Nákup pro pokročilé

Když u nás v nákupu všechno běží dobře, nikdo nezpozoruje, že tu jsme. Ale když nastane problém, ihned zvoní naše telefony, říká Rebecca Fichtelmann a směje se. Ona a její sedmičlenný tým pro hospodaření s materiálem pracují každý den na to, zásobit společnost GEALAN vším, co podnik potřebuje, aby pracoval úspěšně a bez problémů. Také příjem zboží v Oberkotzau se dvěma dalšími zaměstnanci patří k oddělení Rebeccy Fichtelmann. Nakupují pro tři různé oblasti: Suroviny, obchodní zboží a potřeby pro vnitřní provoz. „Nakupujeme naši hlavní surovinu PVC, ale také všechny přídavné látky: Například modifikátory a oxid titaničitý, ale také těsnicí materiál. K obchodnímu zboží patří také ocelové profily. Vnitřní provozní potřeba je všechno, co potřebujeme interně: od bezpečnostní obuvi a šroubů po jednorázové utěrky pro WC. Navíc se staráme o správu služebních cest.“

Zřídka pozorovaný nedostatek zdrojů

Nákupní seznam společnosti GEALAN je velmi speciální. V normální době se vyžaduje, abychom každou položku dostali v maximální kvalitě za nejlepší cenu, úkol, který má Rebecca Fichtelmann ráda: „Každý den v nákupu je napínavý. Když dlouho diskutujeme a potom dosáhneme optimum pro společnost GEALAN, tak to mě opravdu těší.“ Od roku 2020 je mnohem komplikovanější nakupovat suroviny: „Naše společnost velmi rychle roste, což je samozřejmě bezvadné – náš obrat v prvním pololetí roku 2021 byl o 35 procent nad stejným obdobím předchozího roku! Na druhé straně materiály, které potřebujeme, jsou od konce roku 2020 velmi nedostatkové“, říká Rebecca Fichtelmann „Mluvila jsem se svým kolegou, který zná trh s PVC již 25 let, a zeptala jsem se: Co se to děje? To přece nejde. Řekl: Těžkosti s dodávkami již tady byly, ale ještě nikdy v takové míře.“ Nakupovat pro společnost GEALAN je práce, která vyžaduje profesionalitu a velmi silné nervy.

Pandemie corony se žene jako orkán přes všechny trhy a zatřásla všemi dodavatelskými řetězci, ale to není jediná výzva, analyzuje Rebecca Fichtelmann: „V oboru oceli byly vypnuty vysoké pece, naši dodavatelé oceli prožili dobu nedostatku. V oboru PVC jsme od našeho výrobce PVC obdrželi hlášení o vyšší moci (Force-Majeure, pozn. redakce), vyskytly se velké výpadky. Částečně probíhaly u výrobců PVC údržbářské práce a výroba stála, množství, které bylo vyrobeno předem, již bylo přiděleno, poptávka byla jednoduše šíleně vysoká.“ V USA nastaly mrazy, zuřily bouře, vypadly celé závody na PVC, evropské závody se dostaly pod ještě větší tlak. Současně corona ochromila logistiku: „Dodací termíny se posunuly, spediční firmy měly najednou problémy s kontrolami corony na hranicích, nákladní auta stála, protože jejich řidiči byli pozitivně testováni.“ Nastaly nepředvídatelné globální události, které působily na evropské trhy a na způsob, jak společnost GEALAN nakupuje. Bylo nutné sledovat širší souvislosti a realisticky plánovat: Z toho se skládá umění nákupu

Vysoké zvýšení cen jako následek

„Zažili jsme vysoké zvýšení cen. U dodavatelů to vyústilo v přístup ber, nebo nech být – o cenách se již vůbec nevyjednávalo. Pro nás to znamená, že dnes jde stále méně o cenu, ale stále více o to, zajistit bezpečnost dodávek.“ Nároky společnosti GEALAN na každou z jejich surovin navzdory této situaci ani na vteřinu neklesají: Nakupujeme je přednostně z Německa, kvalita je trvale sledována vlastním výzkumným a vývojovým oddělením. Dlouhodobá partnerství s dodavateli surovin jsou důležitější než kdy jindy, aby bylo možné společně prosazovat materiálové inovace, a proto je příslušným způsobem rozvíjíme. „Samozřejmě všechny specifikace konzultujeme s odbornými odděleními, kde jsou experti, ale ceny, způsoby placení a dodací doby domlouvá nákup. Vyměňujeme si hodně materiály s našimi sdruženými podniky v cizině, posíláme je sem a tam, využíváme kontakty. Proto úzce spolupracujeme na mezinárodní úrovni.“

V dobách pandemie téměř odpadla správa služebních cest, a aby to nebylo všechno jenom bláznivé, lze to vnímat pozitivně: jako úlevu pro oddělení nákupu, které by bylo zodpovědné za každou rezervaci letenek a hotelů. Když trh surovin rotuje po celém světě, v Tanně a Oberkotzau je někdy ďábel skrytý v detailu: „Například již nebyla k dispozici žádná malá lepicí páska. Bez lepicí pásky nemůžeme naše kontejnery zabalit, potom v Tanně vlaje fólie z kontejnerů. Co jsme potřebovali, bylo rychlé řešení: Naše lepicí páska musí být průhledná, UV stabilní a silně lepicí, tyto specifikace výrobků pak musíme řešit rychle a cíleně“.

