Vanuit vogelperspectief

De propellers van de drone beginnen te draaien, sneller en sneller. Het matgrijze futuristische insect stijgt op, spiraalt verticaal omhoog, meter voor meter, en wordt kleiner in de parelwitte nazomerlucht tot het slechts een speldenknop is. Wat de drone nu met zijn camera vastlegt, is het zicht dat veldleeuweriken en wilde ganzen meestal hebben. Van bovenaf is de kijk op de wereld anders: de wanorde van straten, akkers, borders, bomen en weilanden verdwijnt. Van bovenaf ziet alles er vreemd geordend uit. De verwarde fragmentatie lost op en de grote structuur wordt zichtbaar. Ronny Müller is dol op dit effect, dat zijn drone vastlegt terwijl hij boven alles zweeft. Verziendheid, overzicht, het grote geheel zien: daar houdt de dronepiloot van. Professioneel denkt hij er net zo over, want bij GEALAN is hij verantwoordelijk voor een heel specifiek onderdeel van IT – voor demand management, IT vanuit vogelperspectief, om zo te zeggen. 

 

"Demand management moet worden gezien als gatekeeping", zegt Ronny, die aan het hoofd staat van dit onderdeel van GEALAN-IT. Een GEALAN-afdeling kan voor verschillende dingen nieuwe IT-oplossing nodig hebben. "Dat kunnen kantoorapplicaties en -platformen zijn, maar ook logistieke systemen of productieplatformen, tot IoT-systemen (Internet of Things) of AI-gebaseerde toepassingen." Wat het probleem ook is, Demand Management komt in actie. Het zoekt, vindt en maakt IT-oplossingen mogelijk – waarbij 'oplossingen' letterlijk moet worden opgevat, want goede IT lost problemen op. "Het ideale geval is dat we vroeg aan boord zijn, helemaal aan het begin van het idee. Collega's vertellen ons welk doel ze willen bereiken en demand management gaat onderzoeken hoe we dit doel met behulp van IT kunnen bereiken." Ronny spreekt in de vorm van 'wij', maar hij zou ook 'ik' kunnen zeggen. Demand Management bij GEALAN bestaat sinds 2019, het is samen met hem gecreëerd en ligt uitsluitend in zijn handen. 

 

Eerst onderzoekt Ronny of er al passende oplossingen zijn in het bedrijf of bij het moederbedrijf VEKA. Zo niet, dan begint het marktonderzoek: welke software zou je kunnen kopen? Hoe goed zou dit de wensen van de collega's vervullen? Komt het overeen met de bedrijfsstrategie? Past het zoals het is, of moet het worden aangepast? En vooral: hoe past het zo naadloos mogelijk in de bestaande wereld van GEALAN-IT? Je moet deze wereld heel goed kennen, een breed overzicht hebben van alles wat er bij GEALAN gebeurt op het gebied van informatietechnologie – de noodzakelijke beslissingen kunnen alleen vanuit dit vogelperspectief worden genomen. 

 

De drone van Ronny daalt en duikt tussen de boomtoppen. Het volgt de loop van een oude spoorlijn, vliegt dicht boven het spoor. Demand Management duikt op een vergelijkbare manier in een onderwerp wanneer het een vraag heeft herkend. Demand Management zit er diep in, bijvoorbeeld wanneer de GEALAN ACADEMY, het opleidingscentrum van het bedrijf, een nieuwe IT-oplossing nodig heeft. Het beheer van de ACADEMY-seminars, het boeken van evenementen, de aanwezigheidscontrole voor deelnemers, de opvolging van trainingen, de certificaten voor de deelnemers, een herinneringsfunctie: dit alles moet gebeuren zonder Excel, zonder Word en zonder veel e-mailinspanning en moet worden verzorgd door software. Ronny verdiept zich in de werkwijze van zijn collega's van de ACADEMY. Wat zijn hun processen? Wat hebben ze echt nodig? Hij onderzoekt hoe user guidance en interfaces werken in verschillende IT-oplossingen, en wat hun "look and feel" is. Tijdens de uitgebreide zoektocht stuit hij op Courseticket, een Oostenrijkse aanbieder van leerplatforms en apps. Veel aanbieders richten zich op videoconferenties. GEALAN wil echter niet nog een nieuw systeem. Courseticket pakt het anders aan – het kan werken met elk videoconferentiesysteem en richt zich op het op een professionele manier presenteren van online en face-to-face trainingen. "Een echt slimme oplossing die onze aanwezigheid in de ACADEMY naar een nieuw niveau tilt en visueel opgaat in onze GEALAN-look. Het omvat alle functies die de collega's wilden. Je zou zelfs een puntensysteem kunnen toevoegen voor deelnemers aan het seminar, een beetje gamification. De GEALAN ACADEMY is erg blij met het systeem. De oude Duitse IT", zegt Ronny, "was functie, functie, functie. Het vergde veel training, maar vaak zonder een gebruikersgerichte frontend, zonder een goede look. Moderne platforms daarentegen worden vaak teruggebracht tot een minimum aan functie, maar zijn nog steeds functioneel en chique; het oog klikt mee." Hij is hoopvol dat start-ups vaak met zeer goede nieuwe oplossingen worden vertegenwoordigd, vooral op de Duitstalige markt. 

