Hoe gaat het met SAP? Dat loopt goed bij GEALAN!

Susana Santos (43) is een ochtendmens en aan het begin van de dag direct zeer actief. Haar eerste taak is het schrijven van een to do-lijst, alleen voor die dag. Susana houdt van to do-lijstjes. Ze is heel goed in dingen afmaken en houdt van afvinken. "Het geeft me een goed gevoel."

Van IT'ers wordt vaak gezegd dat ze nerds zijn. Susana is precies het tegenovergestelde: open, communicatief, enthousiast. De dochter van Portugese gastarbeiders had al op jonge leeftijd affiniteit met IT. Als middelbare scholier vond ze typen en steno saai en koos ze in plaats daarvan voor informatica, wat begin jaren negentig nog een vrij ongebruikelijk vak was. Op haar zestiende kocht ze haar eerste computer, "met een diskettestation en een enorm scherm. Ik las de instructies, installeerde alles zelf en leerde mezelf Word en Excel." Terwijl andere kinderen Pac-Man en Tetris speelden, begon Susana al haar schriften uit te typen, de inhoud op een diskette op te slaan en te sorteren. "Ik deed het gewoon voor de lol."

Susana wist wat ze na school wilde doen. Ze wilde verder studeren, maar ze vindt het noodzakelijk om eerst praktijkervaring op te doen. "Na twaalf jaar school wilde ik heel graag werken." Ze solliciteerde bij alle grote bedrijven in de regio Hof, maar GEALAN nam haar het snelst aan. Susana werd commercieel medewerker in de industrie en doorliep, zoals gebruikelijk is voor stagiairs/trainees, alle afdelingen. "Daar heb ik vandaag de dag nog steeds profijt van: ik weet precies wat mijn collega's doen en ik waardeer het persoonlijke contact."

Dat ze nog steeds wilde studeren was voor Susana net zo duidelijk als haar wens om na school eerst te gaan werken. GEALAN deed haar het perfect aanbod: het volgen van een duale opleiding, die toen nog 'studie met verdiepingspraktijk' heette. Na haar stage studeerde ze vanaf 2001 bedrijfskunde aan de Hogeschool Hof, waar ze tijdens de semesterpauzes en beide praktijksemesters bij GEALAN werkte. "Zo verdiende ik altijd geld en kon ik mijn studie zelf financieren."

Susana denkt graag buiten de gebaande paden. Hoewel ze bedrijfskunde studeerde met een focus op marketing en controlling, zei ze spontaan "Ja!" toen ze bij GEALAN werd gevraagd of ze IT wilde proberen. "Het was niet alleen een kwestie van een computer inrichten, maar ook van creatieve oplossingen vinden. Wanneer collega's een probleem hebben in hun workflow, moesten we uitzoeken hoe we dat zo slim mogelijk konden oplossen met behulp van IT. Dat vond ik spannend." Een planningssysteem voor klantorders, een feedbacksysteem voor de productie dat hoeveelheden, afgekeurde items en tijden meldt, een upgrade van het magazijnbeheersysteem LFS – Susana verdiepte zich steeds verder in de IT en is er sindsdien nooit meer van afgeweken.

"Dat ik geen informatica heb gestudeerd, is geen nadeel: ik zie veel dingen vanuit de business- en marketingkant. Het helpt me het grotere geheel te zien, niet alleen de IT-onderwerpen an sich. En er zitten experts in het team voor programmeren." Susana is al bezig met het schrijven van haar afstudeerscriptie over een onderwerp dat haar professionele toekomst zal bepalen: SAP.  