Žádné prostoje díky internímu odsouhlasení koncernem

Vzhledem k nedostatku surovin výzva pro nákup je ve slově „přesto“: Suroviny tu musí přesto být, sila pro míchací zařízení musí být plná, extrudéry musí běžet. „Suroviny jsou pro nás priorita č. 1. Všechno ostatní přijde až potom, musí se ale také brát v úvahu. A někdy musíme ovládnout také chaos.“

Strategie Rebeccy Fichtelmann je: Odsouhlasení. Jedno slovo, které šéfka nákupu v interview společnosti GEANOVA použila šestnáctkrát – interní odsouhlasení koncernem, aby se suroviny objednávaly společně, s výrobou, s oddělením výzkumu a vývoje. „Čím více se na nás nahrnulo nových zpráv a rychlých hlášení z trhů, tím více zesilujeme naše kolečka pro odsouhlasení.“

Rebecca Fichtelmann je člověk, který problémy nazývá výzvami. Je organizační talent, také v soukromí. Když ve svém okruhu přátel jde o to, kde proběhne dovolená nebo výlet, jakou událost navštívíte, pak jste ta, kdo se o všechno stará. Popřela by, že má vrozený talent pro nákup, ale je pravda, že její otec byl také vedoucí nákupu ve středně velké firmě. Rebecca Fichtelmann je ranní ptáče, nic neodkládá a to, co začala, dotáhne do konce. Její profesní dráha to dokládá: Po skončení reálky a vyšší odborné školy napsala naštěstí jedinou žádost o místo – na vzdělávací místo jako ekonomka u společnosti GEALAN. Už když vešla do podniku skleněnou věží, měla intuitivně dobrý pocit, že při přijímacím pohovoru cítila, že jí sedí chemie, a že je okamžitě přijata. V roce 2007 se začala vzdělávat v nákupu, kterému je nevěrná jen po dobu krátké exkurze v prodeji, a je přijata. „Práce v nákupu mě už od začátku zajímala. Měla jsem ráda vnější a vnitřní kontakty a mohla jsem samostatně pracovat, žádný den nebyl stejný. Ale myšlenka na studium mě nikdy neopustila.“ Takže Rebecca Fichtelmann vedle práce na plný úvazek absolvovala nejprve dálkové studium na obor obchodníka, potom začala sudovat ekonomiku podniku na vysoké škole aplikovaných věd ve večerním studiu: „Pro mě bylo důležité, abych přitom neopustila společnost GEALAN. Můj šéf a celé oddělení stáli za mnou a podporovali mě, jinak by se mi to nepodařilo.“ Po čtyři roky se motivovala po celém pracovním dnu a o víkendu k náročnému studiu a úspěšně absolvovala, popisuje Rebecca Fichtelmann uzavření bakalářského studia nejen jako odborné znalosti, ale také svou cílevědomost a talent pro žonglování více míčky najednou.

U společnosti GEALAN řídila zavedení systému SAP do hospodaření s materiálem a doprovázela projekt se svou bakalářskou prací. „Byli jsme mladý tým, vkládali do nás hodně důvěry.“ Aby mohli začít se systémem SAP, nákup vzal všechny skutečné procesy a vyvinul požadovanou koncepci. Procesy se staly štíhlejší a orientované na cíl. Všechny úkoly hospodaření s materiálem jsou digitalizovány a téměř bez potřeby papíru, je instalován archivační systém pro dodací listy a potvrzení zakázek, který je všem přístupný, databáze smluv a kontroling nákupu budou následovat, rozhraní k dalším oddělením musí být funkční. „Bylo by hezké, kdybychom pracovali s přesahem, všichni společně vyvíjeli a testovali. Spuštění proběhlo 1. ledna 2019, byl to pro nás všechny napínavý den.“ SAP je první velký projekt pro Rebeccu Fichtelmann, a běží. Od ledna 2021 je skupinová vedoucí, ve věku 33 let, vedoucí oddělení pro oblast hospodaření s materiálem. Skleněný strop, na který ženy v kariéře často narážejí, ve společnosti GEALAN neexistuje.

Rebecca Fichtelmann je ve své vedoucí pozici nová, ale již dlouhé roky v týmu nákupu, jehož součástí se již dlouhé roky vysloveně cítí. Tento tým, jak je pevně přesvědčena, je základ toho, že se nejen podaří zvládnout bouřlivé časy, ale také zažít radost z práce. „V této době krize jsme ohromně srostli. Přes vzdálenost, kterou musíme udržovat, je blízkost a soudržnost silnější než předtím. Každý rozumí druhému, každý říká své mínění, a jsme pevně přesvědčeni: Společně to zvládneme.“