SAP? Je spuštěný!

Susana Santosová (43) je ranní ptáče a po ránu je velmi aktivní. Jejím prvním úkolem je napsat si seznam úkolů, a to právě pro tento den. Susana Santos miluje seznamy úkolů. Je velmi dobrá v tom, že si dokáže věci zařídit a odškrtnout. "Dělá mi to dobře .‘‘

O lidech z IT se často říká, že jsou šprti. Susana Santosová je přesný opak: otevřená, komunikativní, milá. Dcera portugalských přistěhovalců měla k IT vztah už v mládí. Jako středoškolačce jí psaní na stroji a těsnopis připadaly nudné, a tak si raději vybrala informatiku, což byl na začátku devadesátých let ještě neobvyklý předmět. V Hofu byla jediná dívka z pouhých osmi sedmáků.  V šestnácti si koupila svůj první počítač, "s disketovou jednotkou a obrovskou obrazovkou. Přečetla jsem si návod, všechno si sama nainstalovala a naučila se Word a Excel". Zatímco ostatní děti hrály Pac-Mana a Tetris, Susana Santosová začala přepisovat všechny sešity, ukládat jejich obsah na diskety a třídit je. "Dělala jsem to jen tak pro zábavu .‘‘

Susana Santosová věděla, co chce po škole dělat. Po maturitě chtěla studovat, ale nejprve chtěla nutně pracovat v oboru. "Po dvanácti letech školy jsem opravdu chtěla pracovat .‘‘ Přihlásila se do všech velkých společností v regionu Hof, ale nejrychleji ji přijala společnost GEALAN. Susana Santosová se stala úřednicí na průmyslovce a prošla všemi odděleními, jak je u učňů obvyklé. "Toho využívám dodnes: Vím přesně, co kolegové dělají, a oceňuji osobní kontakt .‘‘ Pro Susanu Santosovou bylo stejně jasné jako její touha pracovat po škole, že chce ještě studovat. GEALAN jí nabídl ideální příležitost díky duálnímu studijnímu programu, který se tehdy ještě nazýval "studium s prohloubenou praxí". Po vyučení studovala od roku 2001 obchodní administrativu na Vysoké škole aplikovaných věd v Hofu a během semestrálních přestávek a obou praktických semestrů pracovala ve společnosti GEALAN. "Tímto způsobem jsem si vždy vydělávala peníze a mohla jsem si studium financovat sama .‘‘

Susana Santosová ráda přemýšlí nestandardně. Přestože studovala obchodní administrativu se zaměřením na marketing a controlling, spontánně řekla "Ano!", když se jí ve společnosti GEALAN zeptali, zda by si nechtěla vyzkoušet práci v IT. "Nešlo jen o nastavení počítače, ale o hledání kreativních řešení. Když měli spolupracovníci nějaký problém v pracovním procesu, museli jsme vymyslet, jak ho co nejchytřeji vyřešit s pomocí IT. To mi přišlo vzrušující .‘‘ Systém plánování objednávek zákazníků, systém zpětné vazby pro výrobu, který hlásí množství, zmetky, časy, upgrade systému pro řízení skladu LFS - Susana Santosová se dostávala stále hlouběji do IT a od té doby se od něj nikdy neodklonila. '‘To, že jsem nestudovala informatiku, není nevýhoda: vidím spoustu věcí z obchodní a marketingové stránky. Pomáhá mi to vidět širší souvislosti, nejen témata IT sama o sobě. A v týmu jsou odborníci na programování .‘‘ Susana Santosová už píše diplomovou práci na téma, které rozhodne o její profesní budoucnosti: SAP.