In 2005 trad Susana met haar diploma bedrijfskunde op zak in dienst bij GEALAN als assistente van de IT-afdelingsmanager. In 2007 begon GEALAN te werken met SAP-oplossingen – in eerste instantie op commercieel gebied en materiaalbeheer. De brede introductie van SAP bij GEALAN nam meerdere jaren in beslag en bracht een investering van ongeveer 10 miljoen euro met zich mee. Het grootste IT-project dat GEALAN ooit heeft uitgevoerd, werd de specialiteit van Susana. In 2016 begonnen de voorbereidingen op het hoofdkantoor in Oberkotzau. Het doel van de introductie van SAP was om de verouderde ERP-software (Enterprise Resource Planning) te vervangen en om te vormen tot de centrale software voor GEALAN voor het beheren, controleren en plannen van bijna alle bedrijfsprocessen en informatiestromen in de toeleveringsketen. Voor elk gebied is er een passende SAP-module, van bestellingen tot levering en facturatie.

Als een klant een order plaatst bij GEALAN, wordt er een order aangemaakt in SAP. Als de goederen helemaal opnieuw worden geproduceerd in plaats van uit voorraad te worden geleverd, wordt de productieorder in SAP aangemaakt en wordt de levering gepland. Wanneer de goederen onderweg zijn naar de klant, meldt SAP dat de factuur kan worden aangemaakt. Het systeem registreert ook inkomende en uitgaande betalingen. "De enige breuk in het systeem is het picken van orders. We wilden blijven vertrouwen op ons warehouse management systeem, dat heel goed werkt en op ons is afgestemd."

Susana Santos is een optimist. "Ik had altijd de voordelen voor ogen die SAP ons biedt: een moderne gebruikersinterface die veel prettiger is om mee te werken dan ouderwetse green screens, maar ook de intuïtieve menunavigatie, de betere beschikbaarheid van data en makkelijker werken. Ik hoef niet meer te klikken en door segmentnummers te scrollen. Ik zie eindelijk alle informatie, zoals alle orders van een klant, meteen."

SAP is een geïntegreerd systeem, wat betekent dat elke verandering aan het begin van de keten direct resulteert in veranderingen verderop in de keten. Een nieuwe verkooporder activeert direct een geplande order in productie. Natuurlijk maakt SAP ook echte automatisering mogelijk. Een term die sommige mensen doet denken aan rationalisatie en angst voor hun baan. "Daarom was het voor ons ontzettend belangrijk om alle medewerkers er vanaf het begin bij te betrekken, om aan iedereen uit te leggen dat ze natuurlijk nodig blijven."

Zoals veel belangrijke GEALAN-projecten verloopt de SAP-implementatie niet top-down. De projectmedewerkers, key users genoemd, komen uit alle afdelingen en worden bijgeschoold op het gebied van SAP. Zij integreren expertises van hun afdeling in SAP. Met andere woorden, ze bepalen wat er moet worden opgenomen en hoe. Ze fungeren ook als multipliers op hun afdeling door hun collega's uit te leggen hoe ze de SAP-software moeten gebruiken en door vragen te beantwoorden. "Zulk verandermanagement is belangrijk', zegt Susana. "Verandering geven we samen vorm."

Er zijn mensen die wachten tot de dingen naar hen toe komen, maar Susana niet. Ze is een volleerde planner. Als ze op reis gaat, wat ze graag met haar gezin doet, begint ze met veel onderzoek te doen naar wat iedereen in het gezin wil ervaren. Vervolgens plant ze elke dag van de vakantie minutieus – in Excel natuurlijk: aankomst in Antwerpen om 9 uur, stadscentrum, stadhuis, kathedraal, lunch in het Wafflehouse, 14 uur vertrek naar Calais, veerboot naar Dover, dan White Cliffs, enz. Zo wordt elke dag van de vakantie perfect benut.

Een geweldige vakantiereis bestaat uit een opsomming van opeenvolgende acties. Susana benadert SAP op een vergelijkbare manier. In het begin was er een uitgebreide analyse; vervolgens werd het grootschalige project van de invoering van SAP opgesplitst in kleinere acties die stap voor stap werden verwerkt. "Je mag in deze fase niets vergeten. Alle afdelingen moeten hun steentje bijdragen. De collega's hebben veel informatie in hun hoofd, in Excel-tabellen, in Word-documenten. We moesten al die informatie eruit halen (hoe ga je te werk? Hoe zien je processen eruit?) En dat vervolgens integreren in de software, zodat het uiteindelijk doet wat we willen." 