 

"Voor mij is routine de dood. Ik vraag me altijd af: wat kunnen we beter doen?" 

 

Demand Management is ook nauw betrokken wanneer GEALAN een nieuw intranet krijgt, een centraal informatieplatform voor alle medewerkers. "De wens hiervoor kwam vanuit de afdelingen, het was echt een bottom-up project. Ze wilden een centraal toegangspunt, een pagina waar ik als werknemer alles in één oogopslag heb: mijn afspraken, mijn to-do's, mijn agenda, apps die ik altijd nodig heb, nieuws van het management, informatie uit de afzonderlijke gebieden, wat er gaande is, wat er nieuw is. Niet alleen voor Duitsland, maar ook voor alle aangesloten bedrijven." Zoals altijd is het verlanglijstje lang. Bij toeval stuit Ronny op een aanbieder die zo'n overtuigende intranetoplossing heeft: Staffbase. Samen met een team uit verschillende vakgebieden overtuigde hij de directie van het idee; het wordt in februari 2024 gelanceerd. Inside.gealan.de – een intranet waar elke medewerker baat bij moet hebben. "Voor alle kantoormedewerkers biedt GEALAN inside snelle toegang tot hun afspraken, GEALAN's socialemediakanalen, bedrijfsnieuws, evenementen, enz. Maar ook voor collega's in de productie zal het de moeite waard zijn. Dienstroosters, vakantieaanvragen – dit alles komt ook op GEALAN inside. En dan zijn er nog communities: Wie wil er in het drakenbootteam roeien of het hardloopteam versterken? Wie doet er mee aan het voorspellingsspel? Wie wil er carpoolen?"  

 

De drone van Ronny vliegt steil de lucht in. Recht voor haar opent zich een beboste vallei, ze zweeft hoog boven een spoorbrug die meer dan honderd jaar oud is: zilverwitte staalconstructie, vijf ijzeren brugpijlers, honderden stalen klinknagels. Op een hoogte van 32 meter beschrijft de brug een flauwe bocht naar de andere kant van het dal. Het uitzicht op de drone is indrukwekkend. Verticaal van bovenaf ziet de brug er filigraan en gedurfd uit – een mooie verbinding. 

 

Management, IT-koppelingen natuurlijk, en ook hier is een vogelvlucht nodig. "We signaleren kloven in de digitalisering en vullen ze vervolgens op." Wat Ronny eenvoudig in de oren klinkt, is een van de meest veeleisende van zijn taken. Een van de grootste projecten waarbij Demand Management betrokken is, betreft de GEALAN-matrijzenmakerij. Het gaat om een volledig nieuw Enterprise Resource Planning-systeem (ERP, resource-/materiaalplanning) en een nieuw productie-uitvoeringssysteem (MES, productiecontrole). Beide systemen zullen de digitalisering van het maken van matrijzen stimuleren en alles digitaliseren wat handmatig is gedaan. Ronny analyseert de digitaliseringskloof en raadt in dit geval een SAP-module aan met de naam SAP PS (projectsysteem), hoewel hij net zo kritisch is over SAP-oplossingen als op alle andere. "De vraag was of we nog een ERP-systeem voor resourceplanning wilden opzetten of dat we dat in het bestaande SAP-systeem wilden doen en dat vervolgens via een interface met het MES wilden verbinden." Vanuit het oogpunt van Ronny wegen de voordelen van de SAP-oplossing op tegen de nadelen. "Met portfoliomanagement, finance, controlling, etc. zitten we in één systeem, voorraden of kasstromen hoeven niet parallel te worden beheerd."   