V roce 2005 Susana Santosová nastoupila do společnosti GEALAN na pozici asistentky ředitele divize IT s diplomem z obchodní administrativy v kapse. V roce 2007 začala ve společnosti GEALAN pracovat s řešeními SAP - zpočátku v obchodní oblasti a v oblasti řízení materiálů. Široké zavedení systému SAP ve společnosti GEALAN trvalo několik let a vyžádalo si investice ve výši přibližně 10 milionů eur. Největší IT projekt, který kdy společnost GEALAN realizovala, se stal specialitou Susany Santos. Přípravy začaly v centrále v Oberkotzau v roce 2016. Cílem zavedení systému SAP bylo nahradit zastaralý software ERP (Enterprise Resource Planning) a vytvořit z něj centrální software společnosti GEALAN pro řízení, kontrolu a plánování téměř všech obchodních procesů a informačních toků v jejím dodavatelském řetězci. Pro každou oblast od objednávek až po dodávky a fakturaci je k dispozici vhodný modul SAP. Pokud si zákazník u společnosti GEALAN objedná zboží, vytvoří se objednávka v systému SAP. Pokud se zboží vyrábí od začátku, místo aby se dodávalo ze skladu, vytvoří se v systému SAP výrobní objednávka a naplánuje se dodávka. Když je zboží na cestě k zákazníkovi, systém SAP hlásí, že je možné vytvořit fakturu. Systém rovněž eviduje příchozí a odchozí platby. "Jedinou přestávkou v systému je vychystávání. Chtěli jsme se i nadále spoléhat na náš systém řízení skladu, který funguje velmi dobře a je nám šitý na míru .‘‘

Susana Santosová je optimistka. "Vždy jsem měla na mysli výhody, které nám SAP nabízí: moderní uživatelské rozhraní, s nímž se pracuje mnohem lépe než se staromódními zelenými obrazovkami, a také intuitivní navigaci v menu, lepší dostupnost dat a snadnější práci. Už nemusím klikat a procházet čísla segmentů. Konečně vidím všechny informace, například všechny objednávky zákazníka, okamžitě .‘‘ SAP je integrovaný systém, což znamená, že každá změna na začátku řetězce má okamžitě za následek změny dále v řetězci. Nová prodejní objednávka přímo vyvolá plánovanou objednávku ve výrobě. Systém SAP samozřejmě umožňuje také skutečnou automatizaci. Pojem, který v některých lidech vyvolává představu racionalizace a strach o práci. ‚'Proto pro nás bylo nesmírně důležité zapojit všechny zaměstnance hned na začátku, vysvětlit všem, že budou samozřejmě i nadále potřeba .‘‘ Stejně jako mnoho jiných důležitých projektů společnosti GEALAN neprobíhá implementace systému SAP shora dolů. Pracovníci projektu, tzv. klíčoví uživatelé, pocházejí ze všech oddělení a procházejí dalším školením o systému SAP. Do systému SAP začleňují odborné znalosti ze svého oddělení. Jinými slovy, určují, co a jak by mělo být zahrnuto. Působí také jako multiplikátoři ve svém oddělení tím, že svým kolegům vysvětlují, jak používat software SAP, a odpovídají na dotazy. "Takové řízení změn je důležité," říká Susana Santos. "Změnu utváříme společně .‘‘

Jsou lidé, kteří čekají, až k nim něco přijde, ale ne Susana Santosová. Ona je dokonalá plánovačka. Když cestuje, což se svou rodinou dělá ráda, začne tím, že si udělá velký průzkum toho, co by všichni členové rodiny chtěli zažít. Pak si pečlivě naplánuje každý den dovolené - samozřejmě v Excelu: příjezd do Antverp v 9 hodin ráno, centrum města, radnice, katedrála, oběd ve Wafflehouse, ve 14 hodin odjezd do Calais, trajekt do Doveru, pak Bílé útesy atd. Tímto způsobem je každý den dovolené dokonale využit. Skvělý prázdninový výlet se skládá ze seznamu po sobě jdoucích akcí. Susana Santosová přistupovala k SAP velmi podobně. Na začátku byla komplexní analýza; poté byl rozsáhlý projekt zavedení systému SAP rozdělen na menší akce, které byly zpracovávány postupně. '‘V této fázi nesmíte na nic zapomenout. Všechna oddělení musí odvést svůj díl práce. Kolegové mají spoustu informací v hlavách, v tabulkách v Excelu, v dokumentech ve Wordu. Museli jsme všechny tyto informace vytěžit (jak pracujete? Jaké máte procesy?) a pak je začlenit do softwaru tak, aby nakonec dělal to, co chceme .‘‘