Vervolgens was de blauwdrukfase aan de beurt. Het SAP-projectteam schreef voor elke SAP-module een concept, testte alles uitgebreid en trainde medewerkers. Pas nadat het absoluut zeker was dat alles klopte, werden de gegevens overgezet van het oude naar het nieuwe systeem. Vervolgens werden de medewerkers geactiveerd als gebruikers en werden items uit het oude systeem overgezet.

Toen kwam het grote moment: de go-live in Oberkotzau op 1 januari 2019. "Ik kwam heel vroeg aan; Een beetje nerveus natuurlijk. We hadden een precies cutover-plan, wanneer welke actie van het oude systeem naar SAP zou worden overgezet, en natuurlijk een terugvalplan dat ons oude systeem weer in de lucht zou hebben gebracht, voor het geval het mis zou gaan." De eerste klantorder is in behandeling. De eerste levering is onderweg. "Stap voor stap zijn we vooruit gegaan. Zo'n omschakeling is geen kleinigheid. Het projectteam heeft wekenlang over de schouders van collega's meegekeken om problemen op te lossen." Een goede voorbereiding en nauwe ondersteuning hebben hun vruchten afgeworpen! De overstap naar SAP werkte en werd een enorm succes – en Susana Santos promoveerde in 2019 tot groepsleider in IT-applicatieconsulting.  

GEALAN rolt SAP ook uit in zijn internationale filialen, te beginnen met Kroatië in 2020, gevolgd door Frankrijk, Polen en Roemenië, en GEALAN BALTIC volgt in 2025. Sinds 2021 houdt Susana toezicht op het SAP-implementatieproject. Ze vindt het belangrijk dat de uitrol altijd op gelijke voet plaatsvindt. "Natuurlijk standaardiseren we onze IT-processen zodat we allemaal dezelfde IT-taal spreken, maar dat is geen eenrichtingsverkeer. We krijgen ook input van onze buitenlandse collega's: Polen was veel verder dan wij op het gebied van digitalisering. Hun orderinvoer verliep bijna volledig elektronisch. Daar leren we natuurlijk van."

Volgens Susana gaat het bij de introductie van SAP niet alleen om enen en nullen, maar om de mensen die ermee werken. Voor 2024 plant ze een bijeenkomst met alle key-users van alle GEALAN-locaties. "Mijn doel is dat we als team echt samen groeien, elkaar leren kennen en ideeën uitwisselen. IT-projecten kunnen ook internationaal worden beheerd, dus ik zie mooie nieuwe kansen." Ze is ervan overtuigd dat SAP bedrijfsprocessen versnelt en dat GEALAN dankzij snelheid nog sneller kan groeien. "SAP is natuurlijk nooit af. We zijn continu bezig met het verbeteren van software en processen, bijvoorbeeld op grote schaal, met een cloudoplossing voor ons  relatiebeheer en een nieuwe SAP-module voor toolmaking, op kleinere schaal, met verbeterd containerbeheer en elektronische pakketinformatie. Dit zijn slechts vier van de vele voorbeelden."

In 2024 stapt GEALAN over op S4/HANA, de volgende SAP-technologie met meer opslagruimte, een nog modernere interface en nieuwe functies: traditionele transacties worden apps. Het analyseren van data voor sales werkt dan bijvoorbeeld via app, zelfs mobiel.  

Dus wie zich afvraagd hoe het met SAP gaat bij GEALAN, kunnen we zeggen, dat loopt goed bij GEALAN. Elke laatste SAP-taak is afgevinkt en er zullen er meer volgen. Alles wat op de to-do-list van Susana staat, wordt werkelijkheid.