept umzusetzen, kommt für alle Beteiligten nicht infrage. „Wir bleiben flexibel. Wenn etwas nicht funktioniert, ändern wir das.“ GEALAN denkt gerne selbst.

Digitalität spielt in den Büros eine große Rolle: Laptop-Arbeitsplätze, mobile Gerätenutzung, Headsets, Möglichkeiten zur Visualisierung, Remote-Zugriff, eine komfortable Umgebung für Video-Konferenzen – all das gehört dazu. Die digitalen Tools erfordern oft keine Präsenz mehr. Auch deshalb ist die Möglichkeit, pro Woche zwei Tage im Home Office zu arbeiten, ein fester Bestandteil von New Work bei GEALAN. „Das Bürokonzept fußt darauf, dass etwa 75 Prozent der Mitarbeiter in Oberkotzau präsent sind“, sagt Tanja Avci. Die neuen Räume mit ihrer angenehmen Atmosphäre könnten für manche allerdings ein Grund werden, weniger im Home Office und mehr vor Ort sein zu wollen.

„Klar gab es am Anfang auch Befürchtungen“, sagt Tanja Avci: „Finde ich in den großen Räumen als Individuum überhaupt noch statt? Wie wird die Geräuschkulisse sein? Habe ich genug Stauraum? Was, wenn jemand erkältet ist?“ Die Befürchtungen ernst zu nehmen, war ein wichtiger Teil des Prozesses. Trotzdem war immer klar: GEALAN entscheidet sich gegen das Stehenbleiben und für die Veränderung. Denn am Ende überwiegen klar die Vorteile. „Ich kann hier in unserem neuen Raum besser arbeiten“, sagt Tanja Avci. „Im Zweierbüro ist es schwer, konzentriert an etwas dranzubleiben, wenn der andere zum Beispiel telefoniert – das klappt hier deutlich besser, weil sich die Lautstärke auf den größeren Raum verteilt. Die Kommunikation wird wichtiger: Ich spreche mehr mit meinen Kolleginnen und Kollegen und habe das Gefühl, wir kommen schneller zueinander und aufeinander zu.“

Der dritte Stock ist fertig, der Umbau des zweiten ist für 2023 geplant, der erste Stock – Herzstück und größte Veränderung – folgt direkt danach. So wird bei GEALAN Stück für Stück das wahr, was VITRA Net ‚n‘ Nest nennt: Das Büro dient als Zentrum der Kommunikation und bietet gleichzeitig die Möglichkeit des Rückzugs. „Eine Heimat eben“ sagt Tanja Avci. „Und nebenbei eine ziemlich schicke.“