Následovala fáze tvorby plánu. Projektový tým SAP napsal koncept pro každý modul SAP, vše důkladně otestoval a proškolil zaměstnance. Teprve poté, co bylo naprosto jisté, že je vše v pořádku, byla data přenesena ze starého do nového systému. Poté byli zaměstnanci aktivováni jako uživatelé a byly přeneseny položky ze starého systému. Pak přišel velký okamžik: spuštění systému v Oberkotzau 1. ledna 2019. '‘Přijela  jsem velmi brzy; samozřejmě trochu nervózní. Měli jsme přesný plán přechodu, kdy, se  které činnosti převedou ze starého systému do SAP, a samozřejmě i záložní plán, který by zprovoznil náš starý systém pro případ, že by se něco pokazilo .‘‘ První zákaznická objednávka je v běhu. První dodávka je na cestě. "Krok za krokem jsme se posouvali vpřed. Takový přechod na nový systém není žádná maličkost. Projektový tým se týdny díval kolegům přes rameno a řešil problémy .‘‘ Dobrá příprava a úzká podpora se vyplatily! Přechod na SAP se podařil a stal se obrovským úspěchem – a Susana Santos byla v roce 2019 povýšena na vedoucí skupiny v oblasti IT aplikačního poradenství.

Společnost GEALAN zavádí systém SAP také ve svých mezinárodních pobočkách, počínaje Chorvatskem v roce 2020, následně ve Francii, Polsku a Rumunsku v ročních intervalech; GEALAN BALTIC bude následovat v roce 2025. Od roku 2021 dohlíží na projekt implementace systému SAP Susana Santos. Je pro ni důležité, aby zavádění probíhalo vždy za rovných podmínek. '‘Jistě, standardizujeme naše IT procesy, abychom všichni mluvili stejným IT jazykem, ale není to jednosměrná ulice. Podněty nám poskytují i naši zahraniční kolegové: Polsko bylo v digitalizaci mnohem dál než my. Jejich zadávání objednávek bylo téměř kompletně elektronické. Samozřejmě se od nich učíme .‘‘

Podle Susany Santosové není zavedení systému SAP jen o jedničkách a nulách, ale o lidech, kteří s ním pracují. Na rok 2024 plánuje setkání se všemi klíčovými uživateli ze všech poboček společnosti GEALAN. '‘Mým cílem je, abychom se jako tým skutečně sblížili, poznali se a vyměnili si nápady. IT projekty lze řídit i mezinárodně, takže v tom vidím velké nové příležitosti .‘‘ Susana Santos je přesvědčena, že SAP zrychluje obchodní procesy a rychlost umožňuje společnosti GEALAN ještě rychlejší růst. "SAP samozřejmě nikdy nekončí," říká. '‘Neustále vylepšujeme software a procesy, například ve velkém měřítku cloudovým řešením pro řízení vztahů se zákazníky a novým modulem SAP pro výrobu nástrojů, v menším měřítku vylepšenou správou kontejnerů a elektronickými informacemi o balení. To jsou jen čtyři z mnoha příkladů .‘‘ V roce 2024 přejde GEALAN na S4/HANA, další technologii SAP s větším úložným prostorem, ještě modernějším rozhraním a novými funkcemi: Z tradičních transakcí se stanou aplikace. Například analýza dat pro prodej pak bude fungovat prostřednictvím aplikace, a to i mobilní.

SAP? Ve společnosti GEALAN běží hladce. Každý poslední háček SAP je na svém místě a další budou následovat. Vše, co je na seznamu úkolů Susany Santos, se stane skutečností.