„Vyhráváme jako tým"

Pane Krefte, vaše společnost UNIORG přináší SAP do firem již 50 let. Převod GEALAN na SAP – byla to pro vás rutinní práce? Ne, rozhodně to nebylo rutinní. UNIORG již dlouhou dobu radí mateřské společnosti GEALAN VEKA, ale GEALAN je GEALAN: procesy jsou poněkud odlišné. Proto byla na začátku tak důležitá přesná analýza procesu. Nevnucovali jsme jen řešení, ale podrobně jsme se podívali na to, jak GEALAN funguje, jaké jsou speciální funkce a přání. Nemůžete si představit, že UNIORG přijde do firmy a rychle přinese SAP – to je velká věc, která vyžaduje čas, a především je to týmová práce. 

A tým z vašeho pohledu fungoval dobře? Rozhodně, byla to zábava. V tomto případě je to náš zákazník GEALAN, je zde jeho mateřská společnost VEKA a jsme zde my – radíme, moderujeme, nacházíme řešení. Bylo důležité vybudovat důvěru v tento tříčlenný tým, znát se, vědět, kdo může dělat co dobře – to je jediný způsob, jak dát věci dohromady. Vždy můžete software nějak spravovat, ale funguje opravdu dobře pouze v týmu. Chce to osobní úroveň, tohoto ducha, chtít se společně posunout vpřed. 

Přesto se vždy objevují diskuse, výzvy. Na začátku samozřejmě proběhlo i mnoho diskusí: Měl by GEALAN získat vlastního klienta SAP, nebo ne? Jak zapojíme systém pro řízení skladu, který není SAP řešení? Pak GEALAN kladl velký důraz na to, aby se cenová politika nezměnila viditelně, aby pro zákazníky všechno zůstalo jako obvykle. V podstatě vždy vyvstává otázka, do jaké míry chceme dosáhnout standardizace se SAP a kde má smysl se od standardu odchýlit. Finanční účetnictví je vysoce standardizované, ale čím blíže se dostanete k zákazníkovi, k výrobě nebo logistice, tím je individuálnější. Následovala dlouhá a náročná diskuse. Ale tyto rozhovory něco přinášejí: Jen tak jsme společně našli tu nejlepší cestu. 

Jste přesvědčen, že SAP nelze jen tak jednoduše nasadit. Proč vlastně ne? Protože SAP se optimálně používá pouze tehdy, když se ve firmě vytvářejí znalosti. V podstatě jsme zprostředkovatelé, protože umožňujeme společnostem, jako je GEALAN, kompetentně pracovat se systémem SAP a samy se stát kompetentními. K tomu je potřeba tým klíčových uživatelů, kteří se neustále vzdělávají a pomáhají vyvíjet řešení. Společnost GEALAN byla od samého začátku ochotna investovat peníze do školení, což bylo znát. To jsou dobře vynaložené peníze; jinak můžete mít později k dispozici nejmodernější systém SAP, který využíváte jen z deseti procent. SAP je změna pro všechny lidi a nepřináší hned obrovské výhody v každodenní práci pro každého. Pokud by to byla nějaká „černá skříňka“, kterou nikdo nechápe, nikdo by to neakceptoval. Proto je klíčové vyvolat pochopení a všechny zapojit od začátku. Chce to více času, ale výsledek je trvalejší. Zejména u mladších kolegů je důležité budovat know-how a motivovat všechny, aby přicházeli s vlastními nápady. A to se GEALANu opravdu povedlo.

Hans-Peter Kreft, narozený v roce 1964 ve Versmoldu ve Východním Vestfálsku, je zapáleným zastáncem  SAP. Po absolvování odborné přípravy na průmyslového obchodníka navštěvoval večerní školu a získal titul odborníka v průmyslu. Pracoval v různých průmyslových podnicích v oblasti IT, zaměřujících se na materiálové hospodářství, výrobu a logistiku, a neustále se vzdělával. Když se stále častěji setkával se systémem SAP, rozhodl se s ním začít pracovat: v roce 1990 začal pracovat ve společnosti VEKA, kde se stal vedoucím vývoje aplikací SAP. V roce 2004 přešel do společnosti UNIORG AG, kterou dnes vede jako jeden ze čtyř výkonných ředitelů. UNIORG má téměř 250 zaměstnanců, sídlí v Dortmundu a má osm dalších kanceláří v Německu a v zahraničí. Slogan společnosti „Konzultace s vášní“ berou velmi vážně.

Den, kdy dojde k přepnutí vypínače a SAP bude spuštěn, je pro společnosti vzrušující. Všechno musí jít hladce. Pro GEALAN bylo klíčové, že musí pokračovat v obsluze zákazníků, prodávat produkty a zajistit, že zákazníci si nevšimnou žádných negativních dopadů – měli by si všimnout pouze zlepšení. Kreft zmínil, že v jiných firmách se stávalo, že po přechodu na nový systém byla týdny pozastavena dodávka zboží nebo odesílání faktur. To se GEALAN rozhodně stát nesmělo. Bylo nezbytné, aby od prvního dne fungování SAP byly zákazníci i nadále zásobováni a faktury odesílány. Aby to zajistili, investovali hodně času a energie do provádění rozsáhlých integračních testů a do úzké spolupráce s odbornými odděleními.

Jak důležitá je dobrá podpora v této fázi? Čtyři až osm týdnů po spuštění je velmi důležitých. Je to jako koupit si auto. Na své nové auto jsem se těšil už dlouho, skvělý vzhled. Teď za něj zaplatím 40 000 eur, pak dostanu auto – pak se nejdřív podívám: Bylo to správné rozhodnutí? Tady je to stejné, rozhodnutí se musí prokázat samo. Nemůžete se najednou ocitnout sami s problémy a spadnout do díry. To je důvod, proč jsme v této fázi hyperpéče na mušce. Pokud firmy na této podpoře šetří, tak to s nimi diskutuji, protože to je špatný konec. 