 

Close-up: Als schooljongen had Ronny Müller al affiniteit met strategie, logica en wiskunde - en een afkeer van stagnatie. Hij werkt al 23 jaar bij GEALAN omdat hij zich uitgedaagd voelt, nieuwe dingen leert en zijn drang om processen te optimaliseren kan uitleven. 

 

"Er is de afgelopen jaren veel gebeurd op het gebied van IT-interfaces. Er komen steeds meer moderne, slimme, veerkrachtige oplossingen. Ze helpen ons om wendbaarder te zijn." 

 

Bovendien geeft de oplossing de matrijzenmaker de vrije hand: bij de keuze van een puur MES-systeem kan hij zich concentreren op MES-functionaliteiten en hoeft hij niet te kijken of het systeem ook ERP omvat. In workshops ontwikkelt het GEALAN-team samen met de aanbieder van het SAP-projectsysteem het hele proces: wat gebeurt er in SAP, welke gegevens worden op welk punt naar het MES verzonden? Het pingpongspel tussen de systemen is nauwkeurig gedefinieerd. "Het resultaat is een diepe verwevenheid, een echt slim proces – modern en krachtig", zegt Ronny, die het grootschalige IT-project van begin tot eind begeleidt en aan de SAP-kant coördineert. 

 

Het tweede grote IT-project betreft de productiecontrole en werkvoorbereiding in de logistiek van GEALAN. Ook hier is het doel om digitaliseringslacunes te dichten, wat in dit geval betekent dat gegevens niet meer handmatig van A naar B mogen worden overgebracht, bijvoorbeeld via Excel. "Ze zeggen dat Excel het nummer 1 ERP-systeem ter wereld is." Ronny lacht. "Iedereen breit wel iets, maar in feite is het zo: een evaluatie in Excel kan heel goed werken. Maar probeer niet gegevens van Excel naar een hoger niveau te brengen - niemand bouwt interfaces van Excel naar een ander systeem. En hoe complex de logistieke planning vandaag de dag ook is, de Excel-logica loopt toch tegen haar grenzen aan." Het nieuwe systeem zal dankzij een eigen sjabloon precies worden afgestemd op de productieprocessen van GEALAN. "De planning wordt transparanter en reproduceerbaarder." De op maat gemaakte oplossing zal in 2025 worden gelanceerd en zal een digitaliseringskloof dichten – net zoals een brug een vallei overspant. 

 

De drone zweeft boven het viaduct, draait om haar eigen as en kijkt 360 graden uit over het landschap. Wanneer Ronny demand management als geheel ziet, bestaat een derde van zijn werk uit updates van bestaande systemen – twee derde zijn nu volledig nieuwe oplossingen. "Er ontstaan steeds meer trends, nieuwe technologieën – digitalisering, en nu als een groot nieuw gebied van kunstmatige intelligentie." Ronny ziet niet eerst risico's, maar grote kansen. "AI zal als een assistent zijn voor elke werknemer, die hen ondersteunt. Voor bedrijven betekent dit dat ze kunnen groeien zonder dat ze meer werknemers nodig hebben – die ook moeilijk te vinden zijn. AI kan ook een versnellingsfactor zijn."  

 

De drone daalt steil naar beneden en stopt in de lucht vlak voor Ronny. De drievoudige zoom brengt hem dichterbij voor een close-up. Ronny werd in 1975 geboren in Zwickau. Toen hij een tiener was, bestond het woord 'nerd' nog niet, en dus was hij gewoon een tiener die van wiskunde hield en graag computers speelde. Terwijl anderen schietspellen speelden, was hij al op jonge leeftijd enthousiast over strategiespellen. Hij houdt ervan om een hele wereld te koloniseren, om een bloeiende handel op te zetten, om zijn eigen kleine wereld te creëren. Ook hier is het het overzicht dat hem aanspreekt. Later bepaalt deze voorkeur ook zijn studiekeuze. Na het behalen van zijn middelbare school in Gera studeerde hij industriële techniek aan de Hogeschool Jena. "Aan de ene kant was ik geïnteresseerd in het bedrijfsleven, en aan de andere kant in technologie. Het was dus precies de juiste studierichting: breed gedragen, een brede kijk op economische verhoudingen, het managen van projecten en innovaties – ook hier was ik geïnteresseerd in een vogelperspectief. En ik kreeg ook een goed overzicht van de techniek, van elektrotechniek tot assemblage programmeren tot de bouw van een CPU-architectuur." Hoewel de interesses van Ronny niet veel zijn veranderd, zou hij, als hij zijn 21-jarige zelf vandaag zou ontmoeten, het moeilijk vinden om te geloven wat hij voor de kost doet. Toen hij direct na zijn afstuderen bij GEALAN in dienst trad, werkte hij eerst als stagiair op alle afdelingen – "van controlling tot financiële boekhouding, productmanagement tot productie, ik werkte ook bij de extruder, wat allemaal interessant was, maar ik kwam vast te zitten in de logistiek." Ronny verdiepte zich in zijn Excel-vaardigheden, die al goed waren sinds zijn studie, en nam steeds meer logistieke projecten op zich, die met IT te maken hadden. "Ik vraag me altijd af: kan dit niet beter? Zo raakte ik steeds meer vertrouwd met programmeren in Excel om zo de planning en werkvoorbereiding te verbeteren. We zijn doorgegaan met het ontwikkelen van de Excel-spreadsheet die daarbij is gemaakt. Ik kan niet stil blijven staan." Ronny wordt Group Leader in Scheduling, waarna hij aan het hoofd staat van Strategic Scheduling, dat statistisch betrouwbare voorraadgroottes bepaalt en assortimenten evalueert voor het extreem groeiende GEALAN-assortiment. Ronny is ook verantwoordelijk voor de grote upgrade van het warehouse management systeem. Toen SAP een onderwerp werd bij GEALAN, volgde hij een opleiding tot consultant en leidde hij de SAP-implementatie in de productieplanning, hield hij zich bezig met interface-ontwerp, met de verbinding van SAP met het magazijnbeheersysteem – totdat SAP in 2018 officieel werd gelanceerd. GEALAN is de logistiek ontgroeid en heeft SAP als overdrachtspunt en creëert in 2019 een nieuw werkterrein voor Ronny met Demand Management. Zijn bedrijfservaring, zijn affiniteit met IT en zijn proceskennis kan hij hier bundelen. "Ik werk al zo lang bij GEALAN omdat ik me altijd uitgedaagd heb gevoeld en altijd nieuwe ontwikkelingsmogelijkheden heb gekregen. Je hebt ook een baas nodig die je een beetje pusht – dat heb ik. De overstap naar IT was een terugkeer naar de roots, IT speelde al een rol in mijn studie. Ik kan me echt uitdrukken met de steeds veranderende taken en uitdagingen."  

 

"Ik kijk altijd eerst naar de kansen en het potentieel. Ik zal later over de risico's nadenken. Anders kom ik nooit tot een goede oplossing." 

 

Ronny is constant in actie. Is het niet professioneel, dan wel privé. Hij is op vakantie in de VS, zwerft over de bergachtige paden van het Grand Teton National Park, ziet de geisers, canyons en watervallen van Yellowstone. In Chili wandelt hij op een hoogte van 4500 meter en hij geniet van de grootsheid van het wereldwonder Machu Picchu in Peru. In Europa verkent hij de Schotse Hooglanden en de Noorse fjordenlandschappen. Thuis in Duitsland vindt Ronny ontspanning het beste in Saksisch Zwitserland, het tweede huis van de inwoner van Plauen bij uitstek. "Wandelschoenen in de auto en weg ben ik, 20 of 30 kilometer hardlopen, soms nog meer. De uitzichten zijn er fenomenaal, ik zit een half uur op een rots en geniet van het landschap." Ook hier houdt Ronny van het uitzicht van bovenaf. Hij heeft zijn drone vaak bij zich tijdens het wandelen. Nu landt het zachtjes aan zijn voeten. De overvlucht is voor vandaag voorbij. We gaan morgen verder met de vogelvlucht, op kantoor.