Čemu dáváte přednost: poradenství solidní středně velké společnosti nebo mladému, divokému start-upu? Oba. Samozřejmě je rozdíl mezi poradenstvím start-upu, který rychle roste a chce být velmi agilní v e-commerce, který se chová jinak než dlouhodobě zavedená výrobní společnost, kde jsou struktury v odborných odděleních velmi stabilní; Zkušeností je hodně, ale možná jsou některé věci již příliš známé. Já mám radši, když mám vedoucího katedry, který určuje strategii, ale má třeba i duálního studenta, který říká, že IT je moje téma, tady můžu něco transformovat. V minulosti si vedoucí oddělení často mysleli, že musí být automaticky klíčovým uživatelem, ale dnes je to jiné, je to o závazku, ne o pozici.   

Jak přenést znalosti od starších, zkušenějších hlav na mladší, méně zkušené, je téma, které vás zajímá. Velmi. Už 40 let pracuji v IT a stále mám ambice něco změnit. Nemám rád stagnaci a nudu. Ale jsou věci, kde jsou jiní rychlejší než já. Ve firmě UNIORG se nám podařilo vychovat druhou generaci, možná už i třetí. Pro přežití je nezbytné předávat znalosti. I dnes jsou v Německu stále vynikající učni a vysoce motivovaní lidé. Možná budete muset hledat trochu déle, ale existují a je to s nimi zábava. Ve své práci jsem někdy učitelkou v mateřské školce, někdy vrátným, tedy otvíračem dveří, někdy deeskalátorem, když někde hoří. A pak je tu téma strategie: myslím, že je úžasné vidět, jak se lidé vyvíjejí, vidět, že někdo je v této oblasti lepší než já. Nechci mít horší lidi, ale ty lepší.   

Vidět, jak se společnosti stávají efektivnějšími: Jsou to plody vaší práce? Absolutně. Včera jsem při úklidu narazil na výroční zprávu společnosti VEKA za rok 2005, a když vidím, jaký byl obrat tehdy a jaký je nyní – je fajn ji pomoci rozvíjet. Ve společnosti GEALAN existuje mnoho nových projektů. Společnost GEALAN představila softwarový nástroj Staffbase pro interní komunikaci. Se SAPem to nemá nic společného, ale je to nejmodernější nástroj pro firemní komunikaci a vypadá opravdu dobře. To, že teď přemýšlejí o produktech SAP v oblasti HR, o SuccessFactors, o softwaru pro nákupní katalog Ariba, že mají opravdu dobrý, vysoce výkonný obchod pro zákazníky, že mají EDI napojení na objednávky, že k vyhodnocování dat přistupují s Celonisem, že si hodnocení sami navrhují pomocí SAP Analytics Cloud – GEALAN je v tom opravdu na špici. Ve společnosti GEALAN vidím jednoduše otevřenost chtít se zlepšovat, a to je vždy začátek úspěchu. Rád to přirovnávám k Broukovi u VW. V určitém okamžiku vyčerpal všechny formy terapie, pak musel přijít Golf. Nevím, jestli už byl Golf 1 lepší než poslední Beetle. Byla však vytvořena nová platforma, na níž bylo možné stavět budoucnost. 

Odkazujete na přechod na SAP S/4HANA, který probíhl u GEALAN v lednu 2024. Co se zlepší s nejnovější verzí SAP? Na první pohled téměř nic. Společnost SAP oznámila, že po roce 2027 již nebude podporovat ECC (software pro plánování podnikových zdrojů SAP). Bylo tedy nezbytné přejít na S/4. Skutečné výhody se však projeví necelých několik měsíců po přechodu. Dobře, rozhraní vypadají elegantněji, v aplikacích Fiori lépe vidím svou žádost o dovolenou. Ale řeknu to bez obalu: V prvním kroku se pro uživatele nic nezlepšilo. S/4 je však skvělá platforma do budoucna, se kterou můžete jednat rychleji, se kterou můžete zvýšit výkon, kde je více cloudových komponent. Na tom mohou stavět umělá inteligence, dashboardy, produkty pro dolování dat atd. – to se stane důležitým. S/4 je základem pro další vývoj a společnost GEALAN je také velmi aktivní v navrhování rozhraní v budoucnosti, implementaci dashboardů a samoobsluhy, zjednodušení analýz a rychlejším přepracování procesů. Je to o agilitě, také o usnadnění implementace nových firem. 

Spolupráce mezi UNIORG a GEALAN pokračuje? Ano. Dalším krokem je zavedení SAP na veletrhu GEALAN Baltic 1. ledna 2025. Nyní, když jsme se postarali o společnost GEALAN v Německu a celou řadu přidružených společností, bude úsilí samozřejmě nižší. Je to také proto, že GEALAN má nyní zkušenosti se samotným SAP. A nejsme ti, kteří chtějí být pořád ve stejné firmě se spoustou lidí. To, co děláme, je pomoc k vlastnímu zlepšení.

Přesto vás uspokojují dlouhodobé a stabilní vztahy se zákazníky? To je nejen uspokojující, ale je také super dát něco dohromady, a to i v dlouhodobém horizontu. U mnoha našich zákazníků vidím: Kde stáli před 20 lety a kde jsou nyní? Možná jsem trochu staromódní, ale rád se podívám, čeho jsme dosáhli.